Это один из самых частых и важных вопросов‚ связанных с ведением трудовой книжки. Короткий ответ: да‚ запись делается обязательно. Однако её содержание и оформление имеют свои особенности‚ которые необходимо знать и работнику‚ и работодателю.

Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и трудовую деятельность гражданина. Любое изменение условий трудового договора‚ включая перевод‚ должно в ней отражаться. Игнорирование этого правила может привести к проблемам при расчёте пенсии или в иных правовых ситуациях.

Правовая основа: что говорит Трудовой кодекс РФ?

Основным нормативным актом является Трудовой кодекс Российской Федерации. Ключевые положения:

• Статья 74.1 ТК РФ «Изменение определенных сторонами условий трудового договора по инициативе работодателя». В ней прямо указано‚ что перевод на другую постоянную работу в той же или другой местности (как постоянный‚ так и временный) является изменением условий трудового договора.
• Статья 77 ТК РФ перечисляет основания для увольнения‚ но косвенно подтверждает‚ что перевод — это изменение условий договора‚ требующее оформления.
• Статья 66 ТК РФ обязывает работодателя при приеме на работу (в т.ч. и при переводе) оформить с работником письменный договор‚ а также внести соответствующую запись в трудовую книжку.

Важный нюанс: перевод постоянный vs. временный

С точки зрения оформления в трудовой книжке разницы между постоянным и временным переводом практически нет. В обоих случаях требуется запись. Однако есть смысловое различие:

1. Постоянный перевод: меняется запись о приеме на работу. Указывается новая должность и подразделение. Старая запись не зачёркивается‚ а дополняется новой.
2. Временный перевод: обычно оформляется как совмещение профессий (должностей) или выполнение работ на другой должности временно. В записи обязательно должно быть указано‚ что перевод временный‚ и срок‚ на который он осуществляется (если он определён).

Как правильно оформить запись о временном переводе?

Запись делается на основании изданного работодателем приказа (распоряжения) о переводе. Формулировка должна быть точной и однозначной.

Пример корректной записи:

«Переведён временно на должность [название должности] в [название отдела/подразделения] с [дата начала] по [дата окончания] (или «на период отсутствия [ФИО основного сотрудника]»).

Если срок перевода изначально не определён‚ запись может выглядеть так: «Переведён временно на должность… до особого распоряжения руководства».

Что НЕЛЬЗЯ делать:

• Делать запись «по совмещению»‚ если перевод не является совмещением в юридическом смысле (совмещение — это выполнение дополнительной работы на той же или другой должности за доплату).
• Указывать неясные формулировки: «временно исполняет обязанности»‚ «замещает»‚ без ссылки на конкретную должность и срок.
• Оформлять перевод только внутренним распоряжением без внесения записи в книжку.

Кто и когда должен внести запись?

Обязанность по внесению записи лежит на работодателе (организации). Конкретно эту работу выполняет отдел кадров (бухгалтерия‚ секретарь).

Запись вносится не позднее дня выдачи трудовой книжки работнику при вручении ему копии приказа о переводе. Если перевод происходит без перерыва в работе‚ запись вносится в день издания приказа.

Последствия отсутствия записи

Если работодатель не внес запись о временном переводе:

• Для работника: период работы на другой должности может не быть учтён при формировании пенсионных прав‚ если эта должность даёт иной код профессионального занятия (ОКПД/ОКСО). Это может повлиять на размер будущей пенсии.
• Для работодателя: это нарушение требований Трудового кодекса (ч. 1 ст. 66)‚ за которое предусмотрена административная ответственность (ч. 1 ст; 5.27 КоАП РФ), предупреждение или штраф.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: А если перевод был по служебной необходимости‚ но без письменного приказа?

Ответ: Любой перевод‚ даже по устному распоряжению‚ должен быть оформлен письменно. Отсутствие приказа — нарушение со стороны работодателя‚ но факт работы на другой должности может быть доказан другими документами (табель учёта рабочего времени‚ служебные записки‚ показания свидетелей). Однако для пенсионного фонда предпочтительна именно запись в трудовой книжке.

Вопрос: Что делать‚ если запись в книжке отсутствует‚ но я работал на другой должности?

Ответ: Нужно обратиться к работодателю с письменным заявлением о внесении корректирующей записи. Если работодатель отказывается‚ можно обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для восстановления своих прав.

Вопрос: При временном переводе сохраняется ли прежняя запись?

Ответ: Да‚ прежняя запись о приеме на работу остаётся. Под ней делается новая запись о временном переводе. После окончания срока перевода и возврата на прежнюю должность делается ещё одна запись: «Переведён обратно на прежнюю должность…».

Всегда проверяйте свою трудовую книжку после любых изменений в работе. Грамотно оформленная запись, это ваша гарантия защищённости и спокойствия в будущем.

Примечание: Информация предоставлена на основе действующего законодательства РФ (Трудовой кодекс) по состоянию на 21 мая 2026 года. Для получения персональной консультации рекомендуется обращаться к юристу или в Государственную инспекцию труда.