Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую историю сотрудника. Одним из часто возникающих вопросов является: нужно ли вносить запись о временном исполнении обязанностей (например‚ «исполняющий обязанности начальника отдела») и как это делается‚ если запись обязательна. В статье мы разберём нормативную базу‚ различия между временным и постоянным исполнением обязанностей‚ порядок внесения записей и типичные ошибки.
Законодательная база
Оформление записей в трудовой книжке регулируется следующими нормативными актами:
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О правилах ведения трудовых книжек»;
- Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ)‚ главы 5‑6 (трудовые отношения‚ порядок оформления и изменения условий труда);
- Приказы работодателя‚ регламентирующие перевод‚ назначение и временное исполнение обязанностей.
Ни один из указанных актов не предписывает вносить запись о временном исполнении обязанностей. Оформление такой записи допускается только в случае‚ если временный перевод становится постоянным или если работнику присваивается новая профессия/разряд.
Что считается «исполняющим обязанности»?
Термин «исполняющий обязанности» (И.О.) применяется‚ когда сотрудник временно (обычно от нескольких дней до нескольких месяцев) выполняет функции другого работника‚ который находится в отпуске‚ отгуле‚ в отставке или временно не может исполнять свои должностные обязанности. При этом:
- Должностные обязанности полностью совпадают с обязанностями должностного лица‚ но не меняется штатное расписание;
- Назначение И.О. оформляется приказом работодателя‚ в котором указываются срок и основание назначения;
- Оплата труда может быть изменена (надбавка за исполнение обязанностей)‚ но это фиксируется в расчётных листах‚ а не в трудовой книжке.
Временное исполнение обязанностей – запись в трудовую книжку?
Согласно пункту 2.1 КонсультантПлюс и разъяснениям Минтруда‚ внесение записи о временном исполнении обязанностей в трудовую книжку не предусмотрено. Причины:
- Трудовая книжка фиксирует постоянные кадровые изменения (приём‚ перевод‚ увольнение‚ присвоение разряда‚ награждение);
- Временный характер И.О. не влияет на стаж‚ квалификацию и структуру должностных обязанностей в официальном учёте;
- Запись о временном И.О. может противоречить требованиям ТК РФ и привести к ошибкам в расчётах пенсий и соцстрахования.
Поэтому‚ если И.О. остаётся временным‚ в трудовой книжке запись не делается. Оформление фиксируется только в приказе и в личном деле сотрудника.
Когда запись обязательна?
Запись в трудовую книжку требуется в следующих случаях:
- Постоянный перевод – когда временный И.О. становится постоянным (например‚ после испытательного срока);
- Назначение на новую должность – если работнику присваивается новая должность‚ требующая изменения в штатном расписании;
- Присвоение новой профессии или разряда – в случае установления второй (или последующей) профессии‚ присвоения разряда‚ квалификационной категории;
- Награждение‚ повышение квалификации – если запись относится к разделу «Сведения о награждении».
Порядок внесения записи о постоянном переводе/назначении
Для корректного заполнения раздела «Сведения о работе» необходимо выполнить следующие шаги:
- Подготовить приказ о переводе (или назначении) с указанием:
- Дата и номер приказа;
- ФИО сотрудника;
- Наименование прежней и новой должности;
- Дата фактического начала исполнения новых обязанностей;
- Основание (например‚ «временный перевод‚ признанный постоянным»).
- Определить порядковый номер записи – в графе 1 раздела «Сведения о работе» указывается порядковый номер (следующий после последней записи).
- Заполнить графы 2‑4:
- Графа 2 – дата начала работы в новой должности (фактическая дата).
- Графа 3 – наименование организации (если перевод внутри одной организации‚ указывается подразделение).
- Графа 4 – указание на приказ о переводе (номер и дата).
- Подписать запись – запись заверяется подписью работника и работодателя (или их уполномоченных лиц).
- Внести запись в электронную форму (если используется электронная трудовая книжка) – аналогично‚ но без подписи‚ через госуслуги.
Пример оформления записи
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | 12 |
| 2 | |
| 3 | ООО «СтройТех»‚ отдел проектирования |
| 4 | Приказ № 45 от «О постоянном переводе Иванова И.И. на должность ведущего инженера‑проектировщика» |
Если речь идёт о присвоении второй профессии‚ запись выглядит так:
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | 13 |
| 2 | |
| 3 | Установлена вторая профессия – электрогазосварщик 3 разряда‚ возложены обязанности по выполнению электрогазосварочных работ в цехе №2 |
| 4 | Удостоверение № 12/2026 от ‚ приказ № 78 от |
Типичные ошибки и как их избежать
- Запись о временном И.О. – самая распространённая ошибка. Временный перевод фиксируется только в приказе и личном деле.
- Отсутствие ссылки на приказ – в графе 4 обязательно указывается номер и дата приказа; без этого запись считается неполной.
- Неправильный порядок граф – соблюдайте последовательность 1‑2‑3‑4‚ иначе запись будет отклонена при проверке.
- Не учитывается срок стажа – при постоянном переводе стаж считается непрерывным‚ поэтому не следует указывать «новый срок работы».
- Отсутствие подписи работника – в бумажной форме подпись обязательна; в электронных – подтверждение через электронную подпись.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли вносить запись‚ если И.О. продлён более 6 месяцев?
Нет. Длительность не меняет правовой статус – пока И.О. не оформлен как постоянный перевод‚ запись в трудовую книжку не требуется.
Можно ли в трудовую книжку записать «исполняющий обязанности» в графе «Сведения о награждении»?
Нет. Это будет ошибкой. Награждения фиксируются отдельно‚ а исполнение обязанностей – в приказе и личном деле.
Как оформить запись‚ если сотрудник одновременно получает новую профессию и переводится на постоянную должность?
В таком случае делаются две отдельные записи: первая – о переводе (раздел «Сведения о работе»)‚ вторая – о присвоении второй профессии (раздел «Сведения о работе»‚ но с указанием разряда и удостоверения).
Что делать‚ если в трудовой книжке уже была сделана запись о временном И.О.?
Необходимо оформить корректирующее заявление и‚ совместно с работодателем‚ подать в отдел кадров запрос на исправление записи. При этом вносятся пометки о том‚ что запись была ошибочной и удаляется.
Можно ли использовать электронную трудовую книжку для записи о постоянном переводе?
Да. Процедура аналогична бумажной‚ но запись вносится через портал Госуслуг с указанием номера и даты приказа. Электронная подпись заменяет подписи на бумаге.
Запись в трудовую книжку о выполнении обязанностей исполняющего (И.О.) требуется только в случае‚ когда временный перевод становится постоянным или когда сотруднику присваивается новая профессия/разряд. Временное исполнение обязанностей фиксируется исключительно в приказе и личном деле‚ а не в трудовой книжке. При оформлении постоянного перевода необходимо строго соблюдать порядок заполнения граф 1‑4‚ указывать номер и дату приказа‚ а также подписи сторон.
Соблюдение этих правил поможет избежать проблем при проверках инспекции труда‚ гарантировать правильный расчёт стажа и обеспечить корректность будущих пенсионных начислений;
Автор статьи – юридический консультант‚ специализирующийся на трудовом праве. Дата публикации: .