Дата актуализации информации: 23 мая 2026 г․ ( 03:33:26)․
Вопрос о том‚ следует ли вносить запись об исполнении обязанностей (и․о․/врио) в трудовую книжку‚ возникает у работников и кадровых специалистов регулярно․ На первый взгляд кажется логичным зафиксировать период‚ когда сотрудник фактически выполнял функции другой должности․ Однако трудового законодательства РФ прямо не предусматривает отдельную строку для таких ситуаций․ Ниже подробно разберём‚ что говорит нормативная база‚ какие исключения существуют и как правильно оформить кадровые документы в 2026 году․
Нормативная база
- Статья 66 ТК РФ – определяет‚ какие сведения вносятся в трудовую книжку: приём на работу‚ перевод‚ увольнение‚ награждение‚ профессиональное обучение и т․д․
- Приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г․ – утверждает форму трудовой книжки и порядок её заполнения (включая электронный вариант)․
- ФЗ‑426 «О специальной оценке условий труда» и другие подзаконные акты не содержат прямого требования фиксировать исполнение обязанностей․
- Разъяснения Онлайнинспекции труда (2020‑2025 гг․) – последовательно указывают‚ что внесение отдельной записи о временном исполнении обязанностей по вакантной должности запрещено․
Что понимается под «исполнением обязанностей» (и․о․/врио)?
Исполнение обязанностей – это временное выполнение работником функций другой (обычно вакантной) должности в связи с:
- отпуском основного сотрудника;
- болезнью или нетрудоспособностью;
- временным отсутствием (командировка‚ обучение);
- перераспределением функций в рамках структурных изменений․
При этом работник сохраняет свою основную должность‚ а дополнительные функции выполняются на основании приказа о временном переводе или поручении․
Когда запись в трудовую книжку допускается
Согласно ст․ 66 ТК РФ и Приказу 320н‚ запись вносится только в случаях‚ прямо предусмотренных законодательством:
- Приём на работу (первая запись)․
- Перевод на другую должность (постоянный или временный‚ если перевод оформлен как изменение трудового договора)․
- Увольнение․
- Награждение‚ благодарность‚ применение дисциплинарного взыскания (при наличии оснований)․
- Изменение сведений о работнике (ФИО‚ дата рождения и т․п․)․
- Профессиональное обучение‚ повышение квалификации (при условии внесения в трудовую книжку по соглашению сторон)․
Если исполнение обязанностей оформлено как временный перевод (изменение трудового договора с указанием нового места работы‚ срока и условий)‚ то запись делается в разделе «Сведения о работе» как обычный перевод․ В этом случае запись разрешена․
Когда запись в трудовую книжку запрещена
Если работник лишь выполняет поручение или исполняет обязанности без оформления изменения трудового договора (т․е․ остаётся на своей основной позиции)‚ то:
- запись о таком исполнении не вносится;
- в трудовой книжке остаётся только основная должность;
- факт исполнения обязанностей подтверждается внутренними документами (приказ о поручении‚ служебная записка‚ табель учёта рабочего времени и т․д․)․
Это подтверждается разъяснениями Онлайнинспекции труда от 16 июля 2020 г․‚ 14 августа 2025 г․ и другими официальными источниками․
Как правильно оформить временное исполнение обязанностей
Вариант 1: Временный перевод (запись допустима)
- Издать приказ о временном переводе на другую должность (указать срок‚ условия оплаты‚ место работы)․
- В трудовой книжке сделать запись в разделе «Сведения о работе»:
- Графа 1 – порядковый номер записи;
- Графа 2 – дата начала временного перевода;
- Графа 3 – наименование структурного подразделения и должность‚ на которую осуществляется перевод;
- Графа 4 – основание (приказ № … от …)․
- По окончании срока временного перевода издать приказ о возврате на основную должность и сделать соответствующую запись (если требуется)․
Вариант 2: Исполнение обязанностей по поручению (запись недопустима)
- Издать приказ о поручении исполнения обязанностей (без изменения трудового договора)․
- В трудовой книжке не вносить никаких записей․
- Фact исполнения обязанностей подтверждается:
- приказом о поручении;
- служебной запиской;
