Трудовая книжка – это основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. В ней отражаются не только сведения о приёме, переводе и увольнении, но и изменения, связанные с повышением квалификации, присвоением категорий и подтверждением соответствия занимаемой должности. Ниже подробно рассмотрен порядок внесения такой записи, нормативные основания, типичные ошибки и образцы оформления.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё все изменения, связанные с трудовой деятельностью.
- Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и хранения их в организациях» – регламентирует порядок заполнения граф трудовой книжки.
- Постановление Правительства РФ № 225 от «Об утверждении Положения о порядке проведения аттестации работников» – определяет, что результаты аттестации, подтверждающие соответствие занимаемой должности, подлежат отражению в трудовой книжке.
- Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» (ст. 48) – для педагогических работников предусматривает обязательное подтверждение квалификационной категории, которое фиксируется в трудовой книжке.
Когда требуется запись о соответствии занимаемой должности?
Запись делается в следующих ситуациях:
- После успешного прохождения аттестации (периодической или внеочередной), результатом которой является подтверждение того, что работник соответствует занимаемой должности.
- При присвоении квалификационной категории (первой, второй, высшей) по занимаемой должности.
- При подтверждении соответствия профессиональному стандарту (например, для учителей, врачей, инженеров).
- При переводе на другую должность с одновременным подтверждением соответствия новой должности (в этом случае делается запись о переводе и отдельная запись о соответствии).
Как правильно оформить запись?
Согласно пункту 40 Приказа № 320н, в трудовой книжке заполняются четыре графы раздела «Сведения о работе»:
| Графа | Что указывается |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи (внутри раздела «Сведения о работе»). |
| 2 | Дата принятия решения (дата протокола аттестационной комиссии, приказа о присвоении категории и т.п.). |
| 3 | Содержание записи – формулировка, подтверждающая соответствие занимаемой должности. |
| 4 | Основание для внесения записи (номер и дата приказа, протокола аттестационной комиссии, сертификата и т.д.). |
Примеры формулировок для графа 3
- Установлена высшая квалификационная категория по должности учитель (преподаватель) без указания преподаваемого предмета.
- Подтверждено соответствие занимаемой должности инженер‑конструктор по результатам аттестации.
- Присвоена первая квалификационная категория по специальности «Сестринское дело» в соответствии с профессиональным стандартом.
- Подтверждено соответствие занимаемой должности менеджер по продажам после прохождения аттестации.
Пошаговая инструкция для кадрового специалиста
- Получить документальное подтверждение – протокол аттестационной комиссии, приказ о присвоении категории, сертификат о соответствии профессиональному стандарту и т.п.
- Определить дату внесения – обычно это дата подписи приказа или дата протокола комиссии.
- Найти последнюю запись в разделе «Сведения о работе» и определить следующий порядковый номер.
- Заполнить графы 1‑4 согласно таблице выше.
- Подписать запись – подпись уполномоченного лица (руководитель отдела кадров или его заместитель) и печать организации.
- Внести изменение в журнал движения трудовых книжек (если такой ведётся) – указать номер записи, дату и ФИО работника.
Особенности для разных категорий работников
Педагогические работники
Для учителей и преподавателей запись о соответствии часто связана с присвоением квалификационной категории. Формулировка может выглядеть так:
Установлена высшая квалификационная категория по должности учитель (преподаватель) без указания преподаваемого предмета.
Медицинские работники
В медицинской сфере подтверждение соответствия может быть связано с прохождением аккредитации или получением сертификата специалиста. Пример записи:
Подтверждено соответствие занимаемой должности врач‑терапевт по результатам аккредитации (сертификат № 123456 от ).
Инженеры и технические специалисты
Для инженеров часто используется ссылка на профессиональный стандарт:
Подтверждено соответствие занимаемой должности инженер‑конструктор по профессиональному стандарту 08.001 «Инженер‑конструктор» (приказ № 78 от ).
Что не следует вносить в трудовую книжку
- Записи о прохождении аттестации, если по её результатам не присвоена квалификационная категория и не подтверждено соответствие должности (например, аттестация для внутреннего резерва).
- Сведения о повышении квалификации без изменения должности или категории (курсы, семинары) – они отражаются в отдельном документе (личная карточка, журнал повышения квалификации).
- Личные замечания, оценки или субъективные комментарии руководителя.
Частые ошибки и как их избежать
Ошибка Последствия Как исправить Не указана дата решения (графа 2) Запись считается недействительной, может потребоваться исправление. Внести исправление: ошибочную запись зачёркивают, рядом пишут «Исправлено верно», ставят подпись и дату. Неверная формулировка (графа 3) – отсутствует указание на соответствие должности Запись не отражает суть события, может вызвать вопросы при проверке. Скорректировать запись, соблюдая требования пункта 40 Приказа 320н. Отсутствие ссылки на основание (графа 4) Сложно подтвердить законность внесения записи. Добавить номер и датa приказа, протокола или сертификата. Подпись не уполномоченного лица Запись может быть признана незаконной. Попросить подписать запись у руководителя отдела кадров или директора организации. Образец заполнения трудовой книжки (фрагмент)
Раздел: Сведения о работе --------------------------------------------------------------| № | Дата | Запись | Основание | |----|------------|------------------------------------------------------------------------|---------------------------------------------| | 12 | | Установлена высшая квалификационная категория по должность учитель | Приказ № 45 от | | | | (преподаватель) без указания преподаваемого предмета. | | --------------------------------------------------------------Запись в трудовой книжке о соответствии занимаемой должности – это не просто формальность, а юридически значимое действие, подтверждающее профессиональную компетентность работника и соблюдение работодателем требований трудового законодательства. Правильное оформление такой записи обеспечивает прозрачность трудовой истории, облегчает процесс аттестации, повышения квалификации и последующего трудоустройства. Следуя представленным рекомендациям, кадровые специалисты смогут избежать типичных ошибок и обеспечить полное соответствие документации нормативным требованиям.
Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы на 22 мая 2026 года.