Оформление записи о приёме на работу – один из ключевых этапов трудовых отношений. С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), однако правила её заполнения почти полностью совпадают с требованиями к бумажному документу. В статье подробно рассмотрены:

• правовая база и сроки внесения записи;
• перечень обязательных данных;
• образцы формулировок для разных ситуаций (постоянный, срочный договор, совместительство, перевод);
• необходимые документы у работника и работодателя;
• особенности оформления при работе менее 5 дней, исправления ошибок и часто задаваемые вопросы.

Правовая основа

Запись о приёме на работу регулируется:

1. Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 67, 68);
2. Положением о порядке ведения трудовых книжек (ПП 320‑н);
3. Приказом Минтруда России от № № ЭТК‑1 «Об утверждении формата и порядка заполнения электронной трудовой книжки».

Согласно ПП 320‑н, запись в бумажную трудовую книжку должна быть внесена в течение пяти рабочих дней после издания приказа о приёме на работу. Для ЭТК сроки такие же, но запись происходит автоматически после загрузки приказа в систему.

Когда запись НЕ требуется

Роструд уточняет, что если сотрудник отработал не более 5 дней и сразу же уволился, трудовую книжку ему следует вернуть без каких‑либо записей. В таком случае оформляются только внутренние документы (приказ о приёме и приказ об увольнении), а запись в ТК не делается.

Какие данные обязаны быть указаны

Для любой формы трудовой книжки (бумажной или электронной) в запись включаются следующие сведения:

Образцы формулировок

Приём на работу по постоянному (бессрочному) договору

Приём на работу
Дата приёма: 
Должность: инженер‑программист
Подразделение: отдел разработки программного обеспечения
Документ‑основание: приказ № 25 от  г.

Приём на работу по срочному договору

Приём на работу
Дата приёма: 
Должность: специалист по контролю качества
Подразделение: отдел контроля
Срок действия договора:  — 
Документ‑основание: приказ № 37 от  г.

Приём на совместительство

Приём на работу (совместительство)
Дата приёма: 
Должность: бухгалтер (совместитель)
Подразделение: финансовый отдел
Документ‑основание: приказ № 48 от  г.

Приём в электронную трудовую книжку (ЭТК)

Для ЭТК запись формируется автоматически, но в приказе указываются те же сведения, что и в бумажном варианте. Пример приказа:

Приказ № 12 от  г.
О приёме Ивановой Марии Сергеевны на должность менеджера проекта в отделе реализации.
Дата приёма – .
Срок договора – бессрочно.

После загрузки приказа в систему Госуслуги запись появится в ЭТК в течение 24 часов.

Перечень документов, необходимых при приёме

Для оформления записи в трудовой книжке работодатель должен собрать у соискателя следующие документы:

• Паспорт (оригинал + копия);
• СНИЛС;
• Трудовая книжка (бумажная) или подтверждение о наличии ЭТК (Справка СТД‑Р/СТД‑СФР);
• ИНН (при необходимости);
• Документ, подтверждающий образование (диплом, сертификат);
• Медицинская справка (форма 086/у) – если работа подразумевает особые условия труда;
• Трудовой договор (подписанный обеими сторонами).

Если работник отказывается от бумажной трудовой книжки в пользу ЭТК, ему необходимо предоставить:

• Справку из Пенсионного фонда РФ о наличии ЭТК (форма СТД‑Р);
• Согласие на обработку персональных данных (по требованию работодателя).

Особые случаи

Приём и увольнение в одном документе

Если сотрудник сразу после приёма увольняется (например, в рамках испытательного срока), запись о приёме и об увольнении может быть внесена одновременно в виде одного блока:

Приём на работу
Дата приёма: 
Должность: менеджер по продажам
Документ‑основание: приказ № 55 от  г.

Увольнение

Дата увольнения: 
Документ‑основание: приказ № 58 от  г.
Причина увольнения: по собственному желанию.

Перевод внутри организации

Запись о переводе вносится в ту же секцию «Сведения о работе», но в отдельной строке, указывая новое подразделение и должность. При этом сохраняется ссылка на предыдущий приказ о приёме.

Исправление ошибок

Если в записи допущена ошибка (неверная дата, опечатка в ФИО и т.п.), работодатель оформляет приказ об исправлении записи. В бумажной книжке делается запись «Исправление» с указанием причины и ссылки на исправляющий приказ. В ЭТК исправление происходит автоматически после загрузки нового приказа.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Подготовьте приказ о приёме на работу. Укажите все обязательные реквизиты (номер, дата, ФИО, должность, подразделение, срок договора, если он срочный).
2. Соберите документы от работника. Проверьте наличие паспорта, СНИЛС, трудовой книжки/ЭТК и остальных пунктов из раздела 5.
3. Подпишите трудовой договор. Договор должен быть подписан обеими сторонами до начала работы.
4. Внесите запись в трудовую книжку.
   • Для бумажной ТК – вручную, чернильной ручкой, в течение 5 рабочих дней.
   • Для ЭТК – загрузите приказ в систему Госуслуги (или в специализированный сервис работодателя).
5. Выдайте работнику копию приказа. Это документ‑основание, которое он может предъявить в случае проверки.
6. Обновите внутренний реестр персонала. Внесите данные о новом сотруднике в кадровую базу.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись, если работник пришёл на испытательный срок?

Да. Запись в ТК делается независимо от того, находится ли сотрудник на испытательном сроке или уже прошёл его.

Как оформить запись, если работник пришёл без бумажной трудовой книжки, но с ЭТК?

Требуется справка СТД‑Р (или СТД‑СФР) о наличии ЭТК. После этого запись вносится в электронную систему, а бумажный журнал не используется.

Что делать, если сотрудник отработал 4 дня и ушёл?

Трудовую книжку возвращают без записей. Оформляются только внутренние документы (приказ о приёме и приказ об увольнении).

Можно ли вносить запись в ТК позже, чем через 5 дней?

Теоретически допускается, но это считается нарушением ПП 320‑н и может стать основанием для проверки со стороны Роструда. Лучше соблюдать установленный срок.

Как оформить запись при совместительстве, если у работника уже есть основная ТК?

Запись делается в отдельной строке с указанием «совместительство». При этом в графе «Подразделение» указывается название организации‑совместителя, а в графе «Должность» – должность совместителя.

Корректное оформление записи о приёме на работу – важный элемент трудового законодательства. Соблюдение сроков, точность данных и наличие всех необходимых документов позволяют избежать проблем при проверках и обеспечить правовую защиту как работника, так и работодателя. В 2026 году, несмотря на рост популярности электронной трудовой книжки, основные требования к содержанию записи остаются неизменными, а главное – чётко следовать ПП 320‑н и ТК РФ.

Дата публикации:  г.