Вопрос о внесении записи о работе по совместительству в трудовую книжку часто вызывает путаницу у как работников, так и работодателей. Законодательство не обязывает делать это, но если работник того желает, у него есть на это право. Давайте разберем все нюансы: когда, как и кем вносится такая запись.
Ключевые принципы, которые нужно помнить
- Запись вносит только основной работодатель. Это главное правило. Если вы работаете по совместительству в другой организации (внешнее совместительство), запись о этой работе вносится не туда, а на ваше основное место работы, по месту хранения вашей трудовой книжки.
- Запись делаеться только по письменному заявлению работника. Без вашего заявления работодатель не имеет права вносить такие сведения.
- Основанием для записи являются кадровые документы: приказ о приеме на работу по совместительству и приказ об увольнении с этой работы (или иной документ, подтверждающий начало и окончание трудовых отношений).
- Запись не является обязательной. Трудовой кодекс РФ не предусматривает обязанности работодателя вносить сведения о совместительстве. Это право работника.
Когда целесообразно вносить запись?
По общему правилу и для удобства ведения книги запись о совместительстве целесообразно вносить уже после того, как сотрудник уволился с работы по совместительству. Это позволяет избежать путаницы и внести итоговую запись об увольнении с этой должности в хронологическом порядке.
Однако на практике запись может быть внесена и в период работы по совместительству, если работник подаст заявление. Формулировка будет соответствовать датам приема и, соответственно, дате увольнения (если увольнение уже произошло).
Разница между внутренним и внешним совместительством
Внутреннее совместительство
Работа по совместительству в той же организации, где у вас основное место работы. Запись вносится в ту же трудовую книжку, что и запись об основной работе. Порядок тот же: по заявлению, на основании приказов.
Внешнее совместительство
Работа по совместительству в другой организации. Здесь действует важное правило: в бумажную трудовую книжку внешнего совместителя запись вносить не нужно. Почему? Потому что основным работодателем, который хранит вашу трудовую книжку, является ваша «основная» организация. Именно она не вносит запись о работе в другой компании. Запись о внешнем совместительстве может быть оформлена только по желанию работника в виде справки с места работы по совместительству, которая выдается по его запросу. Эта справка не является частью трудовой книжки.
Важно: Если вы работаете внешним совместителем и хотите, чтобы эта работа была отражена в вашей трудовой книжке, вы можете попросить основного работодателя сделать запись на основании предоставленных вами документов (приказ о приеме и увольнении с места совместительства). Но это делается по его усмотрению, так как закон этого не требует.
Порядок действий: пошаговая инструкция
- Работник подает заявление. Напишите заявление на имя руководителя основной организации с просьбой внести в трудовую книжку запись о работе по совместительству в другой организации (или в своей, если внутреннее совместительство).
- Работник предоставляет документы. К заявлению приложите копии кадровых документов с места работы по совместительству: приказ о приеме на работу (или трудовой договор) и приказ об увольнении (или документ о прекращении трудового договора).
- Основной работодатель проверяет документы. Кадровая служба проверяет подлинность и правильность оформления предоставленных документов.
- Внесение записи. Если документы в порядке, кадровик вносит запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Запись делается в соответствии с правилами ведения трудовых книжек.
- Отметка о заявлении. На заявлении работника ставится отметка о принятии и дата, либо работнику выдается копия приказа о внесении записи.
Образцы документов
Образец заявления работника
Директору ООО "Ромашка" Иванову И.И; от сотрудника Петрова Петра Петровича Заявление Прошу внести в мою трудовую книжку запись о работе по совместительству в ООО "Цветок" с по в должности бухгалтера. К заявлению прилагаю копии документов: Приказ о приеме на работу по совместительству от № 5-к. Приказ об увольнении от № 10-к. "___" __________ 20__ г. _________________ / Петров П.П. /
Образец записи в трудовую книжку (для внутреннего или внешнего совместительства, если основной работодатель согласился)
В разделе «Сведения о работе» после записи об основной работе (или в соответствующем хронологическом периоде) вносится:
Принят на работу по совместительству на должность бухгалтера. (Приказ от № 5-к) Уволен с работы по совместительству. (Приказ от № 10-к)
Примечание: Для внешнего совместительства даты и должность берутся из документов с того места работы, где вы совмещались.
Частые вопросы и ответы
Может ли работодатель отказать во внесении записи?
Да, может, так как это право, а не обязанность; Но если запись внесена, она должна быть точной и подтвержденной документами.
Что делать, если запись о совместительстве уже есть в книжке, а я уволился с основного места?
Запись о совместительстве не аннулируется при увольнении с основной работы. Она остается в вашей трудовой книжке как факт вашей трудовой деятельности. При устройстве на новую основную работу вы предъявляете книжку с этой записью.
А если у меня электронная трудовая книжка (ЭТК)?
В ЭТК сведения о работе по совместительству также вносятся только основным работодателем по заявлению работника и на основании документов. Порядок аналогичен. Однако технически возможность внесения таких сведений зависит от функционала системы ЭТК вашего работодателя.
Запись о совместительстве в трудовую книжку — это право работника, а не его обязанность. Основной работодатель вносит ее только по письменному заявлению и на основании документов с места совместительства. Для внешнего совместительства такая запись в бумажную книжку не является стандартной практикой, но может быть оформлена по просьбе работника. Всегда согласовывайте этот вопрос с кадровой службой своего основного места работы и предоставляйте им заверенные копии необходимых документов.
Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется обращаться к актуальным редакциям Трудового кодекса РФ, Правилам ведения и хранения трудовых книжек и официальным разъяснениям Минтруда России (например, письмо от № 14-6/ООГ-1867).