Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника. Её ведение строго регламентировано «Правилами ведения и хранения трудовых книжек» (утверждены постановлением Правительства РФ). Одна из ключевых особенностей — чёткое разделение записей на два основных раздела: «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».
Правильное назначение разделов трудовой книжки
Согласно установленным правилам:
- Раздел «Сведения о работе» предназначен для записей о приёме, увольнении, переводах, изменениях условий трудового договора, повышении квалификации и т.д. Это ядро документа.
- Раздел «Сведения о награждениях» используется исключительно для фиксации государственных и ведомственных наград, поощрений, благодарностей, нагрудных знаков отличия.
Почему запись о приёме в разделе награждений, это нарушение?
Внесение записи о приёме на работу (или увольнении, переводе) в раздел «Сведения о награждениях» является грубым нарушением установленного порядка заполнения. Это не просто техническая ошибка, а существенное искажение содержания документа.
Последствия такой ошибки:
- Запись не имеет юридической силы для подтверждения трудового стажа и условий труда.
- Может вызвать сложности при оформлении пенсии, получении пособий, при трудоустройстве в будущем.
- Создаёт путаницу для работодателя и органов ПФР, так как раздел с награждениями перестаёт быть достоверным.
Что делать, если ошибка уже допущена? Пошаговая инструкция
Законодательство не предусматривает зачёркивания или исправления уже внесённой записи. Действия должны быть следующими:
Шаг 1: Признать ошибочную запись недействительной
Запись, внесённая в неположенном разделе, должна быть признана недействительной. Это делается не путем зачёркивания, а путём оформления специальной служебной записи.
Шаг 2: Оформить служебную запись об аннулировании
В том же разделе, где была допущена ошибка («Сведения о награждениях»), на свободном месте (или на следующей странице, если места нет) делается запись следующего содержания:
«Запись о приёме на работу (или иная конкретная запись) от [дата] № [номер] признана недействительной в связи с внесением её в раздел, не предусмотренный Правилами ведения трудовых книжек. Запись переносится в раздел «Сведения о работе».
[Дата]
[Подпись ответственного лица, обычно кадровика или руководителя]
Шаг 3: Внести корректную запись в правильный раздел
Затем, в разделе «Сведения о работе» (на текущей или следующей свободной странице) вносится правильная запись о приёме на работу в соответствии с правилами:
- Указывается дата приёма.
- Наименование организации (полное и, если есть, сокращённое).
- Должность, специальность, профессия.
- Основание: номер и дата приказа (распоряжения).
- Подпись работника и представителя работодателя (с расшифровкой).
Шаг 4: Если страница «Сведений о работе» заполнена, использовать вкладыш
Если в основной трудовой книжке раздел «Сведения о работе» заполнен, то правильную запись вносят в вкладыш (дополнительный лист) к трудовой книжке. Вкладыш прикрепляется к книжке и тоже подшивается в неё.
Кто и как должен исправлять ошибку?
Исправление производится работодателем (кадровым службой) по своей инициативе или по заявлению работника. Процедура:
- Издаётся внутренний приказ (распоряжение) о признании ошибочной записи недействительной и о внесении корректной. Это основание для всех действий.
- Оба действия (аннулирование в одном разделе и внесение в другом) фиксируются в трудовой книжке в один день.
- Все записи заверяются печатью организации и подписями.
Важные нюансы и запреты
- Запрещено зачёркивать, исправлять или делать пометки в уже существующей ошибочной записи. Её нужно «обнулить» служебной записью.
- Если ошибка допущена в электронной трудовой книжке (ЕФС-1), процедура аналогична: ошибочная запись аннулируется, и создаётся новая корректная запись в правильном разделе.
- Работник имеет право требовать от работодателя исправления ошибки. В случае отказа можно обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Пример корректного оформления
В разделе «Сведения о награждениях» (на той же странице или следующей):
«Запись о приёме на работу от № 1 признана недействительной в связи с внесением её в раздел, не предусмотренный Правилами. Запись перенесена в раздел «Сведения о работе».
Подпись: _____________ / Иванова А.П. /
Печать организации»
В разделе «Сведения о работе» (на свободной странице или в вкладыше):
«Принят на работу.
№ 1
ООО «Технологии»
Инженер
На основании приказа № 45-к от
Подпись работника: _____________ / Петров С.И. /
Подпись представителя работодателя: _____________ / Сидорова М.В. /
Печать организации»
Запись о приёме на работу в разделе «Сведения о награждениях» — это недопустимая ошибка, подлежащая обязательному исправлению. Алгоритм действий прост: аннулировать ошибочную запись служебной записью и внести правильную запись в раздел «Сведения о работе». Все действия должны быть документально оформлены и заверены печатью. Работник должен контролировать правильность ведения своей трудовой книжки и при обнаружении подобных ошибок настаивать на их исправлении.
Источники: Постановление Правительства РФ от N 1 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек», практика Государственной инспекции труда, разъяснения Минтруда.