Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Запись о приёме на работу – один из ключевых элементов трудовой книжки, подтверждающий факт официального трудоустройства. Ошибки в её оформлении могут привести к спорам с работником, штрафам от трудовой инспекции и проблемам при последующем трудоустройстве. Ниже представлен пошаговый алгоритм, актуальный на 2026 год, с учётом последних разъяснений Роструда, приказов Минтруда и практики кадровых служб.

Когда необходимо вносить запись о приёме

Основное место работы – запись делается, если работник проработал более 5 календарных дней. Если срок работы ≤ 5 дней и сотрудник уволился, трудовую книжку возвращают без записей (разъяснение Роструда от ).
Совместительство (внутреннее или внешнее) – запись о приёме по совместительству вносится после
записи о приёме по основному месту работы (п. 11 Порядка, утв. приказом Минтруда от  № 320н).
Первое трудоустройство выпускника – перед записью о приёме необходимо внести отдельную строку с данными об образовании (дата, номер и наименование документа об окончании ВУЗа, ССУЗа и т.д.).
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – если работник выбрал ведение ЭТК, запись делается в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в специализированной системе кадрового учёта. При этом бумажная книжка не заполняется, за исключением случая, когда сотрудник явно запросил бумажный вариант.

Кто отвечает за внесение записи

Согласно ст. 66 ТК РФ и пункту 4 Порядка ведения трудовых книжек (приказ Минтруда № 320н), запись о приёме делает:

Работодатель (юридическое лицо или ИП) – через уполномоченное лицо (кадровик, бухгалтер, руководитель).
Исключение: физические лица‑работодатели, не зарегистрированные как ИП, не обязаны вести трудовые книжки.

Если работник предъявил свою трудовую книжку, запись вносится в неё; если книжка отсутствует или работник впервые устраивается, работодатель оформляет новую книжку (бланк установленного образца) и делает в ней первую запись.

Формат и содержание записи о приёме

Запись оформляется в соответствии с пунктом 3 Порядка ведения трудовых книжек. Обязательные элементы:

Дата приёма – день, месяц, год (формат ДД.ММ.ГГГГ).
Номер и дата документа‑основания – трудового договора, соглашения, приказа о приёме.
Наименование организации – полное наименование работодателя (как в учредительных документах).
Должность, профессия или специальность – точно как указано в трудовом договоре.
Отдел, структурное подразделение – при наличии.
Условия труда – основное место работы, совместительство, вахтовый метод и т.п. (если требуется).

Пример записи в бумажной трудовой книжке:

2026.05.10 Принят на работу по трудовому договору № 45‑К от 
 в ООО «ТехноСервис» на должность инженера‑программиста
 отдела разработки программного обеспечения.

Если используется штамп организации, он ставится слева от записи и приравнивается к письменной записи (письмо Роструда от  № 1922‑6‑1).

Особенности записи для разных категорий работников

Выпускники и молодые специалисты

Перед записью о приёме вносят сведения об образовании:

Дата получения диплома;
Номер и наименование документа (диплома, сертификата);
Наименование учебного заведения.

Пример:

2026.04.15 Окончил высшее профессиональное образование по специальности
 «Информационные системы и технологии» (диплом № 123456,
 выдан МГТУ им. Н.Э. Баумана ).

Внешнее совместительство

Запись делается после основной записи и содержит пометку «по совместительству». Основанием служит трудовой договор о совместительстве.

2026.05.12 Принят на работу по совместительству по трудовому договору
 № 78‑С от в ИП «КреативДизайн» на должность
 графического дизайнера (внешнее совместительство).

Вахтовый метод

В графе о условиях труда указывают «вахтовый метод» и период вахты.

2026.05.20 Принят на работу вахтовым методом по трудовому договору
 № 102‑В от в ООО «АрктикГаз» на должность
 оператора буровой установки (вахта 30/30 дней).

Срочный трудовой договор

Указывают срок действия договора.

2026.05.25 Принят на работу по срочному трудовому договору № 55‑Ср
 от на 12 месяцев в ООО «ЛогистикаПлюс»
 на должность кладовщика.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Если работник выбрал ведение ЭТК, запись о приёме делается в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в корпоративной системе кадрового учёта (например, «1С:ЗУП», «Кадровик»).

Порядок действий:

В системе создаётся новое событие «Приём на работу».
Заполняются поля: дата, номер и дата договора, наименование организации, должность, подразделение, вид трудовой деятельности (основное/совместительство/вахта).
При необходимости прикрепляется скан трудового договора.
После сохранения система генерирует электронную запись, которая имеет ту же юридическую силу, что и запись в бумажной книжке.

Важно: если работник ранее имел бумажную трудовую книжку и перешёл на ЭТК, в бумажной книжке делается закрывающая запись о переходе на электронный вид (формат: «Перешёл на ведение электронной трудовой книжки с »). После этого дальнейшие записи в бумажную книжку не вносятся.

Исправление ошибок в записи о приёме

Если обнаружены неточности (неверная дата, неправильное наименование организации и т.д;), исправление производится согласно пункту 5 Порядка:

Неправильная запись зачёркивается одной тонкой линией так, чтобы осталось читаемым оригинальное содержание.
Сверху пишется исправленная версия.
Под исправлением ставится подпись уполномоченного лица и дата исправления.
При необходимости ставится печать организации.

Пример исправления:

2026.05.10 Принят на работу по трудовому договору № 45‑К от
в ООО «ТехноСервис» на должность инженера‑программиста
отдела разработки программного обеспечения.
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
2026.05.10 Принят на работу по трудовому договору № 45‑К от
в ООО «ТехноСервис» на должность ведущего инженера‑программиста
отдела разработки программного обеспечения.
Подпись: ___________________ Дата:

Полезные рекомендации для кадровых специалистов

Всегда проверяйте, выбрал ли сотрудник бумажный или электронный вид трудовой книжки перед внесением записи.
Храните копии трудового договора и приказа о приёме в личном деле работника – они служат основанием для записи.
При приёме на работу по совместительству сначала внесите запись о основном месте работы, затем – о совместительстве.
Для выпускников не забудьте о предварительной записи об образовании – это обязательное требование пункта 3 Порядка.
При использовании штампа убедитесь, что он чётко читаем и содержит полное наименование организации без сокращений.
После внесения записи подпишите её и поставьте дату – это подтверждает достоверность сведений.

Правильное оформление записи о приёме на работу в трудовой книжке – это не просто формальность, а гарантия законности трудовых отношений и защита прав обеих сторон. Следуя изложенным выше правилам, учитывая особенности категории работников и выбранный вид ведения книжки (бумажная или электронная), вы минимизируете риски ошибок и обеспечите прозрачность кадрового документооборота в вашей организации.

Следите за обновлениями нормативных актов (приказы Минтруда, разъяснения Роструда) и регулярно проводите внутренние аудиты трудовых книжек – так ваша компания будет всегда готова к проверкам и сможет предоставлять достоверные сведения о трудовой деятельности сотрудников.