Запись о прохождении аттестации (или о присвоении новой квалификационной категории/разряда) в трудовой книжке оформляется в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) и Трудовым кодексом РФ (ст. 66). Ниже – пошаговое руководство, примеры оформления и важные нюансы, которые следует учитывать кадровику и бухгалтеру.
Когда требуется запись об аттестации
- Присвоение новой квалификационной категории или разряда (например, после прохождения профессиональной аттестации рабочих);
- Подтверждение соответствия занимаемой должности (аттестация по должности, если в организации предусмотрена такая процедура).
- Изменение условий оплаты труда, связанное с повышением разряда (чтобы отразить основание для изменения оклада).
Если аттестация проводилась лишь для оценки эффективности работы и не привела к изменению квалификации, запись в трудовую книжку не делается (см. пункт 2.1 Инструкции).
Где в трудовой книжке размещать запись
Все сведения о кадровых перемещениях, включая изменение квалификации, вносятся в раздел «Сведения о работе» (стр. 2‑3 трудовой книжки). Запись располагается хронологически после последней записи о приёме, переводе или увольнении.
Пошаговая инструкция по заполнению
- Определите порядковый номер записи.
Посмотрите последнюю запись в разделе «Сведения о работе» и присвойте следующий номер (например, если последняя запись имеет № 12, новая будет № 13). - Укажите дату внесения записи.
Дата ставится в формате «ДД.MM.ГГГГ» (например, ). Если в организации принято писать месяц прописью – допустимо «23 мая 2026 г.». - Заполните графу 3 – основная запись.
Формулировка должна содержать:- наименование организации, проводившей аттестацию;
- вид аттестации (профессиональная, по должности, подтверждение квалификации и т.п.);
- результат аттестации (присвоена квалификационная категория/разряд, подтверждено соответствие должности);
- номер и дата приказа (распоряжения) о результатах аттестации.
Пример формулировки: «Прошла профессиональную аттестацию рабочих по специальности «Сварщик» с присвоением 3‑го разряда. Приказ № 45 от г.».
- Графа 4 – основание для внесения записи.
Указывается документ, на основании которого сведения вносятся: «Приказ № 45 от г. о результатах профессиональной аттестации». - Подпись и расшифровка ответственного лица.
Обычно это специалист отдела кадров или руководитель подразделения. Подпись ставится внизу страницы, а рядом – фамилия, инициалы и должность.
Образец записи в бумажную трудовую книжку
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | 13 |
| 2 | |
| 3 | Прошла профессиональную аттестацию рабочих по специальности «Сварщик» с присвоением 3‑го разряда. Приказ № 45 от г. |
| 4 | Приказ № 45 от г. о результатах профессиональной аттестации |
После заполнения строки делается отметка о завершении записи (например, ставится галочка в поле «Запись внесена» в журнале учёта трудовых книжек).
Запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2021 г. ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для большинства организаций. В ЭТК сведения об аттестации вносятся в раздел «Сведения о работе» через личный кабинет работника на портале «Госуслуги» или в системе кадрового учёта организации.
- Войдите в систему ЭТК под учётной записью ответственного за ведение трудовых книжек.
- Выберите сотрудника и перейдите в раздел «Добавить запись».
- Укажите тип события: «Изменение квалификации (разряда)».
- Заполните поля: дата события, наименование организации, проводившей аттестацию, результат (присвоенный разряд/категория), номер и дата приказа.
- Прикрепите скан приказа или иного подтверждающего документа (требуется в большинстве систем).
- Сохраните запись – она автоматически становится доступной работнику в его личном кабинете.
Важно: в ЭТК отсутствует необходимость ставить подпись и печать – достаточно электронной подписи уполномоченного лица (если таковая требуется внутренними регламентами организации).
Что следует помнить
- Запись об аттестации не является обязательной, если аттестация не привела к изменению квалификации или разряда. В таком случае достаточно оформить внутренний приказ и хранить его в личном деле сотрудника.
- Если сотрудник перешёл на электронный учёт стажа и бумажная трудовая книжка для него не ведётся, запись делается только в ЭТК.
- Все записи должны быть сделаны чернилами синего или чёрного цвета, без исправлений. При необходимости исправить ошибку – зачёркнуть неправильный текст одной линией, написать правильный сверху и заверить подписью и датой.
- Сохраняйте копию приказа о результатах аттестации в личном деле сотрудника (срок хранения – 75 лет после увольнения).
- При переходе с бумажной на электронную трудовую книжку ранее внесённые записи о аттестации переносятся в ЭТК автоматически (при наличии соответствующего модуля в кадровой системе).
Запись об аттестации в трудовой книжке – это простой, но важный элемент кадрового учёта, позволяющий документировать профессиональный рост сотрудника и подтверждать основания для изменения оплаты труда или присвоения новых разрядов. Следуя представленной выше инструкции, вы сможете оформить запись корректно, как в бумажном, так и в электронном виде, избежав типичных ошибок и обеспечив полную соответствие требованиям трудового законодательства.
Помните: актуальность информации проверяйте в локальных нормативных актах вашей организации и в последних редакциях Инструкции по заполнению трудовых книжек (на 2026 год – Приказ Минтруда России № 69 от с последними изменениями).