Вопрос о том, должна ли в трудовую книжку вноситься запись о работе в качестве исполняющего обязанности (ИО), волнует как работодателей, так и самих сотрудников․ В этой статье разберём юридические основания, практические нюансы и порядок оформления такой записи․

Что такое «исполняющий обязанности»?

Термин «исполняющий обязанности» обозначает временное возмещение должностных обязанностей, когда штатный сотрудник покидает должность (по уходу, отпуску, болезни) и его место временно занимают другой работник․ Такая позиция не является постоянной, но в течение срока её исполнения сотрудник фактически выполняет функции руководителя или специалиста․

Юридические основания для записи в трудовой книжке

В соответствии со Статьей 66 Трудового кодекса РФ (с поправками 2025 г․) в трудовую книжку вносятся сведения о приёме на работу, переводе, увольнении, а также о работе по совместительству и военной службе․ В частности, пункт 3 статьи 66 гласит:

«При приёме на работу, переводе, увольнении и в иных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, в трудовую книжку вносится запись о приёме на работу, переводе, увольнении и иных сведениях о работе работника…»

Таким образом, если работа в качестве ИО рассматривается как временный перевод на другую должность, запись в трудовую книжку обязательна․ Если же ИО рассматривается как «дополнительная обязанность» без изменения должности, запись может быть опциональной, но рекомендуется для подтверждения факта работы․

Когда запись обязана быть внесена

• Временный перевод – если сотрудник официально переводится на должность ИО и в его обязанности входит выполнение полномочий руководителя․
• Служба по совместительству – если ИО выполняется в рамках совместительства, запись в трудовую книжку по месту основной работы обязательна․
• Военная служба – если работник был в военной службе до или после исполнения обязанностей, запись может быть сделана по усмотрению командования․
• Отказ от записи – если работодатель не считает ИО значимым для трудового стажа, запись может быть опущена, но это может повлиять на будущие трудоустройства․

Как оформить запись о «исполняющем обязанности»

1. Приказ о назначении – работодателю необходимо оформить приказ о назначении сотрудника на должность ИО․ В приказе указываются:
   • Наименование должности (например, «Исполняющий обязанности начальника отдела»)․
   • Дата начала и, при необходимости, окончания исполнения обязанностей․
   • Подпись руководителя и печать организации․
2. Запись в трудовой книжке – в разделе «Сведения о работе» вносится строка:
   • № — порядковый номер записи․
   • Дата начала и окончания (если известны)․
   • Наименование должности ИО․
   • Краткое описание обязанностей (необязательно, но полезно)․
   • Подпись и печать работодателя․
3. Подтверждающий документ – к записи прилагается копия приказа о назначении․

Шаблон записи

Ниже приведён пример форматирования записи в трудовой книжке:

Пример заполнения

Допустим, Иванов Иван Иванович назначен исполняющим обязанности начальника отдела продаж с 1 марта по 31 марта 2026 г․ В трудовой книжке будет записано:

« – ․ Исполняющий обязанности начальника отдела продаж․ Подпись: ___________________ Печать»

Важные нюансы и распространённые ошибки

• Порядковый номер записи – не забывайте увеличивать номер каждой новой записи․ Ошибки в нумерации могут вызвать затруднения при проверке стажа․
• Дата начала и окончания – если срок исполнения обязанностей неизвестен, укажите только дату начала и оставьте поле «окончание» пустым․
• Подпись руководителя – запись в трудовой книжке считается действительной только при подписи уполномоченного лица․
• Вкладка «Сведения о работе» – если в книге закончились строки, оформите вкладыш в том же формате․
• Трудовая книжка до – если книга была заведена до 2004 г․, используйте оригинальный формат, а не новую форму․
• Перевод на электронную трудовую книжку – с 1 января 2021 г․ работники, которые ранее имели бумажную трудовую книжку, обязаны перейти на электронный вариант, если не отказались․ В таком случае запись делается в электронную систему․

Что делать, если в книге нет свободных строк?

Если в разделе «Сведения о работе» закончились строки, необходимо:

• Оформить вкладыш в ту же трудовую книжку, соблюдая формат и порядок записей․
• Убедиться, что вкладыш подписан и печатей, как и основная книга․
• Сохранить оригинал вкладыша в личном деле сотрудника․

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли не вносить запись о работе в качестве ИО? – Да, но это может затруднить подтверждение факта работы при последующих трудоустройствах․
• Нужна ли запись, если ИО выполняется в рамках совместительства? – Да, согласно статье 66, запись обязательна․
• Как оформить запись, если ИО временно и без официального приказа? – В таком случае запись может быть сделана по усмотрению работодателя, но лучше оформить приказ для официальности․
• Можно ли вносить запись о военной службе в трудовую книжку? – В большинстве случаев это делается по усмотрению командования, но не является обязательным;

Запись о работе в качестве «исполняющего обязанности» в трудовой книжке – важный документ, подтверждающий фактическое выполнение руководящих обязанностей․ Несмотря на то, что в некоторых случаях она может быть опциональной, рекомендуется вносить её в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ․ Это обеспечит прозрачность трудового стажа и упростит проверку при смене работодателя․

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, обратитесь к юристу, специалисту по трудовому праву, или воспользуйтесь сервисами «КонсультантПлюс» и «Гарант» для получения актуальной информации․