В соответствии с Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда и социальной защиты, внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку регулируется строгими сроками. Нарушение установленных сроков может привести к административным ответственности работодателя и усложнениям в подтверждении трудового стажа сотрудника.
Нормативная база
Основными документами, определяющими порядок оформления записи, являются:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66)
- Постановление Правительства РФ № 256 от «Об утверждении Положения о ведении и оформлении трудовой книжки»
- КонсультантПлюс: подборка нормативно‑правовых актов, форм и образцов
Эти акты уточняют, в течение какого срока необходимо внести сведения о приеме в трудовую книжку.
Ключевые положения
- Запись о приеме вносится не позднее пяти рабочих дней со дня выдачи приказа (распоряжения) об приёме на работу.
- Если приказ подписан в день увольнения, запись делается в день увольнения.
- Для сотрудников, проработавших менее пяти календарных дней, запись в книжку не вносится.
Как правильно оформить запись
Запись должна содержать определённые сведения, которые фиксируются в графе 3 трудовой книжки.
Сведения, подлежащие внесению
- Ф.И.О. сотрудника
- Дата рождения
- Дата приема на работу
- Должность (оклад)
- Подразделение/отдел
- Сведения о профсоюзном участии (если применимо)
Точность и полнота данных критически важны: любые расхождения могут стать причиной оспаривания трудового стажа.
Форма записи
Пример оформления (по КонсультантПлюс):
Графа 3: 3. Сведения о работе (трудовой книжки) -.1. Приём на работу: , Офисный менеджер, отдел продаж.
Сроки и последствия несоблюдения
Согласно практике Роструда, если запись не была сделана в установленный срок, работодатель обязан:
- Внести сведения в книжку не позднее недели со дня выявления ошибки.
- В случае невозможности внесения – вернуть книжку сотруднику без записей и оформить новое приемное решение.
Нарушение сроков может привести к:
- Штрафу для организации (от 10 000 до 50 000 руб.)
- Требованию сотрудника оспорить трудовые правоотношения в суде
- Усложнению расчёта отпускных и пенсионных выплат
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если запись была утеряна?
В этом случае необходимо:
- Сделать выписку из приказов и иных кадровых документов.
- Подать в отдел кадров заявление о восстановлении записи.
- Внести данные в новую трудовую книжку в течение пяти рабочих дней.
Как оформить запись при приёме по совместительству?
Запись делается в той же графе 3, но указывается дополнительный пункт «Совместительство». Сроки остаются прежними – не позднее пяти рабочих дней с даты подписания приказа.
Можно ли отложить запись, если сотрудник проработал менее пяти дней?
Нет. Если период работы менее пяти календарных дней, запись в книжку не вносится, однако все сведения о работе сохраняются в кадровом деле для возможного последующего оформления.
Практический чек‑лист для HR‑специалистов
- Получить приказ (распоряжение) об приёме.
- Проверить дату подписания приказа.
- Убедиться, что сотрудник проработал более пяти дней.
- Заполнить графу 3 трудовой книжки указанными данными.
- Внести запись не позднее пяти рабочих дней.
- Проверить соответствие записи с оригинальными документами.
- При необходимости – обновить запись в случае изменения данных.
Соблюдение этого чек‑листа гарантирует соответствие требованиям законодательства и уменьшит риск ошибок в кадровой документации.
Запись о приеме в трудовую книжку – важный документ, фиксирующий начало трудовых отношений. Срок внесения записи не может превышать пяти рабочих дней с даты подписания приказа. Соблюдение этого требования защищает работодателя от штрафов и упрощает работу с кадровыми документами.
Регулярный аудит процессов оформления трудовой книжки и использование актуальных образцов из КонсультантПлюс помогут поддерживать кадровую документацию в полном соответствии с нормативами.