Работа по совместительству — распространенная практика, позволяющая гражданам реализовывать свой профессиональный потенциал в нескольких местах одновременно. Однако с кадровый точки зрения оформление таких сотрудников имеет ряд существенных нюансов. Особенно много вопросов возникает у работодателей и самих работников относительно того, как именно вносятся сведения о трудовой книжке на совместителя. В этой статье мы подробно разберем все правовые аспекты данного вопроса.
Общие правила: кто ведет трудовую книжку совместителя?
В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом, подтверждающим как сам факт исполнения должностных обязанностей, так и его продолжительность. Главное правило, которое необходимо усвоить: трудовая книжка совместителя всегда находится у работодателя по основному месту работы.
Работодатель, у которого сотрудник трудится по совместительству, не имеет права забирать или хранить его трудовую книжку. Именно поэтому многие совместители задаются вопросом: отражается ли их дополнительная работа в этом документе?
Вносится ли запись о совместительстве в трудовую книжку?
Здесь кроется самое важное правило: сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку исключительно по желанию самого работника. Это не обязанность работодателя, а его право, реализуемое только по инициативе сотрудника.
Если работник не просит внести запись о совместительстве, работодатель по основному месту работы этого не делает. В таком случае в бумажную трудовую книжку внешнего совместителя запись не вносится, однако стаж все равно учитывается (в т.ч. в электронной трудовой книжке — ЕФС-1).
Внутреннее и внешнее совместительство: в чем разница?
Порядок внесения сведений зависит от того, какой вид совместительства имеет место:
- Внутреннее совместительство — когда сотрудник работает по совместительству в той же организации, что и по основному месту работы. В этом случае кадровик делает запись по просьбе работника. Поскольку документ находится внутри компании, никаких дополнительных справок предоставлять не нужно.
- Внешнее совместительство — когда сотрудник трудится у другого работодателя. Запись вносится по основному месту работы на основании подтверждающих документов от второго работодателя.
Какие документы нужны для внесения записи внешнему совместителю?
Чтобы работодатель по основному месту работы внес сведения о внешнем совместительстве, кадровику необходимо предоставить ряд документов. К ним относятся:
- Копия приказа о приеме на должность совместителя, заверенная работодателем по совместительству.
- Выписка или иной документ, подтверждающий факт работы (с указанием названия компании-работодателя, реквизитов приказа о приеме, даты, когда сотрудник начал выполнять свои обязанности).
- Копия трудового договора о работе по совместительству (также заверенная надлежащим образом).
Только на основании этих документов кадровик по основному месту работы имеет право сделать соответствующую отметку.
Правила и порядок заполнения трудовой книжки
Отличительной чертой записи о совместительстве выступает обязательное указание на то, что работа выполняется именно на этих условиях. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование организации-работодателя по совместительству. Затем вносится сама запись, например: «Принят в отдел продаж на должность менеджера по совместительству».
Хронологический порядок или блоками?
Согласно актуальным правилам, записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься двумя способами:
- В хронологическом порядке, по мере наступления событий (сразу после приема, перевода или увольнения).
- Блоками — одновременно о приеме и увольнении после того, как работник прекратит трудовой договор с организацией-совместителем. Это бывает удобно, если работник не сразу принес подтверждающие документы.
Образец внесения записи
Пример правильной записи в трудовой книжке при внешнем совместительстве:
…
Графа 1: № записи — 15
Графа 2: Дата,
Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)
Принят в бухгалтерию на должность бухгалтера по совместительству
Графа 4: Приказ от № 45-к
…
Электронная трудовая книжка (ЕФС-1) и совместители
С переходом на электронные трудовые книжки ситуация с совместителями стала прозрачнее. Работодатель по совместительству обязан представлять сведения о трудовой деятельности таких сотрудников в Пенсионный фонд (сейчас, в составе отчетов ЕФС-1). Таким образом, даже если работник не попросил внести запись в бумажную трудовую книжку по основному месту работы, период работы по совместительству будет учтен в электронном формате и не потеряется при расчете пенсии или стажа.
Краткие итоги
Оформление трудовой книжки совместителя подчиняется строгим правилам, которые важно соблюдать как кадровикам, так и самим работникам:
- Трудовая книжка хранится только по основному месту работы.
- Запись о совместительстве делается только по желанию работника.
- Для внешнего совместительства требуются заверенные копии приказа или трудового договора от второго работодателя.
- Записи можно вносить как в хронологическом порядке, так и блоками (прием + увольнение).
- В записи обязательно должна быть пометка «по совместительству».
- Электронные сведения подаются работодателем по совместительству в обязательном порядке.
Граждане самостоятельно решают, сколько должностей им совмещать — законом количество мест работы по совместительству не нормируется. Главное — правильно фиксировать этот стаж, чтобы обеспечить себе непрерывность трудовой истории и корректный расчет пенсионных накоплений.