Вопрос о том, нужно ли продолжать вести бумажную трудовую книжку, часто возникает у сотрудников, которые уже перешли на электронный формат, а также у работодателей, не уверенных в своих обязательствах. Ниже – подробный разбор правовых норм, процедур и практических рекомендаций, основанный на актуальном законодательстве РФ.
Что говорит закон?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) и Федеральному закону от № 439‑ФЗ, работодатель обязан:
- Уведомить каждого сотрудника о возможности выбора формы ведения трудовой деятельности не позднее 31 октября 2020 г.;
- Получить от сотрудника письменное заявление о выборе формы (бумажная или электронная);
- При выборе электронного формата оформить новую бумажную трудовую книжку только по заявлению работника;
- Вести трудовую деятельность одновременно в бумажном и электронном виде, если работник не отказался от бумажного варианта.
Если работник не написал заявление об отказе от бумажной формы, работодатель продолжает вести её в обычном порядке.
Кто может оформить дубликат бумажной трудовой книжки?
Дубликат может потребоваться в следующих ситуациях:
- Утеря книги;
- Повреждение (износ, испачканность и т.п.);
- Необходимость подтвердить опыт работы при устройстве в новое место;
- Работник хочет забрать книжку для самостоятельного хранения.
Процедура оформления дубликата:
- Для текущего сотрудника – обращение в отдел кадров, предоставление заявления о выдаче дубликата.
- Для бывшего сотрудника – обращение в последнее место работы или в СФР (через личный кабинет или Госуслуги).
- Необходимо собрать подтверждающие документы (например, СТД‑ПФР или справку о трудовой деятельности).
Как правильно оформить заявление о выборе формы?
Заявление должно содержать:
- ФИО работника;
- Номер и серия текущей (если есть) трудовой книжки;
- Выбор: продолжать вести бумажную форму или перейти на электронную;
- Подпись и дата.
Заявление передаётся в отдел кадров, где в течение 10 рабочих дней оформляется новое документ (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). При этом в системе фиксируется дата начала электронного ведения.
Что делать, если работник уже уволился?
Если сотрудник уволен, но хочет получить дубликат:
- Обратиться в последнее место работы с письменным запросом.
- Если прежний работодатель не может выдать копию, обратиться в СФР (Социальный фонд России) – там хранится электронный архив трудовой деятельности.
- Для получения информации из СФР необходимо предоставить СТД‑ПФР (или аналогичный документ), подтверждающий факт увольнения и период работы.
Возможности одновременно использовать обе формы
Закон допускает одновременное хранение бумажной и электронной трудовой книжки, если работник не отказался от бумажного варианта. Это удобно, когда:
- Необходимо быстро предоставить оригинал потенциальному работодателю;
- Сотрудник хочет хранить оригинал у себя, а электронную копию – в СФР;
- Работодатель ведёт учёт в обеих формах по требованию контролирующих органов.
Права работника по отношению к книжке
Работник имеет право:
- Забирать свою бумажную трудовую книжку в любой момент, даже не увольняясь (ст. 66 ТК РФ).
- Требовать от работодателя предоставления сведений о трудовой деятельности в соответствии с ст. 66.1 ТК РФ (например, для подтверждения стажа при оформлении пенсии).
- Получать дубликат при утере, повреждении или по требованию нового работодателя.
Как оформить электронную трудовую книжку?
Электронный вариант хранится в Социальном фонде РФ. В нём отражаются:
- ФИО, дата рождения, СНИЛС;
- Сведения о местах работы и периодах;
- Данные о зарплате, удержаниях, отпуске и т.д.
Для доступа к электронной книжке необходимо:
- Зарегистрироваться в системе СФР (или воспользоваться Госуслугами).
- Получить пробный доступ к личному кабинету.
- Скачать/печатать документ при необходимости.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Что делать, если я потерял бумажную книжку, но у меня есть электронная копия?
Ответ: Электронная копия в СФР не заменяет оригинал, но может использоваться для подтверждения стажа. Для официальных целей лучше оформить дубликат в последнем месте работы или в СФР.
Вопрос: Могу ли я отказаться от бумажной формы после того, как уже подписал заявление?
Ответ: Да. Если после подачи заявления вы изменили решение, можно подать новое заявление об отказе от электронного формата и вернуть бумажную книжку.
Вопрос: Как узнать, что мой работодатель уже перешёл на электронный формат?
Ответ: Работодатель обязан уведомить вас письменно до 31 октября 2020 г. Если уведомления нет, вы имеете право потребовать письменного подтверждения формы ведения.
Вопрос: Что делать, если я уже уволился, а прежний работодатель не выдаёт дубликат?
Ответ: Обратитесь в СФР с запросом о выдаче информации о вашей трудовой деятельности. При этом можно потребовать копию последней записи в электронной книжке.
Если работник оставил бумажную трудовую книжку, это не означает, что он полностью потерял право на её использование. Главное – соблюдать установленные сроки и процедуры:
- Получить уведомление от работодателя о возможности выбора формы;
- Подать письменное заявление о выбранной форме;
- При необходимости оформить дубликат в последнем месте работы или в СФР;
- Вести учёт одновременно в бумажной и электронной формах, если не было отказов.
Соблюдая эти правила, вы сможете уверенно подтверждать свой стаж, получать выплаты и оформлять документы в любой момент.
Автор статьи: кадровый консультант, специалист по трудовому праву.