В 2026 году, несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), вопросы ведения бумажных документов и правильного оформления записей остаются актуальными для миллионов работников. Особое место занимает запись о работе по совместительству. Многие сотрудники и работодатели ошибаются, полагая, что такую запись может сделать любая организация, где трудится человек. Однако законодательство РФ устанавливает четкие и строгие правила.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести запись о совместительстве, какие документы для этого нужны и в чем разница между внутренним и внешним совместительством.

Главное правило: кто вносит запись?

Самое важное, что нужно помнить при оформлении совместительства: запись в трудовую книжку вносится только по месту основной работы.

Организация, где сотрудник работает по совместительству (внешнему), не имеет права вносить записи в его трудовую книжку, даже если оригинал документа находится у нее на хранении (что само по себе является нарушением, если это не основное место работы). Запись вносит основной работодатель, но только при соблюдении следующих условий:

• Наличие желания самого работника.
• Предоставление работником документов, подтверждающих работу по совместительству.

Важно: Законодательство не обязывает работника вносить запись о совместительстве. Это делается исключительно по его желанию (ст. 66 ТК РФ).

Необходимые документы от работника

Для того чтобы основной работодатель мог легально внести запись о работе в другой организации, сотрудник должен предоставить оригиналы или заверенные копии следующих документов:

1. Копия приказа (распоряжения) о приеме на работу по совместительству от стороннего работодателя. Копия должна быть заверена печатью и подписью работодателя по совместительству.
2. Справка о работе (выданная по месту работы по совместительству), содержащая реквизиты приказа о приеме, должность, дату начала работы. Иногда вместо справки предоставляют копию трудового договора, но предпочтительнее приказ или справка, так как они подтверждают фактическое начало работы.

Без этих документов основной работодатель не имеет права вносить запись, так как не может.verify достоверность сведений.

Порядок заполнения: пошаговая инструкция

Заполнение производится в разделе «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки. Рассмотрим алгоритм действий кадровика основной организации:

Шаг 1. Проверка документов

Убедитесь, что работник предоставил заверенную копию приказа или справку от работодателя по совместительству. Данные в документах должны совпадать.

Шаг 2. Заполнение граф трудовой книжки

Запись вносится отдельной строкой после последней записи об основной работе. Нумерация записей продолжается (не начинается заново).

• Графа 1 (№ записи): Указывается следующий порядковый номер.
• Графа 2 (Дата): Указывается дата приема на работу по совместительству (согласно приказу стороннего работодателя), а не дата внесения записи основным работодателем.
• Графа 3 (Сведения о приеме): Здесь вносится сама запись. Критически важно указать, что работа является совместительством, и наименование организации, где она выполняется.
• Графа 4 (Основание): Указываются реквизиты документа-основания (приказа), предоставленного работником.

Пример формулировки в графе 3:

«Принят в отдел маркетинга менеджером по совместительству в ООО «Вектор».»

Или вариант:

«Принят на должность инженера по совместительству в ЗАО «СтройМаш».»

В графе 4 указывается: «Приказ ООО «Вектор» от № 45-к».

Особенности внутреннего совместительства

Ситуация меняется, если сотрудник работает по совместительству в той же организации, где находится его основная трудовая книжка (внутреннее совместительство).

В этом случае:

• Запись вносит тот же работодатель.
• Отдельные документы от работника не требуются, так как приказ уже есть в архиве кадров.
• В графе 3 обязательно делается отметка «по совместительству».

Пример записи: «Принят на должность водителя автомобиля гаража по совместительству».

Как оформить увольнение с работы по совместительству?

Порядок внесения записи об увольнении аналогичен порядку приема:

1. Работник предоставляет основному работодателю копию приказа об увольнении с работы по совместительству или справку об увольнении.
2. Основной работодатель вносит запись в трудовую книжку.
3. В графе 3 указывается: «Уволен с должности менеджера по совместительству в ООО «Вектор»».
4. В графе 4 указываются реквизиты приказа об увольнении от стороннего работодателя.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2026 году

С 2026 года большинство сведений о трудовой деятельности формируется в электронном виде. Однако принцип работы с совместительством остался прежним:

• Работодатель по совместительству не передает сведения о приеме/увольнении совместителя в Пенсионный фонд (СФР) для отображения в его основной электронной трудовой, если это не основное место работы.
• Сведения в ЭТК вносит основной работодатель на основании документов, предоставленных работником.
• Если работник не предоставил документы основному работодателю, запись в ЭТК о совместительстве внесена не будет, даже если работодатель по совместительству отправил отчетность в СФР (система может идентифицировать это место как вторичное).

Частые ошибки при заполнении

• Внесение записи работодателем по совместительству. Это грубое нарушение. Трудовая книжка хранится по основному месту работы, и вносить изменения там может только уполномоченное лицо основной организации.
• Отсутствие слова «по совместительству» в графе 3. Без этой уточняющей фразы считается, что человек работает на двух работах полный день, что может вызвать вопросы у проверяющих органов и создать проблемы с учетом рабочего времени.
• Внесение записи без документов. Нельзя верить словам сотрудника; требуется бумажное подтверждение (приказ или справка).

Правильное заполнение трудовой книжки при работе по совместительству защищает права работника, подтверждая его стаж и квалификацию, и обеспечивает порядок в кадровом делопроизводстве. Помните: запись вносит только основной работодатель, только по желанию работника и только на основании документов от второй организации. Соблюдение этих трех условий гарантирует законность внесенной записи в 2026 году и в будущем.