С 2019 года в России действует Электронная трудовая книжка (ЭТК). Она заменяет традиционный бумажный документ‚ но сохраняет все функции: фиксирует прием‚ перевод‚ увольнение‚ а также сведения о работе по совместительству. В статье рассмотрим‚ какие данные вносятся‚ какие нормативные акты регулируют процесс и как правильно оформить запись в ЭТК.

Что такое совместительство?

Согласно ст. 284 Трудового кодекса РФ (ТК РФ)‚ совместительство – это выполнение гражданином трудовых обязанностей в организации‑работодателе помимо основной работы‚ но в свободное от основной работы время. Совместительство может быть:

• внутренним – в той же организации‚ где работает сотрудник по основной должности;
• внешним – в другой юридической структуре.

Закон допускает неограниченное количество совместителей‚ однако их общее количество в одной организации не должно превышать 4 человек (п. 1 ст. 284 ТК РФ).

Электронная трудовая книжка: общие положения

ЭТК вводится на основании:

• Федерального закона № 439‑ФЗ от  г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ»;
• Трудового кодекса РФ (ст. 2‚ п. 4 ч. 1 439‑ФЗ);
• Постановления Правительства РФ от  № 225 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек»;
• Писем Минтруда РФ (например‚ 14‑2/В‑308 от ‚ 14‑2/В‑357 от ).

ЭТК хранится в едином реестре Пенсионного фонда России (ПФР) и доступна сотруднику через личный кабинет на портале Госуслуги ПФР.

Нормативно‑правовая база‚ регулирующая запись о совместительстве

Какие сведения вносятся в ЭТК о совместительстве?

Запись о совместительстве содержит те же реквизиты‚ что и запись о основной работе‚ но с пометкой «совместительство». Обязательные поля:

1. Дата приёма на работу (день‚ месяц‚ год);
2. Наименование организации‑работодателя (полное официальное название).
3. Код организации (по классификатору ОКВЭД/ОКПО).
4. Должность (по классификатору ДК 021‑2000).
5. Подразделение (если применимо).
6. Тип занятости – совместительство (внутреннее/внешнее).
7. Основание приёма – ссылка на трудовой договор‚ дополнительное соглашение или приказ.
8. Дата увольнения (при прекращении совместительства) и основание (расторжение договора‚ перевод и т.д.).

В ЭТК эти данные фиксируются в разделе «Сведения о трудовой деятельности» формы ЕФС‑1‚ подраздел 1.1 с использованием специального кода «А» (запись о совместительстве).

Порядок внесения записи о совместительстве в ЭТК

Подготовительный этап

• Заключить отдельный трудовой договор (или дополнительное соглашение к основному договору) с указанием режима совместительства.
• Подготовить приказ о приёме на работу (ст. 57 ТК РФ) и‚ при необходимости‚ приказ об увольнении.
• Сформировать электронный документ ЕФС‑1 (раздел 1‚ подраздел 1.1) в системе «Электронный кадровый документооборот» (ЭКД).

Ввод данных в систему

1. Авторизоваться в личном кабинете работодателя на портале Госуслуги или в специализированной системе ПФР.
2. Выбрать сотрудника‚ у которого оформляется совместительство.
3. Заполнить форму ЕФС‑1‚ подраздел 1.1:
   • Указать код «А» – совместительство.
   • Ввести все реквизиты‚ перечисленные в пункте 4.
   • Прикрепить сканы договора и приказа (по требованию).
4. Отправить форму на проверку. После автоматической валидации запись появляется в реестре ЭТК.

Уведомление работника

Согласно 439‑ФЗ‚ работодатель обязан известить сотрудника о внесении записи в ЭТК и о праве работника выбрать форму трудовой книжки. Уведомление может быть оформлено в виде:

• письма‑уведомления (бумажного или электронного);
• сообщения в личном кабинете ПФР.

При увольнении с совместительства

1. Оформить приказ об увольнении (ст. 282 ТК РФ).
2. Внести в ЕФС‑1 дату увольнения и основание прекращения договора.
3. При необходимости – оформить перевод с совместительства на основную должность (письмо Минтруда 14‑2/В‑308).

