Согласно действующему законодательству РФ, сведения о работе по совместительству могут быть отражены в трудовой книжке работника, но только при определённых условиях и по инициативе самого сотрудника. Ниже рассмотрены нормативные основания, порядок оформления, кто отвечает за внесение записи и примеры её оформления.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 60.1, 66) – регулирует понятие совместительства и порядок ведения трудовых книжек.
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от № 69) – определяют, какие сведения могут быть внесены в трудовую книжку и как это делается.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – содержит образцы записей, включая запись о работе по совместительству.
• Письма и разъяснения Роструда (например, Письмо от № 14-6/ООГ-4614) – уточняют, что запись о совместительстве делается по месту основной работы и только по желанию работника.

Кто может внести запись?

Запись о работе по совместительству вносится только работодателем по основному месту работы сотрудника. Внешний совместитель (т.е. организация, где человек работает по совместительству) не имеет права делать такую запись в трудовую книжку.

Основные условия:

1. У работника уже ведётся трудовая книжка у основного работодателя.
2. Работник подаёт письменное заявление о желании внести сведения о работе по совместительству.
3. Предоставляются документы, подтверждающие факт работы по совместительству (трудовой договор, приказ о приёме, выписка из табеля и т.п.).

Когда вносить запись?

По общему правилу, запись о совместительстве вносится после прекращения работы по совместительству (увольнения, окончания срока договора и т.д.). Это связано с тем, что сведения о дополнительном месте работы считаются завершёнными лишь после фактического окончания трудовых отношений.

Однако, если работник настаивает на внесении записи ещё во время работы по совместительству, основной работодатель может сделать это по его письменному заявлению, приложив подтверждающие документы. В этом случае запись делается с пометкой, что работа ведётся по совместительству.

Порядок оформления записи

1. Получить от работника заявление о внесении сведений о работе по совместительству (можно в свободной форме, но обязательно с указанием:
   • наименования организации, где выполнялась работа по совместительству;
   • должности (или вида работ);
   • периода работы (дата приёма и дата увольнения/окончания);
   • просьбы внести запись в трудовую книжку.
2. Проверить представленные документы (трудовой договор, приказ, выписка из табеля и т.д;).
3. Составить запись в трудовой книжке согласно образцу, установленному Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
4. Поставить подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации (если требуется).
5. Сделать отметку в личной карточке сотрудника (форма Т-2) о внесении записи.

Образец записи в трудовой книжке

Запись оформляется в разделе «Сведения о работе» (или «Сведения о профессиональной деятельности») и имеет следующий вид:

2025 г. 15 мая Принят на работу в ООО «Альфа-Тех» по совместительству
 на должность инженера-программиста.
 Период работы: с по .
 (Запись сделана по заявлению работника от г.,
 подтверждающая документация: трудовой договор № 12/2024 от ,
 приказ № 45 от о приёме на работу).

При оформлении записи важно:

• Указать, что работа выполнялась по совместительству (это обязательная пометка).
• Привести точные даты начала и окончания работы.
• Ссылка на подтверждающие документы (номер и дата договора, приказа).
• Если запись делается после увольнения с основного места работы, в графе «Основное место работы» указывается последнее место работы, а запись о совместительстве помещается в отдельный абзац ниже.

Особенности внутреннего и внешнего совместительства

Внутреннее совместительство

Работник выполняет дополнительные функции в той же организации, где состоит в основном штате. Запись о внутреннем совместительстве также вносится по месту основной работы (т.е. в той же организации) и оформляется по той же схеме, что и внешнее совместительство.

Внешнее совместительство

Работник трудится в другой организации. Запись о внешнем совместительстве вносится только у основного работодателя (там, где ведётся трудовая книжка). Организация, где человек работает внешним совместителем, не делает никаких записей в его трудовой книжке.

Электронные трудовые книжки

С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде (ЕТК). При наличии электронной трудовой книжки запись о совместительстве вносится в электронный формат по тем же правилам:

• Работник подаёт заявление в электронном виде (через личный кабинет или кадровую систему).
• Кадровая служба проверяет документы и делает запись в ЕТК, помечая её как «совместительство».
• Запись доступна для просмотра работником и другим работодателям при предоставлении выписки из ЕТК.

Ответственность за неправильное оформление

Если запись о совместительстве внесена с нарушением требований (например, без заявления работника, без подтверждающих документов или по месту внешнего совместительства), это может повлечь:

• Признание записи недействительной;
• Штрафы для организации по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение правил ведения трудовых книжек);
• Возможные трудовые споры с работником при подтверждении стажа для пенсии или социальных выплат.

Практический совет для кадровых служб

1. Сформировать стандартный шаблон заявления о внесении сведений о совместительстве.
2. Вести журнал учёта таких заявлений (дата получения, номер, приложенные документы).
3. Обеспечить своевременное внесение записи после получения всех необходимых документов.
4. При переходе на электронные трудовые книжки настроить интеграцию с кадровой системой, чтобы автоматически формировать выписку о совместительстве.

Запись о работе по совместительству в трудовую книжку возможна и допустима, но только при соблюдении строгого порядка:

• Инициатива исходит от работника (письменное заявление).
• Запись вносит основной работодатель (там, где ведётся трудовая книжка).
• Необходимы подтверждающие документы о факте работы по совместительству.
• Запись делается после окончания совместительства либо по заявлению работника во время его действия, с обязательной пометкой, что работа выполнялась по совместительству.

Соблюдение этих правил гарантирует корректное отражение трудового стажа, защищает права работника и минимизирует риски для организации.