В трудовой книжке работника фиксируются все сведения о трудовой деятельности. Когда работодатель выдает работнику вкладыш (дополнительный лист, в котором указываются сведения о работе, если в основной книге места не хватает), в трудовой книжке необходимо сделать специальную запись. Ниже приведена подробная инструкция, основанная на актуальных нормативных актах и практических рекомендациях.
Что такое вкладыш и зачем он нужен
- Вкладыш – отдельный лист, который прикрепляется к трудовой книжке.
- Он используется, когда в основной книге не осталось свободных строк для записи сведений о работе.
- Вкладыш содержит те же сведения, что и запись в основной книге: название работодателя, должность, даты начала и окончания работы, причину увольнения и т.д.
Когда требуется выдача вкладыша
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку и вносить в неё сведения о трудовой деятельности. Если в основной книге нет места, работодатель выдает вкладыш. Это правило применяется как к бумажной, так и к электронной трудовой книжке.
Порядок выдачи вкладыша
- Подготовка документа – работодатель заполняет бланк вкладыша, указывая все необходимые сведения.
- Подпись работника – работник подписывает бланк, подтверждая получение и правильность данных.
- Прикрепление вкладыша – вкладыш прикрепляется к трудовой книжке с помощью скрепки или клея.
- Фиксация в основной книге – в основной книге делается запись о выдаче вкладыша.
Как сделать запись в трудовой книжке о выдаче вкладыша
Запись в трудовой книжке о выдаче вкладыша должна быть оформлена в соответствии с правилами заполнения трудовой книжки. Ниже приведён пример такой записи.
Шаг 1. Открыть свободную строку в основной книге
В свободной строке указываем:
- Графа 1 – порядковый номер записи.
- Графа 2 – дата выдачи вкладыша.
- Графа 3 – текст записи.
- Графа 4 – подпись работника (если требуется).
Шаг 2. Заполнить графу 3 (текст записи)
Текст записи должен быть точным и содержать следующую информацию:
«Выписка из трудовой книжки №№ (номер вкладыша) от дата выдачи – выдан вкладыш с сведениями о трудовой деятельности работника, в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.»
Если в вкладыше указана конкретная должность, название организации и даты работы, можно дополнить запись:
«Выписка из трудовой книжки №№ (номер вкладыша) от дата выдачи – выдан вкладыш с сведениями о работе в компании Название организации на должности Должность с дата начала по дата окончания.»
Шаг 3. Подпись и печать
После заполнения записи работодатель ставит подпись и печать (если применимо). Работник может подписать запись, подтверждая правильность данных.
Пример записи в трудовой книжке
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| 12 | Выписка из трудовой книжки №1234 от – выдан вкладыш с сведениями о работе в ООО «Рога и копыта» на должности Менеджер по продажам с по . | Иванов И.И. |
Электронная трудовая книжка
В случае электронного варианта записи о выдаче вкладыша процедура аналогична, но запись делается в электронном журнале. В электронном журнале указываются:
- Порядковый номер записи.
- Дата выдачи.
- Текст записи (ссылка на электронный вкладыш).
- Подпись работника в цифровом формате.
Согласно рекомендациям КонсультантПлюс и Департамента труда и социальной защиты населения, электронная запись должна быть подписана в соответствии с требованиями Федерального закона «Об электронных документах».
Сроки и ответственность
Работодатель обязан выдать вкладыш и сделать запись в трудовой книжке в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления работника о выдаче вкладыша. При задержке работодатель может быть привлечён к ответственности за нарушение трудового законодательства.
Что делать, если запись не сделана
- Обратитесь в отдел кадров с письменным заявлением о необходимости записи.
- Если работодатель отказывается, можно обратиться в Трудовую инспекцию для проверки соблюдения законодательства.
- В случае отказа от выдачи вкладыша можно подать жалобу в Департамент труда и социальной защиты населения.
Запись в трудовой книжке о выдаче вкладыша – это обязательный элемент ведения трудовой документации. Она подтверждает, что работник получил дополнительные сведения о своей работе и что они корректно зафиксированы в официальном документе. Следуя приведённой инструкции, вы сможете избежать ошибок и обеспечить правильное ведение трудовой книжки.
Если у вас возникнут вопросы по конкретным случаям или нужна помощь с оформлением, обратитесь в отдел кадров вашего предприятия или к специалисту по трудовому праву.