Запись о приёме в порядке перевода – один из самых важных пунктов в трудовой книжке. Ошибки при её оформлении могут привести к потере страхового стажа, проблемам с назначением пенсии и даже к трудовым спорам. В статье подробно рассматриваются правовые основы, порядок внесения записи, типовые образцы и типичные ошибки;

Правовая база

С 1 сентября 2021 года действует Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России № 320н от . Согласно ч. 1 ст. 72 ТК РФ и п. 9 вышеуказанного Порядка:

• Запись о переводе на другую постоянную работу вносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) работодателя.
• Срок внесения – не позднее 5 рабочих дней со дня утверждения приказа.
• Перевод считается постоянным, если он не ограничен сроком (в отличие от временного перевода, который в трудовую книжку не вносится).

Когда речь идёт о «приёме в порядке перевода»?

Термин используется, когда работник переводится из одного структурного подразделения (или дочерней организации) в другое, но сохраняет трудовые отношения с тем же юридическим лицом‑работодателем. В таком случае в трудовой книжке делается две записи:

1. Запись об увольнении в связи с переводом в прежнем подразделении.
2. Запись о приёме в порядке перевода в новом подразделении.

Если перевод происходит внутри одного подразделения (например, смена должности), делается только запись о приёме в порядке перевода без отдельного увольнения.

Пошаговый алгоритм оформления записи

1. Подготовка приказа работодателя.
   Приказ должен содержать:
   • Дата приказа.
   • Номер приказа.
   • ФИО работника.
   • Старую должность и название прежнего структурного подразделения.
   • Новую должность и название подразделения, куда переводят.
   • Дата фактического начала исполнения обязанностей в новом месте.
   • Основание (перевод в порядке перевода).
2. Запись об увольнении в прежнем подразделении (если перевод происходит между юридическими лицами‑работодателями).
   Пример записи:

   – Уволен (уволен в связи с переводом) с должности инженера‑технолога в ООО «Альфа».
    

3. Запись о приёме в порядке перевода в разделе «Сведения о работе».
   В графе 1 – порядковый номер записи.
   В графе 2 – дата начала исполнения обязанностей в новом месте.
   В графе 3 – наименование нового структурного подразделения, должность, условия труда.
   В графе 4 – основание (приём в порядке перевода).
   Пример записи (по новому образцу 2021 г.):

   – Приём в порядке перевода на должность старшего инженера‑технолога, ООО «Бета», отдел разработки, с полной ставкой, 40 ч/нед.
    

4. Подпись и печать.
   Запись подписывается руководителем (или уполномоченным лицом) и заверяется печатью организации.
5. Контроль сроков.
   Убедитесь, что запись внесена в течение 5 рабочих дней. При просрочке необходимо оформить пояснительную записку и оформить запись «восстановление пропуска».

Образец записи в трудовой книжке

Ниже – типовой образец, соответствующий требованиям Порядка 2021 г.

Если перевод происходит между юридическими лицами‑работодателями, запись об увольнении выглядит так:

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить запись о временном переводе?

Нет; Временный перевод (с указанием срока) в трудовую книжку не вносится. Если позже временный перевод признаётся постоянным, запись делается уже по правилам постоянного перевода.

Что делать, если в книжке уже была сделана запись об увольнении, а запись о приёме забыли?

Необходимо оформить пояснительную записку и внести запись о приёме в порядке перевода в течение 5 рабочих дней с момента её подачи. При этом в пояснительной записке указываются причины задержки.

Можно ли оформить запись без печати?

Согласно Порядку, запись должна быть заверена печатью организации. Отсутствие печати делает запись недействительной и может стать причиной отказа в пенсионных начислениях.

Как отразить перевод в электронную трудовую книжку?

Электронный вариант полностью повторяет порядок бумажного документа: приказ загружается в систему, а запись автоматически формируется в разделе «Сведения о работе». Сроки и содержание остаются теми же.

Типичные ошибки и как их избежать

• Пропуск даты начала работы. Дата должна соответствовать фактическому дню начала исполнения обязанностей.
• Неправильное указание основания. Нужно писать точно «приём в порядке перевода», а не «приём», «перевод», «перевод в порядке перевода» – лишние слова могут вызвать вопросы.
• Отсутствие подписи руководителя. Запись считается недействительной без подписи (или подписи уполномоченного лица).
• Запись в неправильный раздел. Запись о приёме в порядке перевода вносится в раздел «Сведения о работе», а не в раздел «Увольнение».
• Слишком позднее внесение записи. Превышение 5‑дневного срока требует пояснительной записки и может привести к штрафам для работодателя.

Краткий чек‑лист для HR‑специалистов

1. Подготовлен приказ о переводе (номер, дата, основания).
2. Установлена дата начала исполнения обязанностей в новом подразделении.
3. Сформирована запись об увольнении (если перевод между юридическими лицами).
4. Сформирована запись о приёме в порядке перевода в разделе «Сведения о работе»;
5. Запись подписана руководителем и заверена печатью;
6. Запись внесена в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней.
7. Проверена правильность заполнения всех граф (номер, дата, наименование, основание).

Корректное оформление записи о приёме в порядке перевода – залог сохранения непрерывного трудового стажа и прав на пенсионные выплаты. Следуя официальным требованиям Минтруда, используя образцы записей и контролируя сроки, вы избавите себя и сотрудников от ненужных проблем.

Дата актуализации статьи: