Вопрос заполнения трудовых книжек у индивидуальных предпринимателей (ИП) часто вызывает путаницу. Ключевой момент, который нужно запомнить с самого начала: индивидуальный предприниматель не заполняет трудовую книжку на самого себя. Это прямо следует из трудового законодательства и разъяснений контролирующих органов.
Главный принцип: ИП — не работник сам себе
Согласно части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ, обязанность заводить и вести трудовые книжки возложена на работодателей. Индивидуальный предприниматель, принимая наёмных работников по трудовому договору, выступает в роли работодателя и обязан выполнять эту функцию по отношению к ним.
Однако, когда ИП работает на себя, он не является работником в смысле ТК РФ. Его деятельность как предпринимателя регулируется Гражданским кодексом и законом «О самозанятых» (если применимо), а не трудовым законодательством. Поэтому:
- Запись о своей предпринимательской деятельности в трудовую книжку не вносится.
- Стаж работы в качестве ИП подтверждается иными документами (выписками из ЕГРИП, налоговыми декларациями, договорами и т.д.).
Это положение официально подтверждено, в т.ч. в письме Роструда от № 358-6-1.
Обязанности ИП по заполнению трудовых книжек для наёмных сотрудников
Как только ИП принимает на работу наёмного работника по трудовому договору (а не по гражданско-правовому договору), у него возникают все обязанности работодателя, включая ведение трудовых книжек.
Когда нужно заводить трудовую книжку?
Трудовая книжка заводится на каждого работника, принятого на работу на срок более пяти рабочих дней (п. 261 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Если сотрудник работает менее 5 дней, запись в трудовую книжку не вносится, но факт работы должен быть подтверждён иным образом (например, расчётным листком).
Как правильно заполнить?
Заполнение производится по общим правилам, но с учётом специфики статуса ИП как работодателя-физического лица.
- Трудовой договор. Должен быть оформлен в письменной форме.
- Приказ (распоряжение) о приёме на работу. У ИП приказ должен иметь собственный порядковый номер и дату. Форма приказа свободная, но обязательны реквизиты: наименование документа, дата, номер, текст приказа, подпись руководителя (ИП).
- Запись в трудовую книжку. Основанием является приказ. В заголовке записи вместо наименования организации указывается: «Индивидуальный предприниматель [ФИО]».
Образец записи о приёме на работу к ИП:
Принят(а) на работу _______________________ (наименование должности) Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович с "__" __________ 20__ г. Приказ № __ от "__" __________ 20__ г.
При увольнении также делается соответствующая запись на основании приказа об увольнении с указанием основания (статья ТК РФ или пункт договора).
Ответственность за нарушения
Если ИП не оформит трудовую книжку сотруднику или заполнит её некорректно, он несёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
- Для должностных лиц (в случае ИП — для него самого) — штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц (к ИП не относится) — от 30 000 до 50 000 рублей.
Нарушение может заключаться в отсутствии трудовой книжки, неправильном её оформлении, задержке выдачи при увольнении и т;д.
Краткий итог и практические шаги для ИП
- Себе (ИП), не заполняйте. Ваша деятельность как предпринимателя в трудовой книжке не отражается.
- Наёмным работникам — заполняйте обязательно, если они работают у вас более 5 дней по трудовому договору.
- Оформляйте приказы. Убедитесь, что у вас есть порядковые номера приказов о приёме/увольнении.
- Указывайте корректно работодателя. В записи пишите: «Индивидуальный предприниматель [Ваши ФИО]».
- Храните трудовые книжки. После увольнения вы обязаны хранить их в архиве в течение 75 лет (ст. 62.1 ТК РФ).
Важно! Если вы сомневаетесь в статусе лица (работник или самозанятый/подрядчик), правильно оформите документы. Работник — это лицо, выполняющее работу под вашим руководством и в ваших интересах по установленному вами распорядку. Если таких признаков нет, вероятно, нужно оформлять гражданско-правовой договор, и тогда трудовую книжку вести не требуется.
Статья подготовлена на основе анализа актуального законодательства и разъяснений контролирующих органов. Перед применением рекомендуется уточнять нормы в действующей редакции Трудового кодекса РФ.