Временная работа – это неотъемлемая часть современного рынка труда. Она может быть связана с замещением отсутствующего сотрудника, выполнением сезонных работ или реализацией краткосрочных проектов. Однако, многие работодатели и работники задаются вопросом: нужно ли вносить запись в трудовую книжку о временной работе? В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления временной занятости в трудовой книжке.
Когда записи в трудовую книжку о временной работе не требуются
- Временная работа оформляется на срок до 3 месяцев;
- Работник выполняет работы вахтовым методом;
- Временная работа связана с замещением отсутствующего работника (например, во время декретного отпуска);
- Сотрудник работает по совместительству.
В этих случаях сведения о временной работе фиксируются только в электронной трудовой книжке (если работник выбрал этот формат) или в кадровых документах организации.
Когда запись в трудовую книжку о временной работе необходима
Запись в трудовую книжку о временной работе вносится в следующих случаях:
- Временный перевод становится постоянным – если временная работа продлевается и становится постоянной, необходимо внести соответствующую запись;
- Временная работа превышает 3 месяца – если временная работа длится более 3 месяцев, запись в трудовую книжку обязательна;
- Работник изъявил желание сохранить бумажную трудовую книжку – если сотрудник работает по временному трудовому договору и ранее не перешел на электронную трудовую книжку, запись в бумажный документ должна быть внесена.
Правила внесения записи о временной работе в трудовую книжку
Если вы решили внести запись о временной работе в трудовую книжку, следуйте этим правилам:
Подготовка к внесению записи
- Убедитесь, что временная работа действительно требует внесения записи (смотрите критерии выше);
- Подготовьте приказ о временном переводе или о приеме на временную работу;
- Проверьте правильность заполнения ьного листа трудовой книжки (ФИО, дата рождения, образование и т.д.);
- Убедитесь, что у вас есть все необходимые документы для внесения записи (трудовой договор, приказ и т.д.).
Формат записи в трудовой книжке
Запись о временной работе вносится в раздел «Сведения о работе» в следующем формате:
Пример записи:
Графа 1: Порядковый номер записи (например, 5);
Графа 2: Дата начала временной работы (например, );
Графа 3: Наименование должности с указанием «временно» или «исполняющий обязанности» (например, «Инженер по разработке ПО, временно исполняющий обязанности ведущего инженера»);
Графа 4: Основание – приказ о временном переводе (например, «Приказ от № 45-к»).
Образец записи о временной работе
Вот пример, как может выглядеть запись в трудовой книжке о временной работе:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 5 | Принят на должность инженера по разработке ПО, временно исполняющего обязанности ведущего инженера | Приказ от № 45-к |
Исправление ошибок в записи
Если вы допустили ошибку при внесении записи, следуйте этим правилам:
- Зачеркните неправильную запись одной чертой;
- Сверху напишите правильную запись;
- На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделайте ссылку на документ, подтверждающий исправление (например, «Исправление внесено на основании приказа от № 50-к»);
- Заверьте исправление подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации (если есть).
Особенности работы с электронными трудовыми книжками
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Если работник выбрал электронный формат, запись о временной работе вносится в электронную базу данных. При этом:
- Работник должен подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку;
- В бумажной трудовой книжке делается запись о выборе электронного формата;
- Сотрудник и работодатель расписываются в бумажной трудовой книжке;
- Документ возвращается сотруднику на руки.
В электронной трудовой книжке запись о временной работе вносится автоматически на основании приказа о временном переводе.
Что делать, если работник отказывается от бумажной трудовой книжки
Если работник, ранее имевший бумажную трудовую книжку, решает перейти на электронный формат, следуйте этим шагам:
- Получите от работника заявление о переходе на электронную трудовую книжку;
- Внесите в бумажную трудовую книжку запись о выборе электронного формата;
- Заверьте запись подписью работника и работодателя;
- Верните трудовую книжку работнику на руки;
- Внесите сведения о временной работе в электронную трудовую книжку.
Пример записи о переходе на электронную трудовую книжку:
Графа 1: Порядковый номер записи;
Графа 2: Дата внесения записи;
Графа 3: «Сведения о выборе электронной трудовой книжки»;
Графа 4: Основание – заявление работника и приказ о переходе на электронный формат.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли вносить запись в трудовую книжку о временной работе, если она длится менее 3 месяцев?
Нет, если временная работа длится менее 3 месяцев, запись в трудовую книжку не вносится. Однако, сведения о такой работе фиксируются в электронной трудовой книжке (если работник выбрал этот формат) или в кадровых документах организации.
Можно ли не вносить запись о временной работе, если работник работает по совместительству?
Да, если работник работает по совместительству, запись в трудовую книжку о временной работе не вносится. Однако, сведения о работе по совместительству фиксируются в кадровых документах организации.
Что делать, если временная работа становится постоянной?
Если временная работа становится постоянной, необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку. В графе 3 раздела «Сведения о работе» укажите: «Принят на должность [наименование должности] на постоянной основе».
Можно ли внести запись о временной работе задним числом?
Нет, запись о временной работе должна быть внесена в день издания приказа о временном переводе или приеме на работу. Вносить записи задним числом не допускается.
Внесение записи в трудовую книжку о временной работе – это ответственный процесс, который требует соблюдения определенных правил и норм трудового законодательства. Если вы не уверены, нужно ли вносить запись в конкретном случае, обратитесь к юристу или специалисту по кадрам; Помните, что правильное оформление трудовой книжки защищает интересы как работника, так и работодателя.
Следуйте нашим рекомендациям, и вы сможете правильно оформить запись о временной работе в трудовой книжке, избегая ошибок и спорных ситуаций.
Дополнительная информация:
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Приказом Минтруда России от № 320н;
- С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек;
- Работник может в любой момент перейти с бумажной трудовой книжки на электронную, подав соответствующее заявление.