Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Вопрос о том, должна ли подписываться запись об увольнении в трудовой книжке самим работником, часто возникает у работодателей и сотрудников. Ответ зависит от правовых норм, вида трудовой книжки (бумажной или электронной) и от того, как именно оформляется увольнение. В статье мы разберём:

какие требования предъявляются к заполнению трудовой книжки при увольнении;
кто имеет право ставить подпись в документе;
какие формулировки следует использовать в зависимости от основания увольнения;
образцы записей и порядок их внесения;
особенности электронных трудовых книжек.

Правовая база

Основные нормы, регулирующие оформление записей об увольнении, содержатся в статье 77 Трудового кодекса РФ (ТК РФ). В частности:

Пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ предписывает, что в графе 3 трудовой книжки обязательно указывается основание увольнения, а также часть соответствующей статьи ТК РФ.
Пункт 4 части первой статьи 77 ТК РФ определяет, что запись в трудовой книжке вносится руководителем организации (или уполномоченным им лицом) и подтверждается подписью работодателя.
Для электронных трудовых книжек (ЭТК) действуют положения статьи 71‑73 ТК РФ, где подпись оформляется электронной подписью уполномоченного лица.

Кто может ставить подпись в трудовой книжке при увольнении?

Согласно ТК РФ и нормативным актам, подпись в трудовой книжке может ставить только:

Руководитель организации (директор, генеральный директор, президент) – если он является работодателем.
Уполномоченный представитель работодателя – например, главный бухгалтер, заместитель директора, лицо, получившее доверенность.
В случае индивидуального предпринимателя (ИП) – подпись самого ИП.
Для электронной трудовой книжки – электронная подпись уполномоченного лица, подтверждённая сертификатом ФСБ.

Подпись самого работника в графе 3 трудовой книжки не требуется и в большинстве случаев не допускается, так как запись считается официальным актом работодателя. Однако работник обязан:

подписать акт приёма‑передачи трудовой книжки (или электронный эквивалент) при её возврате;
подписать расписку о получении документов (трудовой договор, приказ об увольнении, справку‑выписку и т.д.).

Как правильно оформить запись в трудовой книжке

3.1 Общие требования

Запись вносится в графу 3 (основание увольнения) в соответствии с пунктом 3 части первой ст. 77 ТК РФ.
Указывается дата увольнения (день, месяц, год) и часть статьи ТК РФ, на которой основано увольнение.
Текст записи должен быть чётким, без сокращений (кроме общепринятых аббревиатур, например, «ст.»).
Запись вносится рукописным шрифтом (если используется бумажная ТК) чернилом, без исправлений.

3.2 Примеры формулировок

Ниже представлены типовые формулировки для самых распространённых оснований увольнения.

Основание увольнения	Текст записи (графа 3)
Увольнение по соглашению сторон	Уволен по соглашению сторон, ст. 77, п. 1 ТК РФ
Инициатива работника (по собственному желанию)	Уволен по инициативе работника, ст. 77, п. 2 ТК РФ
Сокращение штата	Уволен в связи с сокращением штата, ст. 77, п. 3 ТК РФ
Нарушение трудовой дисциплины	Уволен за нарушение трудовой дисциплины, ст. 77, п. 4 ТК РФ
Истечение срока трудового договора	Трудовой договор истёк, ст. 77, п. 5 ТК РФ

3.3 Пошаговый порядок внесения записи (бумажная ТК)

Подготовка приказа об увольнении. В приказе указываются дата увольнения, основание, ссылка на ст. 77 ТК РФ.
Подписание приказа. Приказ подписывает руководитель (или уполномоченный).
Выдача работнику документов. Работнику вручаются: приказ, расчетный лист, справка‑выписка, копия трудовой книжки.
Подпись работника в расписке. Работник подписывает расписку о получении всех документов.
Внесение записи в трудовую книжку. Руководитель (или уполномоченный) вносит запись в графу 3, ставит свою подпись в графу 4 (если она предусмотрена) и ставит печать организации.
Регистрация движения ТК. Осуществляется запись в журнале движения трудовых книжек (или в электронном реестре).

3.4 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2025 года всё больше компаний переходит на ЭТК. В этом случае:

Запись вносится в системе ЭТК автоматически при оформлении приказа.
Подпись работодателя – электронная подпись (ЭП), подтверждённая сертификатом ФСБ.
Работник получает уведомление в личном кабинете и может подписать акт приёма‑передачи своей ЭП.
Физическая подпись работника в ТК не требуется, но он обязан подтвердить получение ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

4.1 Нужно ли ставить подпись работника в графе 3 трудовой книжки?

Нет. По законодательству запись об увольнении вносит и подписывает только работодатель (или уполномоченное им лицо). Подпись работника требуется лишь в расписке о получении трудовой книжки и сопутствующих документов.

4.2 Что делать, если работник отказывается подписать расписку?

Работодатель имеет право оформить акт о вручении без подписи, но в таком случае необходимо:

записать в акте факт вручения, дату и подпись свидетеля (если есть);
положить копию акта в личное дело работника.

Отказ работника может быть зафиксирован в трудовой книжке в виде отметки «Отказ от подписи», но это не отменяет обязательность записи об увольнении.

4.3 Можно ли написать в графе 3 только слово «уволен» без ссылки на статью?

Нет. Трудовой кодекс требует указания части статьи ТК РФ, на которой основано увольнение. Отсутствие ссылки делает запись недействительной и может стать основанием для оспаривания увольнения в суде.

4.4 Как оформить запись, если трудовая книжка утеряна?

В случае утери необходимо:

Оформить акт утраты (подписывают работник и работодатель).
Выдать работнику замену трудовой книжки (выписку из приказа об увольнении, справку‑выписку).
В новой книжке сделать запись об увольнении с указанием даты и основания, а также добавить ссылку на акт утраты.

4.5 Нужно ли ставить подпись руководителя в графе 4 (если такая графа есть) при увольнении?

Да. Если в трудовой книжке предусмотрена графа для подписи работодателя, она должна быть заполнена подписью руководителя (или уполномоченного) и печатью организации.

Запись об увольнении в трудовой книжке вносит только работодатель (или уполномоченное им лицо); подпись работника в этой графе не требуется.
В графе 3 обязательно указывается дата увольнения и часть статьи 77 ТК РФ, соответствующая основанию увольнения.
Работник подписывает расписку о получении трудовой книжки и сопутствующих документов, а также акт приёма‑передачи (бумажный или электронный).
Для электронных трудовых книжек используется электронная подпись работодателя, а работник подтверждает получение своей ЭП.
Неправильное оформление записи (отсутствие ссылки на статью, подпись работника вместо работодателя) может привести к юридическим спорам и признанию увольнения недействительным.

Соблюдение указанных правил гарантирует, что процесс увольнения будет проведён в полном соответствии с законодательством, а трудовая книжка сохранит свою юридическую силу как документ, подтверждающий трудовой стаж и право на пенсионные и социальные выплаты.

Дата актуализации статьи: