Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Одним из важнейших разделов на ьном листе является информация об образовании. От правильности внесения этих сведений зависит корректность учета кадрового состава организации. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформляется трудовая книжка в части записи об образовании, учитывая последние законодательные изменения.
Нормативная база и нововведения
Прежде чем перейти к пошаговой инструкции, важно учесть изменения в законодательстве. С 1 января 2023 года применяется новая форма трудовой книжки, утвержденная Приказом Минтруда России № 320н от . Это нововведение обновило устаревшие бланки и порядок их ведения.
Кроме того, с 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам формируют данные в электронных трудовых книжках (ЕФС-1). Однако бумажные варианты продолжают использоваться, и требования к их заполнению остаются строгими. Вносить записи необходимо только на основании надлежащим образом заверенных документов.
Какие документы служат основанием
Запись об образовании вносится исключительно на основании предоставленных работником оригиналов документов. К ним относятся:
- Аттестат — об основном общем или среднем общем образовании;
- Диплом — о среднем профессиональном или высшем образовании;
- Документы о квалификации, ученых степенях и званиях.
Важное правило: Не вносите запись в строку «Образование», если сотрудник представил справку о неполном высшем образовании, студенческий билет или зачетку. Эти документы не являются документами об образовании или квалификации.
Заполнение ьного листа при первичном оформлении
Если трудовая книжка оформляется впервые, заполнение ьного листа имеет свои особенности:
- Требование документов: Работодатель обязан запросить у работника документы об образовании, чтобы корректно заполнить соответствующие строки.
- Строка «Образование»: Заполняется в соответствии с уровнем образования на момент трудоустройства. Запись должна строго соответствовать формулировкам из предоставленного документа (аттестата или диплома).
- Строки «Профессия, специальность»: Указывается именно та профессия или специальность, которая прописана в дипломе. Если работник получил диплом бакалавра, указывается направление подготовки (например, «Экономика»), а не квалификация.
Изменение (дополнение) записи об образовании
Часто бывает так, что за время трудовой деятельности сотрудник получает новое образование. Изменение или дополнение на первой странице (ьном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей.
При этом старая запись не зачеркивается! Новые данные просто вписываются через запятую или в свободное пространство строк «Образование» и «Профессия, специальность». Если свободного места на старых строках не осталось, допускается внесение данных ниже, под существующими строками.
Пример дополнения записи:
Допустим, при первичном оформлении в строке «Образование» было указано: «Среднее профессиональное». Работник получил диплом бакалавра. В этом случае в строку через запятую дописывается: «Среднее профессиональное, высшее — бакалавриат». В строке «Профессия, специальность» аналогично дописывается новая специальность.
Ссылка на документ (диплом, его серию и номер) вносится на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки, заверяется подписью работодателя и печатью (при наличии).
Смена фамилии и образование
В период после увольнения с последнего места работы и до устройства на новое место работы работница могла выйти замуж и сменить фамилию. Трудовую книжку в таком случае необходимо обновить. На внутренней стороне обложки делается запись о смене фамилии, старая фамилия на ьном листе зачеркивается одной чертой, а новая пишется рядом. Записи об образовании при этом не аннулируются и остаются без изменений, так как смена фамилии не влияет на уровень квалификации и полученное образование.
Оформление дубликата трудовой книжки
Особенности заполнения дубликата трудовой книжки описаны в статье 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек (в редакции Приказа Минтруда № 320н). Если работник потерял документ, он обязан предоставить справки с предыдущих мест работы для восстановления стажа.
Что касается раздела «Образование» на ьном листе дубликата, то он заполняется на основании документов, которые работник может предоставить на текущий момент. Если подтверждающих образование документов нет, данный раздел оставляется пустым. Вносить записи со слов работника категорически запрещено.
Особые случаи и частые ошибки
- Работа без трудовой книжки: Как оформить работника без заполнения тр. книжки, но как не совместителя? Прежде всего, обратимся к Трудовому кодексу РФ. Если работник устраивается по гражданско-правовому договору (ГПХ), трудовая книжка не оформляется вовсе. Также книжка не ведется на индивидуального предпринимателя, так как ИП не может заключить трудовой договор с самим собой.
- Сокращения: Не допускается произвольное сокращение слов в графе «Образование». Нельзя писать «ср. проф.» или «высш.». Следует писать полностью: «Среднее профессиональное», «Высшее».
Оформление записи об образовании в трудовой книжке — процесс, требующий внимательности и строгого соблюдения Инструкции; Главное помнить: любые записи вносятся только на основании официальных документов (аттестат, диплом), а обновление сведений происходит путем дополнения, а не зачеркивания старых данных. Учитывая переход на новые бланки с 2023 года и параллельное ведение электронных кадровых учетов с 2021 года, кадровикам необходимо быть особенно внимательными к деталям, чтобы избежать штрафов со стороны трудовой инспекции.