Перевод с совместительства на основную работу и обратно

Если совместитель переходит на основную работу в той же организации‚ необходимо:

1. Составить дополнительное соглашение к основному трудовому договору‚ в котором указать дату начала основной работы.
2. Оформить приказ о переводе (пункт 4 ч. 1 ст. 2 439‑ФЗ).
3. Внести в ЭТК запись о переводе с указанием кода «А» (совместительство) и кода «Б» (основная работа) – обе записи сохраняются в хронологическом порядке.

Обратный переход (с основной на совместительство) оформляется аналогично‚ но с указанием нового режима занятости.

Примеры записей в ЭТК

Приём на работу по внешнему совместительству

<record>
 <date></date>
 <organization>ООО «ТехноСервис»‚ ИНН 7701234567</organization>
 <code>А</code> 
 <position>Инженер‑технолог</position>
 <division>Отдел разработки</division>
 <basis>Трудовой договор № 12/2025 от </basis>
</record>

Увольнение с совместительства

<record>
 <date></date>
 <organization>ООО «ТехноСервис»‚ ИНН 7701234567</organization>
 <code>А</code>
 <position>Инженер‑технолог</position>
 <basis>Приказ № 45/2026 от о расторжении договора совместительства</basis>
</record>

Перевод с совместительства на основную должность

<record>
 <date></date>
 <organization>ООО «ТехноСервис»‚ ИНН 7701234567</organization>
 <code>Б</code> 
 <position>Главный инженер</position>
 <basis>Дополнительное соглашение № 3/2026 от о переводе с совместительства на основную работу</basis>
</record>

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязательно ли вносить сведения о совместительстве в ЭТК?

Да. Пункт 4 ч. 1 ст. 2 439‑ФЗ обязывает работодателя фиксировать все трудовые отношения‚ включая совместительство‚ в электронной трудовой книжке.

Можно ли отказаться от ведения ЭТК?

Работник имеет право выбрать форму трудовой книжки (бумажную или электронную). Однако с 1 января 2024 года большинство государственных и крупных частных работодателей обязаны вести ЭТК‚ а отказ от неё возможен только при наличии уважительных причин‚ подтверждённых в письменной форме.

Нужно ли предъявлять бумажную трудовую книжку при оформлении совместительства?

Не требуется. Приём на работу по совместительству оформляется отдельным трудовым договором и приказом. Запись в ЭТК делается работодателем‚ а работник получает уведомление в личном кабинете ПФР.

Можно ли вносить запись о совместительстве не в хронологическом порядке?

Да. По пункту 20 Правил ведения и хранения трудовых книжек запись может быть сделана блоком (одновременно о приёме и увольнении) после получения всех необходимых документов.

Какие коды используются в ЭТК для обозначения совместительства?

Для совместительства применяется код «А». При переводе на основную работу – код «Б». При увольнении запись сохраняет прежний код‚ но в графе «Основание» указывается приказ об увольнении.

Как проверить‚ что запись внесена корректно?

В личном кабинете ПФР в разделе «Электронная трудовая книжка» можно просмотреть все записи. При обнаружении ошибок следует подать заявление работодателю о корректировке‚ приложив оригиналы документов.

Ведение сведений о совместительстве в электронной трудовой книжке – обязательный процесс‚ который обеспечивает прозрачность трудовых отношений‚ упрощает проверку страхового стажа и защищает права работников. Правильное оформление документов (трудовой договор‚ приказ‚ дополнительное соглашение) и своевременный ввод данных в систему ЕФС‑1 позволяют избежать конфликтов с контролирующими органами и гарантировать‚ что опыт работы по совместительству будет официально подтверждён.

Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю – обратитесь к специалисту отдела кадров или к юристу‚ специализирующемуся на трудовом праве. Правильный подход к оформлению совместительства в ЭТК экономит время и защищает интересы обеих сторон.