Сокращение штата – одна из самых частых причин увольнения сотрудников. Для работодателя и работника крайне важно, чтобы запись о таком увольнении была оформлена корректно и в соответствии с действующим законодательством. В этой статье мы разберём основные правила заполнения трудовой книжки при сокращении, разберём особенности электронных трудовых книжек, а также покажем пример правильной записи.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – официальная запись о трудовой деятельности работника, содержащая сведения о месте работы, должности, стаже, причинах увольнения и т.д. Она является обязательным документом для всех работников, которые были приняты на работу в России до 1 января 2023 г. (с тех пор в большинстве случаев используется электронная трудовая книжка).

Правила заполнения при сокращении штата

Согласно Трудовому кодексу РФ (статьи 54–56) и Приказу Минтруда РФ № 320н от , запись о сокращении должна содержать:

• Порядковый номер записи (столбец 1);
• Дата начала и окончания работы (столбцы 2 и 3);
• Наименование организации (полное и сокращённое) и её ИНН (столбец 4);
• Должность и вид работы (столбец 5);
• Причина увольнения – «сокращение штата» (столбец 6);
• Ссылка на нормативный акт (столбец 7) – статья и пункт Трудового кодекса, по которой произведено сокращение.

Важно: в записи не допускается сокращение слов («сокр. штата») – это ошибка, которая может привести к отказу в дальнейшем трудоустройстве.

Как правильно оформить запись?

1. Откройте раздел «Сведения о работе» в трудовой книжке.
2. Заполните столбцы согласно таблице ниже:

После заполнения всех полей ставьте печать работодателя и подпись руководителя. Важно: печатать и подписывать только в конце записи, не ставьте их под отдельными строками;

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2023 г. большинство работодателей используют электронную трудовую книжку. Заполнение ЭТК осуществляется через систему «Кадры» (или аналогичную). Основные отличия от бумажной версии:

• Запись делается в электронном виде, печати не требуется;
• Ввод данных производится в соответствующие поля, включая ссылку на нормативный акт;
• Система автоматически проверяет корректность формулировок и наличие всех обязательных полей.

Если у вас ещё есть бумажная трудовая книжка, но вы переходите на ЭТК, обязательно сделайте копию записи в бумажном виде до перехода.

Ошибки и ответственность

Нарушения правил заполнения трудовой книжки могут повлечь за собой:

• Отказ в дальнейшем трудоустройстве (работодатель может отказать в приёме, если запись содержит ошибки);
• Нарушение трудового законодательства – штрафы для работодателя (согласно статье 114 Трудового кодекса);
• Возможность обращения в суд со стороны работника за восстановлением стажа.

Поэтому всегда проверяйте, что запись соответствует требованиям закона и содержит точную ссылку на нормативный акт.

Пример правильной записи при сокращении штата

Ниже приведён образец записи, который можно использовать как шаблон:

№ 1
 – 
ООО «Ромашка» (ИНН 1234567890)
Менеджер по продажам
сокращение штата
Трудовой кодекс РФ, ст. 54, п. 1

Обратите внимание на точность формулировки «сокращение штата» и ссылку на статью 54, пункт 1 Трудового кодекса.

Запись о сокращении штата в трудовой книжке – важный документ, который может повлиять на будущие трудовые отношения. Соблюдайте все требования законодательства, используйте точные формулировки и обязательно указывайте ссылку на нормативный акт. При переходе на электронную трудовую книжку следуйте инструкциям системы, но не забывайте о необходимости корректной печати и подписи в бумажной версии, если она ещё актуальна.

Если у вас возникли вопросы по заполнению трудовой книжки, обратитесь к специалисту кадрового обеспечения или в службу поддержки системы «Кадры».