Запись о приёме работника на работу – один из самых важных элементов трудовой книжки. Она подтверждает начало трудовой деятельности‚ влияет на расчёт пенсионного стажа и служит основанием для последующих записей (переводы‚ повышения‚ увольнения). Ниже представлен пошаговый гид‚ основанный на действующем законодательстве и практических рекомендациях из источников интернета (данные актуальны на 10:35:40).

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66‚ 66.1) – регулирует ведение трудовых книжек.
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О электронной трудовой книжке» (ч. 2 ст. 2).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним (утв. Приказом Минтруда России № 58н от ).
• Постановление Правительства РФ от № 1476 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».

Согласно пункту 3.9 Инструкции № 58н‚ запись о приёме на работу делается на основании соответствующего приказа (распоряжения) о приёме сотрудника.

Подготовка документов

Перед внесением записи необходимо убедиться‚ что у вас есть:

• Трудовая книжка работника (или её вкладыш‚ если основной бланк заполнен).
• Приказ о приёме на работу (номер‚ дата‚ наименование должности).
• Трудовой договор (с указанием даты начала работы).
• Личное заявление работника о приёме (если требуется внутренним регламентом компании).

Если работник переходит на электронную трудовую книжку (ЭТК)‚ в бумажную книжку делается отдельная запись о переходе (см. раздел 4).

Пошаговая инструкция заполнения записи о приёме

1. Определите свободную строку в разделе «Сведения о работе». Если места нет – оформите вкладыш согласно п; 3.10 Инструкции № 58н.
2. Заполните графу 1 – порядковый номер записи (последовательно‚ начиная с 1).
3. Заполните графу 2 – дата приёма на работу в формате ДД.ММ.ГГГГ (например‚ ). Эта дата должна совпадать с датой‚ указанной в приказе и трудовом договоре.
4. Заполните графу 3 – наименование организации (полное‚ как в учредительных документах) и должность‚ на которую принят работник. Пример:
   Принят на должность инженера‑конструктора отдела проектирования.
5. Заполните графу 4 – основание для записи (номер и дата приказа). Пример:
   На основании приказа № 123 от г. о приёме на работу.
6. Подпись и печать – ставятся уполномоченным лицом (кадровик‚ руководитель подразделения) и печать организации (если требуется внутренним регламентом).

Все записи делаются черными или синими чернилами‚ без исправлений; Если ошибка допущена‚ строка зачёркивается одной линией‚ сверху пишется правильная запись и делается ссылка на исправление (см. п. 3.12 Инструкции № 58н).

Особенности при переходе на электронную трудовую книжку

С работник может выбрать ведение трудовой книжки в электронном виде. При этом:

• В бумажную трудовую книжку вносится запись о переходе на ЭТК (графа 3). Пример формулировки‚ рекомендованной в материалах компании Е‑Офис 24:

Подано письменное заявление (Фамилия И. О.) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ).

• Дата выдачи бумажной книжки указывается в графе 2 (день‚ месяц‚ год).
• После перехода все последующие записи о работе делаются исключительно в ЭТК; бумажная книжка считается архивным документом.

Образец записи о приёме на работу

Пример заполнения строки в трудовой книжке:

ООО «Альфа‑Тех»
Принят на должность инженера‑конструктора отдела проектирования
На основании приказа № 123 от г.
Подпись _____________ М.П.

Если используется вкладыш‚ нумерация продолжается с учёта уже существующих записей в основной бланке.

Типичные ошибки и как их избежать

• Неправильный формат даты – используйте только ДД.ММ.ГГГГ‚ без слэшей или точек в другом порядке.
• Отсутствие ссылки на приказ – без номера и даты приказа запись считается недействительной.
• Исправления без оформления – любые исправления должны быть оформлены согласно пункту 3.12 Инструкции № 58н.
• Запись в неправильном разделе – сведения о работе вносятся исключительно в раздел «Сведения о работе»‚ а не в раздел о награждениях или обучении.
• Неучёт электронной трудовой книжки – при переходе на ЭТК обязательно сделайте запись о переходе‚ иначе последующие записи в бумажную книжку будут считаться ошибочными.

Правильное заполнение записи о приёме на работу в трудовой книжке – это не только формальное требование‚ но и гарантия защиты прав работника и работодателя. Следуя представленной инструкции‚ используя актуальные нормативные акты и избегая распространённых ошибок‚ вы обеспечите корректное ведение трудовой книжки и бесперебойное взаимодействие с Пенсионным фондом и другими контролирующими органами.

Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например‚ приём на вахтовый метод работы‚ совместительство или оформление вкладыша)‚ рекомендуется обратиться к полному тексту Инструкции № 58н и консультироваться с юристом или специалистом по кадровому делопроизводству.