Запись об увольнении по собственному желанию – один из самых распространённых кадровых действий. Несмотря на кажущуюся простоту, оформление требует точного соблюдения нормативных актов и правил заполнения трудовой книжки. Ниже представлена подробная инструкция, актуальная на 2026 год, с примерами формулировок, ссылками на статьи ТК РФ и рекомендациями по избежанию типичных ошибок.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации – ст. 77 (основания расторжения трудового договора), п. 3 ч. 1 ст. 77 – «по инициативе работника».
• Приказ Минтруда России № 320н от  г. «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» – п. 5.2 содержит образец записи об увольнении по собственному желанию.
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях в Российской Федерации» – подчёркивает важность корректных записей для расчёта пенсии.
• Постановление Правительства РФ № 1155 от  г. «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» – регулирует электронные и бумажные варианты.

Согласно нормативным актам, запись должна содержать:

1. формулировку события (увольнение по собственному желанию);
2. ссылку на соответствующую статью ТК РФ (ст. 77, п. 3 ч. 1);
3. дату увольнения (день, месяц, год).

Допустимые формулировки записи

Закон уравнивает между собой несколько синонимичных вариантов. Любой из них считается корректным, если сопровождается ссылкой на ст. 77 ТК РФ.

• Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Трудовой договор прекращён по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Уволен по собственной инициативе, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Важно: формулировка «Уволен по собственному желанию» без указания статьи ТК РФ считается недостаточно полной и может привести к замечаниям трудинспекции.

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Подготовьте документы – заявление работника об увольнении, приказ об увольнении, расчётный лист, справка о среднем заработке (при необходимости).
2. Оформите приказ – в приказе укажите основание: «по инициативе работника (ст. 77 ТК РФ)».
3. Определите дату увольнения – последний день работы, который указывается в графе 4 трудовой книжки.
4. Выберите формулировку – используйте один из вариантов из пункта 2.
5. Заполните трудовую книжку:
   • Графа 1 – порядковый номер записи.
   • Графа 2 – дата внесения записи (обычно совпадает с датой увольнения).
   • Графа 3 – запись об увольнении (выбранная формулировка).
   • Графа 4 – дата увольнения (день, месяц, год).
6. Подпись и печать – запись подписывается уполномоченным лицом (кадровиком, руководителем) и заверяется печатью организации, если она не отказалась от использования печати.
7. Выдача документов – трудовая книжка выдаётся работнику под расписку вместе с другими документами (справка 2‑НДФЛ, пособие по безработице и т.д.).

Образцы заполнения (бумажная трудовая книжка)

Графа 1: 15
Графа 2: 
Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Графа 4: 

Или альтернативный вариант:

Графа 1: 15
Графа 2: 
Графа 3: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Графа 4: 

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 г. ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для большинства организаций. При увольнении по собственному желанию в ЭТК запись формируется автоматически на основе приказа, но кадровик должен проверить:

• наличие ссылки на ст. 77 ТК РФ;
• корректность даты в поле «Дата увольнения»;
• отсутствие лишних символов и пробелов.

Если организация использует обе формы (бумажную и электронную), записи должны быть идентичными.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на статью ТК РФ – запись считается неполной. Решение: всегда указывать «пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Неправильная дата – указание даты приказа вместо последнего рабочего дня. Решение: в графе 4 ставить фактическую дату окончания трудового отношения.
• Опечатки в формулировке – например, «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ» (сокращение «ТК РФ» допустимо, но лучше писать полностью, чтобы избежать двусмысленности).
• Отсутствие подписи или печати – может привести к признанию записи недействительной. Решение: подпись уполномоченного лица и печать (если не отменена внутренним локальным актом).
• Пустые строки между записями – запрещено. Решение: после каждой записи сразу начинать следующую с новой строки, не оставляя пустых граф.

Что делать, если записана неверно

1. Выявить ошибку – проверить трудовую книжку (бумажную или электронную) на соответствие требованиям.
2. Составить исправительный лист – оформить документ «Исправление записи в трудовой книжке» (форма по рекомендации Роструда).
3. Внести исправление – в бумажной книжке аккуратно зачёркивается неверная запись, рядом пишется правильная, ставиться подпись и печать. В ЭТК – создаётся корректирующая запись с указанием причины исправления.
4. Уведомить работника – выдать ему копию исправленного листа и объяснить причины изменения.
5. Сохранить документы – приказ об увольнении, исправительный лист и пояснительная запись хранятся в личном деле сотрудника не менее 50 лет.

Полезные советы для кадровиков

• Перед внесением записи сверяйтесь с актуальной версией Инструкции по заполнению трудовых книжек (приказ № 320н).
• Используйте шаблоны и образцы, утверждённые вашей организацией, чтобы минимизировать риск ошибок.
• При переходе на электронные трудовые книжки настройте интеграцию с 1С:ЗУП или другой кадровой системой – это автоматически подставит нужную статью ТК РФ.
• Регулярно проводите внутренний аудит трудовых книжек (раз в полгода) – это помогает выявить системные недочёты до проверки государственными органами.
• Обучайте новых сотрудников отдела кадров основам заполнения трудовых книжек – даже небольшая неточность может повлиять на пенсионные права работника.

Правильное оформление записи об увольнении по собственному желанию в трудовой книжке – это не просто формальность, а гарантия соблюдения трудовых прав работника и защиты организации от возможных претензий трудинспекции и судов. Следуя представленной инструкции, используя проверенные формулировки и уделяя внимание деталям (даты, ссылки на статьи ТК РФ, подписи и печати), вы обеспечите корректность документооборота и сохраните стаж сотрудников для будущего начисления пенсии.

Помните: актуальная нормативная база и внимательность – ваши лучшие помощники в кадровой работе.