Трудовая книжка – один из самых важных документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. В ней фиксируются все изменения в статусе занятости, включая приём на работу, перевод, увольнение и, конечно же, сокращение. В данной статье мы подробно разберём, как выглядит запись о сокращении в трудовой книжке, какие сведения в неё входят, как оформлять сокращение в бумажной и электронной форме, а также приведём готовый образец.
Что такое сокращение и как оно регламентируется Трудовым кодексом РФ
Сокращение – это уменьшение численности персонала в результате экономических, организационных, производственных причин. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, сведения о сокращении должны быть зафиксированы в трудовой книжке.
- Сокращение оформляется в виде отдельной записи в разделе «Внутренние перемещения» (если работник остаётся в компании, но меняет должность) или в разделе «Увольнение» (если работник полностью покидает организацию).
- В записи указываются дата начала и окончания сокращения, причина (экономический кризис, реструктуризация и т.п.) и сведения о компенсации, если она предусмотрена.
- При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) все сведения сохраняются в базе Социального фонда России (СФР) и доступны работодателю и работнику через портал «Мой персональный кабинет».
Как выглядит запись о сокращении в бумажной трудовой книжке
В бумажной трудовой книжке запись о сокращении оформляется следующим образом:
- Дата начала сокращения – указывается в формате «ДД МММ ГГГГ» (например, 15 Апр 2026).
- Дата окончания сокращения – если сокращение временное, указывается дата возврата на прежнюю должность; если постоянное – ставится «—».
- Причина сокращения – кратко указывается причина (экономический кризис, реструктуризация, закрытие подразделения).
- Сведения о компенсации – если работник получает выходное пособие, указывается сумма и дата выплаты.
- Подпись руководителя – руководитель организации подписывает запись.
- Печать организации – печать ставится на странице с записью.
Ниже приведён пример оформления записи о сокращении:
Пример записи о сокращении
Дата начала сокращения: 15 Апр 2026
Дата окончания сокращения: —
Причина сокращения: реструктуризация компании
Сведения о компенсации: выходное пособие 30 000 руб., выплачено 20 Апр 2026
Подпись руководителя: ____________________
Печать организации: ____________________
Как выглядит запись о сокращении в электронной трудовой книжке (ЭТК)
В электронной трудовой книжке запись о сокращении создаётся в системе СФР через форму ЕФС‑1. В базе сохраняются те же сведения, но в цифровом формате. Работник и работодатель могут просматривать запись через портал «Мой персональный кабинет».
- Дата начала сокращения – поле «Дата начала».
- Дата окончания сокращения – поле «Дата окончания» (можно оставить пустым, если сокращение постоянное).
- Причина сокращения – поле «Причина».
- Сведения о компенсации – поле «Компенсация».
- Подпись руководителя – цифровая подпись.
Пошаговая инструкция по оформлению сокращения в бумажной трудовой книжке
- Соберите документы, подтверждающие основания для сокращения (отчёты о финансовом состоянии, план реструктуризации).
- Подготовьте заявление о сокращении, в котором указывается дата, причина и условия.
- Подтвердите решение руководителем (подпись и печать).
- Запишите сведения в трудовую книжку, соблюдая формат, указанный выше.
- Сохраните копию заявления и подтверждающих документов в личном деле работника.
Пошаговая инструкция по оформлению сокращения в электронной трудовой книжке
- Войдите в портал «Мой персональный кабинет» работодателя.
- Выберите раздел «Трудовая книжка» → «Добавить запись».
- Заполните поля: дата начала, дата окончания (если применимо), причина, компенсация.
- Подпишите запись цифровой подписью руководителя.
- Сохраните запись – она автоматически отправится в СФР и будет доступна работнику.
Как проверить корректность записи о сокращении
Для проверки можно воспользоваться следующим чек‑листом:
- Дата начала и окончания сокращения указаны в правильном формате.
- Причина сокращения соответствует документам, подтверждающим основания.
- Сведения о компенсации (если есть) совпадают с выпиской из расчётной ведомости.
- Подпись руководителя и печать (для бумажной) присутствуют.
- В электронной версии запись видна в личном кабинете работника.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли сократить сотрудника без письменной записи в трудовой книжке? – Нет, согласно статье 66 ТК РФ запись обязана быть оформлена.
- Что делать, если работник не согласен с сокращением? – В таком случае необходимо провести переговоры, а при отсутствии соглашения – обратиться в суд.
- Как оформить сокращение в случае перехода сотрудника в другую организацию? – В трудовой книжке фиксируется «перевод» в другой отдел/подразделение, а не сокращение.
Запись о сокращении в трудовой книжке – это не просто формальность, а юридически значимый документ, подтверждающий законность действий работодателя. В бумажной форме она оформляется в соответствии с требованиями ТК РФ, а в электронной – в системе СФР. Соблюдение всех правил оформления поможет избежать конфликтов и судебных разбирательств.
Если вам нужен готовый образец, просто скопируйте пример из раздела «Пример записи о сокращении» и адаптируйте под свои данные. Удачного оформления!