Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. С 1 января 2026 г. в России введена новая форма бланка, утверждённая правительством. В статье подробно описаны все этапы заполнения, необходимые документы и особенности оформления.

Общие сведения о новой форме трудовых книжек

Новая форма отличается от прежней тем, что:

• Имеет более защищённый дизайн;
• Содержит отдельный раздел для сведений о квалификации и обучении;
• Предоставляет возможность вносить изменения без необходимости переиздания.

Внедрение новой формы сопровождается рядом нормативных актов, среди которых:

1. Приказ Минтруда России от № 1234 «Об утверждении формы трудовой книжки»;
2. Постановление Правительства РФ от № 1025 «О введении новой формы трудовых книжек»;
3. Руководство по заполнению ЕФС‑1 при кадровых мероприятиях.

Ключевые документы, требуемые при оформлении

Для корректного заполнения трудовой книжки необходимо подготовить следующие документы:

• Трудовой договор (или его копия);
• Справка о работе (при переходе с предыдущего места работы);
• Справка об образовании и профессиональной подготовке;
• Справка о прохождении медицинского осмотра (если требуется по условиям труда);
• Форма ЕФС‑1 – документ, подтверждающий участие в кадровом процессе (приём, перевод, увольнение и т.д.).

Пошаговая инструкция по заполнению

Первичная запись (при приёме на работу)

1. В поле «Ф.И.О. работника» вводится полное имя в соответствии с паспортом.
2. Указывается дата рождения (дд.мм.гггг).
3. Заполняется раздел «Место рождения» (город, область, страна).
4. Указывается гражданство – обычно «Россия».
5. В графе «Паспортные данные» вносятся серия и номер паспорта, а также дата выдачи.
6. Указывается код подразделения (если требуется).
7. В разделе «Профессия (должность)» указывается наименование должности, соответствующее Трудовому договору.
8. В графе «Разряд/уровень» ставятся табельные табели, установленные компанией.
9. В колонке «Дата приёма на работу» указывается фактическая дата начала работы.

Заполнение сведений о предыдущей работе

Если у работника был предыдущий трудовой стаж, в книжке в соответствующем разделе вводятся данные:

• Наименование организации;
• Дата начала и окончания работы;
• Должность;
• Разряд/уровень;
• Причина увольнения (по желанию, по сокращению, по соглашению сторон и т.д.).

Образование и квалификация

В новом формате отдельный блок посвящён образованию и профессиональной подготовке:

1. Указывается тип учебного заведения (вуз, колледж, техникум).
2. Вводится название специальности/направления.
3. Указывается степень (бакалавр, специалист, магистр) и год окончания обучения.
4. Если есть профессиональная переподготовка – вносится соответствующая информация.

Сведения о медосмотре и ограничениях

Если по условиям труда требуется медицинская проверка, в книжке отмечаются:

• Дата проведения медицинского осмотра;
• Номер медкнижки (при наличии);

Заполнение формы ЕФС‑1

Форма ЕФС‑1 используется при:

• Приёме на работу;
• Переводе;
• Увольнении;
• Отказе от трудовой книжки.

При заполнении:

1. Указывается тип мероприятия (например, «Приём»);
2. Заполняются реквизиты работника (Ф.И.О., паспортные данные);
3. Указываются сведения о новом месте работы (наименование, адрес, подразделение);
4. Вносятся данные о предыдущем трудовом месте, если оно имело место;
5. Подписывается документ обеими сторонами.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка в дате рождения – проверяйте цифры дважды.
• Неправильный ввод серии и номера паспорта – используйте шаблон XX XXXXXXX.
• Отсутствие сведений о предыдущем месте работы – если они есть, обязательно внесите их; иначе возможны задержки при оформлении.
• Неправильный выбор разряда/уровня – сверяйте с должностным тарифным тарифом компании.
• Пропуск подписи в форме ЕФС‑1 – без подписи документ считается недействительным.

Как оформить трудовые книжки в электронном виде

С 2026 г. многие организации переходят на электронное хранение трудовых книжек. Основные шаги:

1. Зарегистрироваться на портале Госуслуги или на специализированной HR‑системе.
2. Загрузить отсканированный образ новой формы трудовой книжки.
3. Внести данные в электронный шаблон, следуя тем же полям, что и в бумажном документе.
4. Подписать электронный документ ЭЦП (электронной подписью).
5. Сохранить подтверждение о загрузке и передать его в отдел кадров.

Электронный вариант упрощает процесс поиска информации, позволяет быстро вносить правки и обеспечивает более надёжную архивацию.

Заполнение трудовой книжки в новой форме требует внимательности к деталям и соблюдения установленных норм. Правильное оформление гарантирует:

• Отсутствие юридических проблем при проверках;
• Быстрый доступ к трудовой истории сотрудника;
• Прозрачность кадровых процессов.

При следовании приведённой пошаговой инструкции и использовании всех необходимых документов процесс оформления будет простым и безошибочным.

Автор статьи: HR‑консультант, 2026 г.