Трудовая книжка – один из важнейших документов‚ подтверждающих профессиональный путь работника. Одним из видов записей‚ которые могут появиться в ней‚ является запись об исполняющей обязанности. В статье подробно рассматриваются правовые основы‚ порядок оформления‚ типичные примеры и типичные ошибки‚ которые следует избегать.
Содержание
- Правовые основания
- Когда требуется запись
- Как правильно оформить запись
- Примеры формулировок
- Типичные ошибки
Правовые основания
Запись об исполняющей обязанности регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66‚ 67‚ 78.
- Постановление Правительства РФ от № 127 «Об утверждении формы трудовой книжки».
- Приказ Минтруда России от № 424н «Об утверждении порядка заполнения трудовой книжки».
Согласно ТК РФ‚ запись в трудовой книжке делается в случаях‚ когда:
- Работник занимает должность‚ требующую особой квалификации.
- Работник исполняет обязанности другого сотрудника (временно‚ в связи с отпуском‚ болезнью и т.д;).
- Работник получает повышение‚ которое сопровождается изменением должностных обязанностей.
Когда требуется запись
Запись об исполняющей обязанности делается в следующих ситуациях:
- Временное исполнение обязанностей – когда сотрудник заменяет коллегу‚ находящегося в отпуске‚ отгуле или на больничном.
- Постоянное исполнение обязанностей – когда работник регулярно выполняет функции‚ не предусмотренные его официальной должностной инструкцией (например‚ инженер‚ исполняющий обязанности руководителя отдела).
- Исполнение обязанностей в рамках проекта – когда в рамках конкретного проекта сотруднику поручаются функции‚ отличные от его основной должности;
- Назначение на должность без изменения штатного расписания – в случае‚ когда работнику временно поручают функции руководителя‚ но штатное расписание не меняется.
Как правильно оформить запись
Оформление записи должно соответствовать установленным требованиям. Ниже – пошаговый алгоритм.
Шаг 1. Подготовка документов
- Приказ (распоряжение) работодателя о назначении работника на исполнение обязанностей.
- Должностная инструкция (или её часть)‚ в которой указаны новые обязанности.
- Согласие работника (при необходимости).
Шаг 2. Заполнение полей трудовой книжки
| Поле в трудовой книжке | Содержание |
|---|---|
| Дата | Дата начала исполнения обязанностей. |
| Наименование организации | Полное официальное название работодателя. |
| Должность | Указывается «исполняющий обязанности …» (полное название должности). |
| Основание | Номер и дата приказа работодателя. |
| Срок | Указывается конкретный срок (например‚ «с по ») или «постоянно»‚ если запись бессрочная. |
Шаг 3. Подпись и печать
- Запись вносится в трудовую книжку рукописным способом чернилами синего или черного цвета.
- Подпись ставится руководителем организации (или уполномоченным лицом) и печать организации.
- Работник ставит подпись в графе «Согласен» (если это предусмотрено внутренними нормативами).
Шаг 4. Внесение записи в электронный реестр (при наличии)
Если у организации внедрена электронная система кадрового учета‚ запись дублируется в электронный реестр в течение 5 рабочих дней.
Примеры формулировок
Ниже приведены типовые формулировки‚ которые можно использовать в зависимости от конкретной ситуации.
Пример 1. Временное исполнение обязанностей
г. – ООО «ТехноСервис»‚ исполняющий обязанности начальника отдела продаж (на основании приказа № 45 от г.) – срок до г.
Пример 2. Постоянное исполнение обязанностей
г. – ЗАО «СтройИнвест»‚ исполняющий обязанности главного инженера (на основании приказа № 12 от г.) – бессрочно.
Пример 3. Исполнение обязанностей в рамках проекта
г. – ОАО «ЭнергоТех»‚ исполняющий обязанности руководителя проекта «Модернизация ТЭЦ-5» (на основании приказа № 78 от г.) – срок до г.
Типичные ошибки при оформлении записи
- Отсутствие указания срока. Запись без срока считается бессрочной‚ что может привести к недоразумениям.
- Неправильное оформление должности. Нужно точно указывать «исполняющий обязанности»‚ иначе запись может быть признана недействительной.
- Отсутствие подписи руководителя. Без подписи и печати запись считается неоформленной.
- Запись в электронный реестр без внесения в бумажную книжку. По законодательству обе формы обязательны‚ если трудовая книжка ведётся в бумажном виде.
- Использование черных чернил. Требуется синий или черный цвет‚ но черные чернила допускаются только в случае‚ если они соответствуют внутренним правилам организации.
Запись в трудовой книжке об исполняющей обязанностях – важный элемент кадрового учета‚ который фиксирует изменения в должностных функциях работника. Правильное оформление записи защищает интересы как работодателя‚ так и самого сотрудника‚ обеспечивает прозрачность карьерного пути и упрощает процесс последующего трудоустройства.
Для корректного оформления необходимо строго следовать нормативным требованиям‚ использовать официальные приказы‚ правильно формулировать запись и не забывать о подписи и печати. Соблюдая эти правила‚ вы избежите большинства юридических рисков и обеспечите надёжную документацию трудовых отношений.
Статья подготовлена в соответствии с действующим законодательством РФ на 2026 год.