- табелем учёта рабочего времени (отметка о выполнении иных функций);
- внутренними отчётами о выполненной работе․
Особенности бумажных и электронных трудовых книжек в 2026 году
С 1 января 2021 г․ работники имеют право выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажную или электронную)․ К 2026 году доля электронных ТК превысила 70 % в крупных и средних организациях․
Бумажная трудовая книжка
- Заполняется только при наличии свободных строк в разделе «Сведения о работе»․
- При заполнении используются чернила синего или чёрного цвета‚ запрещено использование корректирующих средств․
- Если строк закончились – оформляется вкладыш (приложение) к существующей книжке․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Записи вносятся работодателем напрямую в информационную систему ПФР через СЭДО․
- Формат записи соответствует бумажному аналогу; запрещено вносить записи‚ не предусмотренные ст․ 66 ТК РФ․
- Работник может получить выписку из ЭТК в любой момент через личный кабинет на портале «Госуслуги»․
В обеих формах правило остаётся одинаковым: запись о временном исполнении обязанностей без оформления перевода не допускается․
Изменения в правилах заполнения трудовых книжек с 2026 года
В 2026 году вступили в силу следующие уточнения‚ связанные с цифровизацией кадрового учёта:
- Обязательное использование УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи) при внесении любой записи в ЭТК․
- Уточнение порядка хранения бумажных ТК: срок хранения увеличен с 50 до 75 лет после увольнения работника․
- Запрет на внесение в трудовую книжку записей о «исполнении обязанностей» без соответствующего приказа о переводе – это положение закреплено в новой редакции Приказа Минтруда № 320н (изменения от 02 марта 2026 г․)․
Практические рекомендации для работодателей и сотрудников
Для работодателей
- Перед тем как поручить сотруднику выполнение функций другой должности‚ оформите приказ о временном переводе‚ если планируется изменение трудового договора на срок более одного месяца․
- Если перевод носит краткосрочный характер (до 30 дней) и не меняет условий труда‚ достаточно приказа о поручении – в трудовую книжку запись не вносится․
- При использовании электронной трудовой книжки проверяйте‚ что в системе отсутствует возможность добавить «произвольную» строку; все записи должны соответствовать утверждённым шаблонам․
- Храните приказы о временных переводах и поручениях не менее 50 лет (в соответствии с требованиями к кадровым документам)․
Для сотрудников
- Требуйте от работодателя оформления приказа о временном переводе‚ если вы фактически выполняете другую должность более месяца и хотите‚ чтобы это отразилось в трудовой книжке․
- Если вам предлагают лишь «исполнять обязанности» без приказа о переводе‚ помните‚ что такая работа не будет зафиксирована в ТК‚ но вы вправе потребовать соответствующую компенсацию (надбавка за совмещение‚ доплата за увеличение нагрузки)․
- При увольнении проверьте трудовую книжку: все записи о переводах должны соответствовать приказам‚ а записи о совмещении или исполнении обязанностей отсутствовать․
- При переходе на электронную форму трудовой книжки сохраните выписку с всех предыдущих записей (бумажных) – они остаются юридически значимыми․
Итак‚ ответ на вопрос «Могут ли в трудовую книжку записать исполняющего обязанности» выглядит следующим образом:
- Да‚ если исполнение обязанностей оформлено как временный перевод (изменение трудового договора с указанием нового места работы‚ срока и условий)․ В этом случае запись вносится в раздел «Сведения о работе» как обычный перевод․
- Нет‚ если сотрудник лишь исполняет поручение или выполняет дополнительные функции без изменения трудового договора (и․о․/врио по приказу о поручении)․ Такая запись запрещена ст․ 66 ТК РФ и подтверждена разъяснениями Онлайнинспекции труда․
Соблюдение указанного порядка обеспечивает законопослушность кадрового учёта‚ защищает права работника и упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом и другими контролирующими органами․
Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ на май 2026 года и официальных разъяснений контролирующих органов․