Реорганизация юридического лица в форме присоединения — это сложный кадровый процесс, требующий точного и законного оформления документации. Одним из ключевых моментов является правильная запись в трудовых книжках работников. Ошибки на этом этапе могут привести к проблемам при подсчете стажа, назначении пенсий или разрешении трудовых споров.

На основе актуальных разъяснений Роструда и кадровой практики, вот подробное руководство, как действовать.

Общее правило: запись по аналогии с переименованием

Трудовая книжка ведется по единой форме. При реорганизации в форме присоединения запись вноситься по аналогии с записью о переименовании организации. Это прямо следует из позиции Роструда.

Ключевые особенности такой записи:

• Не ставится порядковый номер записи (в графе 1); Нумерация записей продолжается от предыдущей.
• Не проставляется дата записи (в графе 2). Дата указывается только в графе 4 (подпись) — это дата подписания приказа о реорганизации.

Кто и как должен оформить запись?

Важно разделить два потока работников:

Для работников присоединяемой (ликвидируемой) организации

Это сотрудники, чей работодатель прекращает существование. Их трудовые договоры не расторгаются, а переходят к новому работодателю — организации-присоединителю.

Правильная запись выглядит так:

«Общество с ограниченной ответственностью «А» реорганизовано в форме присоединения к Обществу с ограниченной ответственностью «Б».»

Запись вносится отдельной строкой в раздел «Сведения о работе» (графа 3) трудовой книжки. Основанием является приказ (решение) о реорганизации.

Для работников присоединяющей организации

Это сотрудники компании, которая продолжает существовать и принимает к себе работников из присоединяемой организации. Для них не требуется делать отдельную запись о факте реорганизации. Их запись в трудовой книжке продолжает вестись в обычном порядке (прием, перевод, увольнение).

Обязательность двойной записи? (Разбор частой ошибки)

Возникает вопрос: нужно ли после записи о реорганизации сразу вносить запись о переводе (приеме) на работу в новую организацию?

Ответ: Да, нужно. Но это две разные записи.

1. Первая запись (о реорганизации) фиксирует юридическое событие — смена работодателя без расторжения договора.
2. Вторая запись (о переводе/приеме) фиксирует конкретное кадровое действие: изменение структурного подразделения, должности, условий оплаты и т.д., если таковые имели место. Если работник продолжает работать на той же должности в том же подразделении, запись о переводе может не требоваться. Однако для чистоты документа лучше оформить приказ о приеме (переводе) работников присоединяемой организации и сделать соответствующую запись.

Важно: Запись о переводе оформляеться уже после записи о реорганизации. Основанием служит приказ нового работодателя (организации-присоединителя) о приеме (переводе) конкретного сотрудника.

Нюансы для электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2021 года кадровники обязаны вести электронные трудовые книжки. Принцип заполнения остается тем же:

• В ЭТК также вносится запись о реорганизации (с указанием основания — номера и даты решения/приказа о реорганизации).
• Дата в самой записи не проставляется, но в системе фиксируется дата внесения информации.
• Запись о последующем приеме/переводе также оформляется отдельным сведением.

Пошаговый алгоритм действий для кадровика

1. Получите и проверьте документы: решение/протокол об реорганизации, приказ о реорганизации (с датой вступления в силу), приказ (распоряжение) нового работодателя о приеме (переводе) конкретных сотрудников.
2. Для каждого сотрудника присоединяемой организации:
   • Откройте его трудовую книжку.
   • На новую строку в графе 3 внесите запись: «[Полное наименование организации-присоединяемой] реорганизовано в форме присоединения к [Полное наименование организации-присоединителя].»
   • В графе 4 (подпись) поставьте подпись уполномоченного лица (обычно руководителя или кадровика) и дату подписания приказа о реорганизации.
3. Если был перевод (смена должности, подразделения и т.д.):
   • Сделайте следующую запись в соответствии с приказом нового работодателя (например: «Принят на работу в должности…», «Переведен на должность…» и т.д.).
4. Для сотрудников присоединяющей организации никаких специальных записей о факте присоединения других компаний не требуется.
5. В случае ведения ЭТК: внесите соответствующие сведения в лицевую карточку работника через сервис СЗВ-ТД, следуя инструкциям по заполнению.

Примеры правильных записей

Пример 1 (только факт реорганизации для работника присоединяемой организации)

Пример 2 (реорганизация + последующий перевод)

Частые ошибки, которых стоит избегать

• Указание даты в графе 2 для записи о реорганизации. Дата ставится только в графе 4 (подпись).
• Нумерация записи о реорганизации как новой. Она получает следующий порядковый номер в общей хронологии записей.
• Фраза «Уволен в связи с реорганизацией». Это грубая ошибка. При присоединении трудовой договор не расторгается, а продолжает действовать.
• Оформление записи от руки карандашом или с исправлениями.
• Отсутствие записи о переводе, если после присоединения у работника изменились существенные условия труда (должность, оплата).

Правильное оформление записи о реорганизации путем присоединения — это гарантия сохранения непрерывности трудового стажа работника. Основной принцип: одна запись о смене наименования работодателя (по аналогии с переименованием) + при необходимости, последующая запись о конкретном кадровом изменении (прием, перевод). Все действия должны быть подкреплены соответствующими приказами и решениями.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях рекомендуется обращаться к актуальным редакциям Трудового кодекса РФ и получать письменные разъяснения от юридического отдела или Роструда.