Дата публикации:
Правовая база
Запись в трудовую книжку регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66‚ статья 66.1 (о предоставлении сведений о трудовой деятельности).
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России от № 320н).
- Приказы работодателя‚ регламентирующие кадровые изменения (приём‚ перевод‚ увольнение‚ награждение и т.п.).
Когда требуется запись о службе
Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:
- Приём на работу (в т.ч. в воинскую часть‚ в органы государственной службы‚ в муниципальные службы).
- Перевод на другую должность‚ в другой подразделение или в иной вид занятости (совместительство‚ вахтовый метод).
- Увольнение‚ выход на пенсию‚ перевод в запас.
- Награждение‚ объявление благодарности‚ повышение квалификации.
- Ведение записи о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронную трудовую книжку (ст. 66.1 ТК РФ).
Порядок заполнения записей
Бумажная трудовая книжка
Для работников‚ чья трудовая книжка была заведена до г.‚ записи вносятся в оригинальный документ. При исчерпании свободных строк оформляется вкладыш в той же книжке.
Заполнение производится арабскими цифрами (число и месяц – двузначными). Сокращения запрещены.
Структура записи (по приказу 320н)
| Колонка | Содержание |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи (нумерация от 1). |
| 2 | Дата выдачи (или получения) трудовой книжки. |
| 3 | Содержание записи (например: «Принят на работу»; «Переведён на должность…»). |
| 4 | Ссылка на приказ/распоряжение (номер‚ дата). |
| 5 | Подпись работодателя (директора‚ главы отдела кадров). |
| 6 | Подпись работника (при получении книжки). |
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК имеет равную юридическую силу с бумажной. Запись вносится в системе «Госуслуги» или в специализированных сервисах работодателя.
В графе 13 (для ЭТК) указывается:
- «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
После внесения записи работник подтверждает её своей электронной подписью или подтверждением в личном кабинете.
Образцы записей о службе
Приём на работу (бумажный вариант)
1 Принят на работу в должности «инженер‑технолог» с по приказу № 45 от г. Директор ООО «Технопром» ___________________ (подп.)
Перевод на другую должность
2 Переведён на должность «главный специалист» в отделе «Развитие проектов» с по приказу № 78 от г. Начальник отдела кадров ___________________ (подп.)
Запись о предоставлении сведений (ст. 66.1 ТК РФ)
3 Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Заявление № 12 от г. Руководитель отдела кадров ___________________ (подп.)
Электронная запись (пример в системе ЭТК)
- Дата записи:
- Содержание: Принят на работу в должности «специалист по аналитике» с .
- Основание: Приказ № 102 от .
- Подтверждение работника: Электронная подпись (ФИО);
Частые ошибки при внесении записей
- Использование сокращений (например‚ «в/р» вместо «в отпуске»).
- Неправильный формат даты (день‑месяц‑год вместо dd.mm.yyyy).
- Отсутствие ссылки на приказ/распоряжение.
- Заполнение полей в неправильном порядке (нарушение нумерации).
- Неоформленная подпись работника (в случае получения бумажной книжки).
Что делать‚ если запись была внесена с ошибкой
Согласно ТК РФ и приказу 320н‚ исправления допускаются только в случае:
- Явной технической ошибки (опечатка‚ неверный номер приказа).
- Отсутствия подписи ответственного лица.
Процедура исправления:
- Составить акт исправления (подписывают работодатель и работник).
- Внести исправление в свободную строку (если она есть) с пометкой «исправление» и указанием причины.
- Если свободных строк нет – оформить вкладыш с указанием «исправление записи № …».
- Для ЭТК – подать запрос в службу поддержки системы с приложением скана оригинального приказа и заявления работника.
Вопросы и ответы
- Можно ли отказаться от перехода на электронную трудовую книжку?
- Да; Работники‚ у которых трудовая книжка была заведена до 2021 г.‚ могут подать письменное заявление об отказе от перехода. В этом случае их книжка остаётся в бумажном виде.
- Какие сведения обязаны указывать в графе «Сведения о работе»?
- Полное название организации‚ должность‚ дата начала и окончания работы (если известна)‚ основание (приказ‚ договор)‚ а также сведения о режиме работы (вахтовый метод‚ совместительство).
- Как оформить запись о совместительстве?
- Запись делается в отдельной строке с указанием «совместитель»‚ названия второго места работы‚ даты начала совместительства и ссылки на приказ о совместительстве.
- Что делать‚ если работодатель не передал сведения в Пенсионный фонд?
- Необходимо направить работодателю письменный запрос с требованием предоставить сведения в ПФР в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. При отсутствии реакции – обратиться в инспекцию труда.
Корректное внесение записи в трудовую книжку о службе – важный элемент кадрового документооборота‚ который гарантирует законность трудовых отношений и правильный учёт трудового стажа. Соблюдая порядок‚ указанный в приказе Минтруда № 320н‚ и учитывая особенности бумажного и электронного форматов‚ можно избежать большинства проблем‚ связанных с недостоверными или неполными записями.
Помните: каждая запись должна быть основана на официальном приказе или распоряжении‚ оформлена без сокращений и подтверждена подписью ответственного лица.