Запись о приёме на работу – одна из самых важных записей в трудовой книжке сотрудника․ Она фиксирует начало трудовой деятельности‚ определяет стаж и служит основанием для начисления отпусков‚ больничных‚ пенсии и других социальных гарантий․ Ниже представлен пошаговый руководство‚ основанное на действующем законодательстве и разъяснениях контролирующих органов (Минтруда‚ Роструда‚ КонсультантПлюс‚ ГАРАНТ․РУ)․
Нормативная база
- Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» (далее – Порядок 320н)․
- Статья 66 ТК РФ – obligation нанимателя вести трудовую книжку․
- Разъяснения Роструда и КонсультантПлюс о сроках внесения записи (в течение пяти рабочих дней с даты приёма)․
- Информация ГАРАНТ․РУ о том‚ что в трудовую книжку вносятся только сведения‚ предусмотренные Порядком 320н (приём‚ перевод‚ увольнение‚ награждения и т․д․)․
Согласно пункту 10 Порядка 320н‚ запись о приёме на работу вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки․
Когда вносить запись
Оптимальный срок – пять рабочих дней с даты‚ указанной в трудовом договоре или приказе о приёме на работу (ч․ 1 ст․ 66 ТК РФ‚ разъяснение Роструда)․ Если запись сделана позже‚ это считается нарушением‚ но не делает запись недействительной – её всё равно необходимо внести‚ оформив соответствующее пояснение (см․ раздел 5)․
Пошаговая инструкция по внесению записи
- Подготовьте документы: трудовой договор‚ приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или иная‚ утверждённая организацией)‚ трудовая книжка сотрудника․
- Проверьте наличие свободного места в разделе «Сведения о работе»․ Если места достаточно – переходите к пункту 4․ Если места нет – подготовьте вкладыш (см․ раздел 6)․
- Выберите правильную ручку и чернила: световодостойкие чернила чёрного‚ синего или фиолетового цвета (пункт 10 Порядка 320н)․ Запрещено использовать гелевые‚ шариковые ручки с некачественными чернилами‚ которые могут стираться․
- Заполните графу 3 согласно образцу (см․ раздел 4)․ Запись делается без сокращений‚ полностью‚ с соблюдением порядковой нумерации․
- Подпись и дата: ставится подпись уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель подразделения) и дата внесения записи (день‚ месяц‚ год арабскими цифрами)․
- Ознакомление сотрудника: после внесения записи работник должен расписаться в трудовой книжке в графе «Ознакомлен» (если такая графа предусмотрена внутренним регламентом) либо получить копию записи под роспись․
Образец записи о приёме на работу
№ п/п Дата приёма на работу Наименование организации‚ структурного подразделения (должность) Основание (приказ № ___ от ___) Подпись --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 ООО «Альфа»‚ отдел продаж‚ менеджер по работе с клиентами Приказ № 45 от ______________ Иванов И․И․
В трудовой книжке запись оформляется в одну строку (или две‚ если места недостаточно) без использования таблиц‚ но с соблюдением разделителей (обычно – точка с запятой или дефис)․ Пример оформления в виде обычного текста:
ООО «Альфа»‚ отдел продаж‚ менеджер по работе с клиентами․ Приказ № 45 от ․
Обратите внимание:
- Дата указывается арабскими цифрами в формате ДД․ММ․ГГГГ․
- Наименование организации пишется полностью‚ без сокращений‚ если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами․
- Должность указывается именно та‚ что указана в трудовом договоре и приказе․
- Основание – номер и дата приказа о приёме на работу․
Что делать‚ если место в трудовой книжке закончилось
Если свободных строк в разделе «Сведения о работе» нет‚ допускается вшить вкладыш (лист формата А5‚ выполненный из той же бумаги‚ что и трудовая книжка)․ Вкладыш оформляется так же‚ как основная часть:
- На вкладыше делается запись о приёме на работу по образцу (см․ раздел 4)․
- Вкладыш подписывается уполномоченным лицом и ставится дата внесения․
- Вкладыш аккуратно пришивается к трудовой книжке ниткой того же цвета‚ что и переплёт‚ или фиксируется клеевым составом‚ не повреждающим страницы․
- На последней странице трудовой книжки делается пометка: «Вкладыш пришит (дата)»․
Важно: нельзя разделять одну запись между основной частью и вкладышем – запись должна быть полностью либо в основной части‚ либо во вкладыше (см․ разъяснения КонсультантПлюс от )․
Как внести пропущенную или исправить ошибочную запись
Если запись о приёме на работу была пропущена или содержит ошибку (например‚ неверная дата‚ неправильное наименование должности)‚ порядок действий следующий:
- Подготовьте подтверждающий документ – копию приказа о приёме на работу или трудового договора‚ где указаны правильные сведения․
- Внесите исправление:
- Если ошибка незначительная (например‚ опечатка в фамилии) – аккуратно зачеркните неверное слово одной тонкой линией‚ сверху напишите правильное и заверьте подписью и датой․
- Если ошибка существенная (неверная дата‚ должность) – зачеркните всю неверную запись двумя параллельными линиями‚ сверху внесите правильную запись и заверьте её подписью и датой․
- Сделайте пометку в конце записи: «Исправлено верно․ Подпись․ Дата»․
- Уведомите сотрудника и получите его расписку о ознакомлении с исправлением․
Запрещено просто стирать или использовать корректирующую жидкость – это считается нарушением порядка ведения трудовой книжки․
Частые ошибки при внесении записи о приёме на работу
- Нарушение порядковой нумерации (пропуск номера или дублирование)․
- Указание даты прописью или в формате ММ/ДД/ГГГГ вместо ДД․ММ․ГГГГ․
- Использование некачественных чернил (гелевых‚ светло‑серых) – запись может стираться․
- Сокращение наименования организации или должности без внутреннего разрешения․
- Отсутствие ссылки на приказ (номер и дата) – запись считается неполной․
- Внесение записи позже пяти рабочих дней без уважительной причины и без последующего пояснения․
- Разделение одной записи между основной частью и вкладышем․
Каждая из этих ошибок может привести к признанию записи недействительной в ходе трудовой инспекции или судебного разбирательства․
Правильное внесение записи о приёме на работу в трудовую книжку – это не просто формальность‚ а гарантия защиты прав сотрудника и соблюдения законодательных требований работодателем․ Следуя пунктам Порядка 320н‚ укладываясь в пятидневный срок‚ используя надлежащие чернила и оформляя запись без ошибок‚ вы обеспечиваете корректный учёт трудовой деятельности и избегаете возможных споров с контролирующими органами․
Если у вас остались вопросы – обращайтесь к внутреннему регламенту организации‚ консультируйтесь с юристом по трудовому праву или используйте актуальные справочные системы (КонсультантПлюс‚ ГАРАНТ․РУ‚ Система «Гарант»)․