Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ В ней фиксируются все ключевые события карьеры: прием на работу, переводы, увольнения, награды и другие изменения․ С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажные экземпляры до сих пор остаются актуальными для многих сотрудников․ Важнейшим юридическим этапом при внесении любой записи в трудовую книжку является оформление записи об ознакомлении работника с этой записью․ Именно этому аспекту посвящена данная статья․
Почему запись об ознакомлении обязательна?
Согласно Приказу Минтруда России от № 320н (в редакции на 2026 год), каждая запись, вносимая в трудовую книжку, должна быть оформлена с обязательным ознакомлением работника․ Это требование закреплено в пункте 30 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от № 69 (в редакции, действующей с 2021 года)․
Цель такой записи — обеспечить:
- Прозрачность действий работодателя;
- Защиту прав работника на получение достоверной информации о своей трудовой деятельности;
- Юридическую силу любой записи в трудовой книжке — без подписи работника ознакомления запись может быть признана недействительной в суде․
Например, если работник оспаривает факт увольнения, а в трудовой книжке есть запись об увольнении, но нет подписи о его ознакомлении — суд может признать увольнение незаконным, даже если приказ об увольнении был оформлен правильно․
Как правильно оформить запись об ознакомлении?
Запись об ознакомлении вносится непосредственно после основной записи в трудовой книжке (например, после записи о приеме на работу, увольнении или переводе)․ Она оформляется в строгом соответствии с установленной формой․
Форма записи об ознакомлении
Запись должна содержать следующие элементы:
- Дата ознакомления — день, когда работник ознакомился с записью (не позднее рабочего дня, следующего за днем внесения записи)․
- Формулировка: «С записью ознакомлен(а)»․
- Подпись работника — личная подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы)․
Пример записи в трудовой книжке:
№ 12 | | Принят на работу в отдел маркетинга в качестве менеджера по продажам․ | Приказ № 45 от № 13 | | С записью ознакомлен(а)․ | Подпись: И․И․ Иванов
Важно! Запись об ознакомлении не может быть оформлена заранее․ Она вносится только после того, как работник лично ознакомился с содержанием записи․ Даже если работник подписал приказ о приеме, это не заменяет запись в трудовой книжке․
Особенности ознакомления при электронных трудовых книжках (ЭТК)
С 2021 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде через Пенсионный фонд России (ПФР)․ При этом:
- Работник имеет право выбрать: бумажную трудовую книжку или только электронную․
- Если работник выбрал ЭТК, то запись об ознакомлении оформляется в личном кабинете на сайте ПФР или через портал Госуслуг․
- Работодатель обязан направить работнику уведомление о внесении записи в ЭТК, это может быть электронное сообщение, SMS или письмо на email․
- Ознакомление считается совершенным, если работник подтвердил получение уведомления в личном кабинете в течение 3 рабочих дней․
В случае отказа работника от бумажной трудовой книжки, все записи, включая ознакомление, ведутся исключительно в электронном виде․ Бумажная книжка в этом случае передается работнику на руки с пометкой: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде»․
Что делать, если работник отказывается подписывать запись об ознакомлении?
Если работник отказывается подписать запись об ознакомлении, работодатель должен:
- Составить акт об отказе в присутствии двух свидетелей (например, сотрудников кадровой службы или других работников)․
- В акте указать: дату, время, место, содержание записи, которую работник отказался подписать, и его аргументы (если они были высказаны)․
- Заверить акт подписями свидетелей и работником, ответственным за ведение трудовых книжек․
- Сохранить акт в личном деле работника․
Такой акт будет служить доказательством того, что работодатель выполнил свою обязанность по ознакомлению․ В случае спора суд примет во внимание этот документ․
Последствия нарушения порядка ознакомления
Несоблюдение требований по оформлению записи об ознакомлении влечет за собой серьезные последствия:
- Признание записи недействительной — например, увольнение может быть признано незаконным;
- Штрафы от Государственной инспекции труда — до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица (ст․ 5․27 КоАП РФ);
- Восстановление на работе — если работник подаст иск о незаконном увольнении;
- Репутационные риски — нарушения ведения трудовых книжек могут повлиять на результаты аудита или проверки․
Частые ошибки и как их избежать
В практике кадровых служб встречаются типичные ошибки:
- Запись об ознакомлении сделана до внесения основной записи — недопустимо․ Сначала — запись, потом — ознакомление․
- Подпись поставлена не самим работником — например, кадровик подписал за сотрудника․ Это недействительно․
- Отсутствие расшифровки подписи — подпись должна быть с фамилией и инициалами (например, «А․С․ Петров»)․
- Использование печати вместо подписи — печать не заменяет личную подпись работника․
- Запись ознакомления сделана в другом документе — она должна быть внесена именно в трудовую книжку (или в ЭТК)․
Рекомендация: Внедрите внутренний регламент кадровой службы, где четко прописаны этапы внесения записей и ознакомления․ Обучите всех сотрудников кадрового отдела требованиям Приказа № 320н․
Запись об ознакомлении с записью в трудовой книжке — это не формальность, а юридически значимый акт, защищающий интересы как работника, так и работодателя․ Ее правильное оформление, залог законности всех трудовых отношений и предотвращение трудовых споров․
С 2026 года, когда переход на электронные трудовые книжки продолжается, важно помнить: даже при использовании ЭТК принцип ознакомления остается неизменным — работник должен быть информирован и подтвердить это․ Никакие технологии не отменяют права человека на осведомленность о своей трудовой истории․
Помните: Лучшая защита — это документ, оформленный правильно․ Не экономьте на деталях — они могут стать решающими в суде․
Для дополнительной информации обращайтесь к:
- Приказу Минтруда России от № 320н
- Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв․ Минтрудом РФ № 69)
- Сайту Пенсионного фонда России: www․pfrf․ru