Запись о приёме на работу – один из ключевых элементов трудовой книжки․ Её отсутствие может привести к серьёзным последствиям как для работника, так и для работодателя․ В статье рассмотрены нормативные основания, типичные причины пропуска записи, порядок её исправления и образцы оформления․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё записи о приёме, переводе, увольнении и иных изменениях в трудовой деятельности․
- Правила ведения трудовых книжек (утв․ Приказом Минтруда России № 322н от ) – п․ 10 гласит, что запись о приёме на работу должна быть внесена не позднее недельного срока со дня издания приказа (распоряжения) о приёме на работу или, если приказ не издан, на основании трудового договора․
- Федеральный закон «О персональных данных» – требование достоверности сведений, содержащихся в трудовой книжке, поскольку она является документом, подтверждающим трудовой стаж․
Почему запись может отсутствовать?
На практике отсутствие записи о приёме на работу встречается в следующих ситуациях:
- Ошибка кадрового отдела – забывчивость, перегрузка сотрудников, отсутствие чёткого регламента․
- Отказ работодателя вести бумажную трудовую книжку – несмотря на наличие у сотрудника бумажного варианта, employer ведёт только электронную трудовую книжку (ЭТК) и отказывается делать запись в бумажную․
- Несвоевременное оформление приказа – если приказ о приёме издан позже фактического начала работы, запись может быть пропущена из‑за непонимания, с какого момента начинать отсчёт срока․
- Переход на электронную трудовую книжку без закрывающей записи – если ранее сотрудник имел бумажную книжку, а при переходе на ЭТК не была сделана запись о закрытии бумажного варианта, новый работодатель может считать, что бумажная книжка уже не ведётся․
- Физическое лицо‑работодатель без статуса ИП – закон допускает ведение трудовой книжки только в электронном виде, но на практике такие случаи редки и часто приводят к недоразумениям․
Последствия отсутствия записи
Для работника
- Сложности при подтверждении трудового стажа при назначении пенсии, получении социальных выплат, оформлении ипотеки․
- Риск отказа в приёме на новую работу, если новый работодатель требует увидеть трудовую книжку с полной историей․
- Возможные споры при возникновении трудовых конфликтов (например, при увольнении) из‑за отсутствия документально подтверждённого факта приёма․
Для работодателя
- Нарушение ст․ 66 ТК РФ – административная ответственность (штраф от 30 000 до 50 000 рублей для должностных лиц, от 50 000 до 100 000 рублей для организаций)․
- Увеличение вероятности судебных исков со стороны работников о возмещении ущерба, связанного с невозможностью подтвердить стаж․
- Репутационные риски – негативное восприятие компании как недобросовестного работодателя․
Как исправить ситуацию?
Исправление отсутствующей записи осуществляется в соответствии с п․ 10 Правил ведения трудовых книжек и ст․ 66 ТК РФ․ Ниже представлен пошаговый алгоритм․
Шаг 1․ Подготовка документов
- Трудовой договор (или его копия) – основание для приёма на работу․
- Приказ о приёме на работу (если он был издан)․ Если приказ не издан – достаточно трудового договора․
- Заявление работника о внесении записи в трудовую книжку (можно оформить в свободной форме, но лучше использовать шаблон, приведённый ниже)․
Шаг 2․ Оформление записи
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки․ Заполняются следующие графы:
- Графа 1 – порядковый номер записи (после последней существующей записи)․
- Графа 2 – дата приёма на работу (день, месяц, год)․
- Графа 3 – наименование организации, где принят на работу (полное название согласно учредительным документам)․
- Графа 4 – сведения о документе, на основании которого внесена запись (номер и дата трудового договора либо приказа)․
Пример записи:
ООО «ТехноСервис» Принят на работу инженера‑программиста на основании трудового договора № 2026/03/15 от ․
Если запись делается на основании приказа, в графе 4 указывают номер и датa приказа․
Шаг 3․ Подпись и печать
- Запись заверяется подписью уполномоченного лица (директор, руководитель кадровой службы) и печатью организации․
- Если организация не имеет печати, подпись заверяется согласно внутреннему регламенту (например, подпись руководителя и расшифровка)․
Шаг 4․ Уведомление работника
После внесения записи работнику выдаётся справка о внесении изменений (можно оформить в виде копии страницы трудовой книжки с отметкой о внесении записи)․ Это подтверждает, что исправление проведено законно․
Образец заявления работника о внесении записи
Заявление можно оформить в произвольной форме, но рекомендуется включить следующие реквизиты:
Я, [ФИО полностью], паспорт № [серия и номер], выданный [кем и когда], проживающий по адресу: [адрес],
прошу внести в мою трудовую книжку запись о приёме на работу в организацию [Название организации] с указанием:
- дата приёма: [dd․mm․yyyy];
- должность: [название должности];
- основание: трудовой договор № [номер] от [дата] (или приказ № [номер] от [дата]);
- номер записи в трудовой книжке: [следующий номер после последней записи]․
Подпись _______________ Дата «__» __________ 2026 г․
Сроки внесения записи
Согласно п․ 10 Правил ведения трудовых книжек, запись о приёме на работу должна быть внесена:
- не позднее недельного срока со дня издания приказа (распоряжения) о приёме на работу;
- если приказ не издан – в течение пяти рабочих дней после заключения трудового договора․
Нарушение этих сроков является основанием для привлечения к административной ответственности․
Что делать, если работодатель отказывается вносить запись?
- Написать письменное требование (претензию) с указанием нарушения ст․ 66 ТК РФ и п․ 10 Правил, приложив копию трудового договора и/или приказа․
- Направить требование заказным письмом с уведомлением о вручении или вручить под расписку․
- Если в течение 10 рабочих дней ответ не получен или отказ сохраняется, обратиться в:
- Государственную инспекцию труда (ГИТ) – подать жалобу;
- Суд – иск о восстановлении нарушенного права (внесение записи в трудовую книжку) и компенсации морального вреда․
Практические советы для кадровых служб
- Ввести чёткий регламент: после издания приказа о приёме или подписания трудового договора ответственный специалист вносит запись в трудовую книжку в течение 2‑3 рабочих дней․
- Использовать чек‑лист при приёме на работу, включающий пункт «Проверить наличие бумажной трудовой книжки и внести запись»․
- Проводить периодический аудит трудовых книжек сотрудников (например, раз в полгода) на предмет отсутствия обязательных записей․
- При переходе на электронную трудовую книжку убедиться, что у сотрудника есть закрывающая запись о завершении ведения бумажной книжки (если она велась ранее)․
- Обеспечить доступ к образцам записей и инструкциям для всех сотрудников кадрового отдела (можно разместить на внутреннем портале компании)․
Отсутствие записи о приёме на работу в трудовой книжке – нарушение трудового законодательства, которое может привести к серьёзным последствиям как для работника, так и для работодателя․ Своевременное внесение записи, соблюдение установленных сроков и правильное оформление документов позволяют избежать штрафов, судебных споров и репутационных потерь․ Работник имеет право требовать внесения записи, а работодатель обязан это сделать в соответствии с ТК РФ и Правилами ведения трудовых книжек․
Соблюдение простых, но обязательных процедур ведения трудовой книжки гарантирует прозрачность трудовых отношений и защищает интересы всех сторон․