В современной практике кадрового учета одним из важных аспектов является корректное оформление поощрений работников, включая объявление благодарности. Запись об объявлении благодарности в трудовую книжку — это не просто формальность, а юридически значимое действие, которое может повлиять на карьерный рост сотрудника, его претензии на премии, повышение или даже при поступлении на новую работу. В этой статье подробно разберем, когда, как и на основании чего необходимо вносить такую запись, какие ошибки допускают работодатели и как избежать нарушений;
Обязательно ли вносить благодарность в трудовую книжку?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 191), благодарность является одним из видов поощрения за добросовестное исполнение трудовых обязанностей. Однако закон не обязывает работодателя вносить запись о благодарности в трудовую книжку — это право, а не обязанность.
Но! Если работодатель принял решение о внесении такой записи, то он обязан сделать это строго в соответствии с установленными правилами. В противном случае запись может быть признана незаконной, а сам работодатель, ответственным за нарушение порядка ведения трудовых книжек;
Когда запись НЕ вносится:
- Если благодарность объявлена устно (например, на совещании или в разговоре с руководителем);
- Если благодарность выдана внешней организацией (например, главой города, министерством, общественной организацией) — ваша организация не обязана вносить такую запись в трудовую книжку;
- Если работодатель не издал приказ о поощрении.
Какие документы необходимы для внесения записи?
Для внесения записи об объявлении благодарности в трудовую книжку обязательно наличие двух документов:
- Приказ (распоряжение) работодателя — основной документ, на основании которого вносится запись. Приказ должен быть оформлен в соответствии с требованиями законодательства (форма № Т-11 или Т-11а, либо собственная форма, утвержденная локальным нормативным актом).
- Факт вручения благодарности — желательно, чтобы работник расписался в уведомлении или в копии приказа, подтверждая, что ознакомлен с содержанием поощрения.
Важно! Благодарственное письмо, грамота или иной документ, даже если он красиво оформлен и подписан, не является основанием для внесения записи в трудовую книжку, если нет приказа работодателя.
Где вносится запись в трудовой книжке?
Запись об объявлении благодарности вносится в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки.
Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от № 69, в этом разделе фиксируются все виды поощрений, включая:
- благодарности;
- грамоты;
- почетные звания;
- нагрудные знаки;
- премии за достижения в труде.
Не следует вносить благодарности в раздел «Сведения о работе» — это нарушение формы и порядка ведения трудовой книжки.
Как правильно оформить запись? Образец
Запись в трудовую книжку должна точно соответствовать формулировке приказа. Ниже приведен образец правильной записи:
Формат записи:
- Графа 1 (номер записи) — порядковый номер в разделе «Сведения о награждении» (например, 1, 2, 3…).
- Графа 2 (дата) — дата издания приказа (не дата вручения благодарности).
- Графа 3 (содержание записи) — текст, дословно взятый из приказа.
Пример записи:
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Объявлена благодарность за добросовестное исполнение трудовых обязанностей и высокие результаты в работе по реализации проекта «Экологическая безопасность» в 2025 году.
Важно: Не допускаются сокращения, уточнения, добавления от сотрудника кадровой службы. Даже замена слова «объявлена» на «награждена» или «премирована» — это нарушение.
Сроки внесения записи
Согласно статье 66 ТК РФ и п. 35 Инструкции № 69, запись о поощрении должна быть внесена не позднее пяти рабочих дней со дня издания приказа.
Нарушение сроков может повлечь:
- штрафы со стороны Государственной инспекции труда;
- жалобы работников;
- признание записи недействительной в случае спора.
Особенности: благодарность за работу по совместительству
Если работник получил благодарность за достижения на работе по совместительству, то основной работодатель вправе внести запись в трудовую книжку, если:
- у него есть официальный приказ от основного работодателя (с указанием, что благодарность выдана за работу по совместительству);
- работник предоставил копию приказа и документ, подтверждающий факт вручения благодарности.
При этом основной работодатель не обязан вносить такую запись — он может это сделать по собственной инициативе, если считает это важным для оценки профессиональных достижений сотрудника.
Что делать, если запись внесена с ошибкой?
Если запись в трудовую книжку внесена с ошибкой (неправильная формулировка, дата, отсутствие приказа), то ее нельзя просто зачеркнуть или исправить корректором.
Правильный порядок исправления:
- Издается новый приказ об аннулировании ошибочной записи (с указанием причины).
- В трудовой книжке делается новая запись с пометкой: «Запись № X от «XX» XXXX 20XX г. признана недействительной».
- После этого вносится правильная запись с новым номером и корректными данными.
Все действия должны быть оформлены в соответствии с п. 39 Инструкции № 69.
Частые ошибки работодателей
- Внесение благодарности без приказа — запись считается недействительной.
- Использование формулировок «награжден благодарственным письмом», это не то же самое, что «объявлена благодарность».
- Запись в раздел «Сведения о работе» — нарушение формы.
- Пропуск сроков — более 5 рабочих дней после приказа.
- Внесение благодарностей от внешних организаций без согласия работника и без официального запроса от этих организаций — необязательно и может быть признано неправомерным.
Чтобы избежать ошибок и юридических рисков, следуйте простому алгоритму:
- Оформите приказ о благодарности — обязательно в письменной форме, с подписью руководителя и печатью (если есть).
- Уведомите работника под роспись о содержании приказа.
- Внесите запись в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки в течение 5 рабочих дней.
- Сохраните копию приказа и подтверждение вручения благодарности (например, копию благодарственного письма или фото вручения).
- Не вносите благодарности, полученные от внешних организаций, если они не связаны с трудовой деятельностью в вашей компании.
Правильно оформленная запись об объявлении благодарности — это не только соблюдение закона, но и важный инструмент мотивации сотрудников. Она демонстрирует, что организация ценит труд и стремится к формированию культуры признания заслуг.
Важно помнить:
Запись в трудовую книжку, это не формальность, а юридический акт, имеющий силу в суде, при трудовых спорах и при приеме на новую работу.
Соблюдайте порядок, и ваши сотрудники будут благодарны вам за честность и профессионализм.