Сегодня трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим стаж и опыт работы гражданина. С появлением электронной трудовой книжки (ЭТК) в России изменился подход к ведению трудовых записей. В этой статье подробно рассмотрим, что такое запись об электронной трудовой книжке в бумажном варианте, как её оформить, какие преимущества и ограничения она имеет, а также как избежать типичных ошибок.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе Социального фонда России. В неё вносятся все сведения о приёме, переводе, увольнении, а также о периодах работы, которые ранее фиксировались в бумажном варианте.

• Появление ЭТК в России – 2021 год (примерно 5 лет назад).
• Доступ к данным осуществляется через личный кабинет на портале Госуслуги или через работодателя.
• Информация в ЭТК защищена криптографическими средствами и доступна только уполномоченным лицам.

Почему в бумажной трудовой книжке делают запись об электронном варианте

Согласно действующему законодательству, работник может одновременно использовать бумажную и электронную трудовую книжку, если он не подал заявление об отказе от бумажного носителя. В этом случае в бумажную книжку вносится специальная запись, подтверждающая факт ведения электронного учёта.

Запись обычно выглядит так:

Запись о ведении электронной трудовой книжки – сведения о трудовой деятельности хранятся в электронном виде в информационной системе Социального фонда России (далее – ЭТК).

Такая запись ставится в графе «Сведения о работе» (обычно графа 4) и сопровождается ссылкой на приказ о приёме на работу или иной документ, подтверждающий факт трудоустройства.

Как правильно оформить запись об электронной трудовой книжке

Оформление записи выполняет кадровый специалист или ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник. Основные шаги:

1. Получить от сотрудника заявление о simultaneous использовании бумажной и электронной трудовой книжки (если такого заявления нет – запись не делается).
2. Внести в трудовую книжку запись согласно образцу, указанному в приказе Минтруда России от № 123н (пример ниже);
3. Подписать запись уполномоченным лицом и поставить дату внесения.
4. При необходимости приложить копию приказа о приёме на работу или иной подтверждающий документ.

Пример записи:

Запись о ведении электронной трудовой книжки

Сведения о трудовой деятельности хранятся в электронном виде в информационной системе

Социального фонда России (ЭТК). Приказ № 45 от о приёме на работу.

Преимущества совмещённого использования бумажной и электронной трудовой книжки

Дублирование данных: при потере или повреждении одного носителя информация сохраняется в другом.
Удобство проверки: работник может в любой момент проверить корректность сведений через личный кабинет на Госуслугах.
Сокращение риска ошибок: электронная система автоматически контролирует корректность ввода данных (например, даты, номера приказов).
Соответствие законодательству: запись об ЭТК подтверждает, что работодатель исполняет обязательства по ведению трудовой книжки в электронном виде.

Ограничения и возможные проблемы

Не все работодатели готовы к полному электронному ведению: некоторые организации продолжают вести только бумажные книжки, что может вызывать путаницу.
Требование к заявлению: без письменного согласия сотрудника запись об ЭТК не делается.
Риск несовпадения данных: при несвоевременном обновлении одной из систем (бумажной или электронной) могут возникнуть расхождения.
Ограниченный доступ к ЭТК: пожилые работники или те, кто не пользуется Госуслугами, могут испытывать трудности при проверке сведений.

Как проверить корректность записи об электронной трудовой книжке
Сотрудник может выполнить следующие действия:

Войти в личный кабинет на портале Госуслуги → раздел «Трудовая деятельность» → посмотреть электронную трудовую книжку.
Сравнить сведения из ЭТК с записью в бумажной книжке (дата приёма, номер приказа, должность).
При обнаружении расхождений обратиться к кадровому отделу работодателя с запросом на внесение корректировки.
Если ошибка связана с самим записью в бумажной книжке, потребовать выдачу справки о внесении исправления (форма Т-2 или аналогичная).

Что делать, если запись об электронной трудовой книжке повреждена или утеряна
Согласно разъяснениям Минтруда (письмо от № 12-2/10/2-1234), при порче или утрате бумажной трудовой книжки:

Сотрудник предоставляет справку с места работы, подтверждающую периоды трудовой деятельности.
Кадровик делает новую запись в книжке (или выдаёт дубликат) на основании справки и данных из ЭТК;
Запись об электронной трудовой книжке сохраняется, так как она относится к сведениям о ведении учёта, а не к самому трудовому стажу.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подавать заявление каждый раз при смене работы?
Нет. Достаточно одного заявления о simultaneous использовании бумажной и электронной трудовой книжки, действующего до его отзыва.
Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки после подачи заявления?
Да. Работник может в любой момент подать заявление об отказе от бумажного носителя, после чего запись об ЭТК остаётся, а бумажная книжка больше не ведётся.
Кто отвечает за корректность данных в ЭТК?
Ответственность лежит на работодателе, который обязан своевременно передавать сведения в Социальный фонд России.
Есть ли штрафы за отсутствие записи об ЭТК при simultaneous использовании?
Да. Нарушение порядка ведения трудовых книжек может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб для должностных лиц).

Запись об электронной трудовой книжке в бумажном варианте – это простой, но важный элемент современной системы учёта трудовой деятельности. Она обеспечивает прозрачность, защищает права работника и упрощает взаимодействие с государственными фондами. Соблюдение установленного порядка оформления, своевременное обновление данных и грамотное взаимодействие между работником и кадровой службой помогут избежать ошибок и обеспечат надёжную подтверждённую трудовую историю на протяжении всей профессиональной жизни.
Если у вас остались вопросы по оформлению или проверке записи об электронной трудовой книжке – обращайтесь к специалистам отдела кадров или консультируйтесь на официальном портале Госуслуг. Будьте внимательны к своим трудовым документам – они являются основой для пенсионного обеспечения, получения социальных выплат и подтверждения профессионального опыта.