Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В неё вносятся не только сведения о приёме, переводе и увольнении, но и информация о присвоенных званиях, наградах, прохождении военной службы и других значимых событиях, влияющих на трудовой стаж.
Ниже представлен пошаговый алгоритм, правовые основания и примеры оформления записи о звании в трудовой книжке.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё все изменения, связанные с трудовой деятельностью.
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» – содержит требования к оформлению записей.
- Письмо Минтруда России от № 14-6/10/ООГ – разъясняет необходимость внесения сведений о прохождении военной службы (в т.ч. о присвоенных званиях).
- Ответ Роструда от – подтверждает, что запись о звании, полученном в ходе службы по контракту, должна быть внесена в трудовую книжку.
Когда требуется запись о звании?
Запись о звании вносится в следующих случаях:
- Присвоение воинского звания (например, рядовой, ефрейтор, сержант, офицер и т.д.) в ходе прохождения военной службы по призыву или по контракту.
- Получение звания в рамках государственной или ведомственной системы (например, звание «Заслуженный работник», «Почётный гражданин» и т.п.), если оно связано с трудовой деятельностью и подтверждается соответствующим документом.
- Изменение звания в связи с повышением по службе (повышение в звании) – запись делается о новом звании с указанием даты присвоения.
Какие документы необходимы для внесения записи?
- Военный билет или справка из военкомата о присвоении воинского звания (с указанием дата присвоения, наименование звания, воинская часть).
- Приказ о присвоении звания (если звание присвоено в рамках организации – например, внутреннее звание «Ведущий специалист»).
- Копия документа, подтверждающего основание для внесения записи (например, выписка из личного дела, протокол аттестационной комиссии).
Порядок внесения записи в трудовую книжку
- Подготовка страницы – найти первую свободную строку после последней записи о трудовой деятельности. Если страница заполнена, перейти на следующую чистую страницу.
- Заполнение полей (в соответствии с образцом, утверждённым Постановлением № 225):
- Дата – день, месяц, год внесения записи (обычно дата присвоения звания).
- Номер записи – последовательный номер записи в трудовой книжке.
- Сведения о работе (должность, профессия, специальность) – в данном случае указывается «Присвоено звание» и само звание (например, «Присвоено звание «Сержант»»).
- Основание для внесения записи – реквизиты документа (приказ № ___ от «___» ______ 20__ г., военный билет серия ___ № ___).
- Подпись уполномоченного лица и печать организации – обычно кадровый специалист или руководитель отдела кадров.
- Проверка корректности – убедиться, что все поля заполнены без ошибок, даты соответствуют документам, нет исправлений (если исправление необходимо – оформить его согласно инструкции по ведению трудовых книжек).
- Хранение – после внесения записи трудовая книжка возвращается сотруднику или хранится в личном деле организации в соответствии с внутренними регламентами.
- Отсутствие ссылки на основание документа. Всегда указывайте номер и дату приказа, справки или другого подтверждающего документа.
- Неправильная формулировка. Запись должна начинатся с глагола в прошедшем времени («Присвоено», «Награждено», «Повышено») и далее указывать само звание.
- Исправления без оформления. Если допущена ошибка, исправление производится путем зачеркивания неправильного текста, написания правильного выше и заверения подписью и печатью.
- Нарушение последовательности номеров записей. Номера должны идти подряд без пропусков.
- Запись о звании вносится в бумажную трудовую книжку в обычном порядке.
- В форме СЗВ-ТД указывается только информация о приёме, переводе и увольнении; сведения о звании не отражаются, но они необходимы для подтверждения стажа и могут потребоваться при назначении пенсии, льгот или при подтверждении квалификации.
- Трудовой кодекс РФ (статья 66).
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек».
- Письмо Минтруда России от № 14-6/10/ООГ.
- Ответ Роструда от о необходимости внесения сведений о воинском звании.
- Методические рекомендации по ведению трудовых книжек (Минтруд России, 2023).
Пример записи о звании
| Дата | № записи | Сведения о работе (должность, профессия, специальность) | Основание для внесения записи | Подпись, печать |
|---|---|---|---|---|
| 27 | Присвоено звание «Сержант» | Приказ командира войсковой части № 12 от г., военный билет серия АБ № 123456 | И.И. Иванов Кадровик (печать) |
Примечание: Если звание присвоено в рамках организации (например, внутреннее звание «Ведущий инженер»), в поле «Сведения о работе» указывается именно это звание, а в основании – номер внутреннего приказа.
Частые ошибки и как их избежать
Специфика записи о звании при переходе на электронный формат (СЗВ-ТД)
С 2021 года работодатели обязаны сдавать сведения о трудовой деятельности в виде формы СЗВ-ТД. Несмотря на электронный учёт, трудовая книжка остаётся обязательным документом для работника. Поэтому:
Полезные ссылки и источники
Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, стаж работы более 10 лет.
Дата публикации: 23 мая 2026 г.