Запись об увольнении – один из самых важных моментов ведения трудовой книжки. Ошибка в оформлении может привести к спорам при трудоустройстве на новое место, к штрафам для работодателя и к сложностям при получении пособий. Ниже представлена пошаговая инструкция, актуальная на 2026 год, с примерами заполнения для различных оснований прекращения трудового договора.

Основные требования к оформлению записи

• Запись делает работодатель (или уполномоченное лицо – кадровый специалист, бухгалтер).
• Заполняется только печатным шрифтом (или разборчивым почерком) черной или синей пастой.
• После записи ставится подпись лица, сделавшего запись, и печать организации (если она имеется).
• Все сведения должны соответствовать приказу об увольнении (номер, дата, основание).

Структура записи регламентируется Приказом Минтруда России № 122н от (в редакции, действующей в 2026 году) и ФЗ‑79 «О государственной гражданской службе» (для государственных служащих). Для большинства организаций применяются общие правила, изложенные ниже.

Где в трудовой книжке делается запись об увольнении?

В бумажной трудовой книжке предусмотрены следующие графы (номера могут немного отличаться в зависимости от образца, но смысл остается тем же):

1. Графа 1 – порядковый номер записи.
2. Графа 2 – дата внесения записи (день, месяц, год).
3. Графа 3 – сведения о работе (должность, структурное подразделение, характер работы); При увольнении здесь пишется слово «УВОЛЬНЕНИЕ».
4. Графа 4 – дата приема на работу (заполняется только при первом поступлении).
5. Графа 5 – дата увольнения (день, месяц, год).
6. Графа 6 – основание увольнения (номер и дата приказа, статья ТК РФ или иное основание).
7. Графа 7 – подпись лица, сделавшего запись.
8. Графа 8 – печать организации (при наличии).

В электронной трудовой книжке (ЭТК) данные вносятся в соответствующие поля системы, но логика заполнения остаётся идентичной.

Пошаговая инструкция заполнения

1. Определите порядковый номер записи. Если последняя запись в книжке имеет номер 12, новая запись получит номер 13.
2. Укажите дату внесения записи. Обычно это день, когда вы получаете приказ об увольнении и вносите запись в книжку (может совпадать с датой увольнения или быть следующим рабочим днём).
3. В графе 3 напишите «УВОЛЬНЕНИЕ» заглавными буквами, без кавычек.
4. Заполните графу 5 – дата увольнения. Берется из приказа (например, ).
5. В графе 6 укажите основание:
   • Если увольнение по собственному желанию – «по собственному желанию работника, приказ № 45 от ».
   • Если по соглашению сторон – «по соглашению сторон, приказ № 47 от ».
   • Если инициатива работодателя (например, сокращение штата) – «в связи с сокращением штата, приказ № 50 от , ст. 81 ТК РФ».
   • Если истёк срок трудового договора – «в связи с истечением срока трудового договора, приказ № 52 от ».
6. Поставьте подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель, бухгалтер) и расшифровку.
7. Поставьте печать организации (если она используется).

Примеры заполнения для разных оснований

Пример 1 – Увольнение по собственному желанию

УВОЛЬНЕНИЕ по собственному желанию работника,
 приказ № 45 от ___________________ (подпись)
 М.П. Иванова

Пример 2 – Увольнение по соглашению сторон

УВОЛЬНЕНИЕ по соглашению сторон,
 приказ № 47 от ___________________ (подпись)
 А.С. Петров

Пример 3 – Увольнение инициативой работодателя (сокращение)

УВОЛЬНЕНИЕ в связи с сокращением штата,
 приказ № 50 от , ст. 81 ТК РФ ___________________ (подпись)
 Е.В. Смирнова

Пример 4 – Увольнение в связи с истечением срока трудового договора

УВОЛЬНЕНИЕ в связи с истечением срока трудового договора,
 приказ № 52 от ___________________ (подпись)
 Д.К. Лебедев

Особенности заполнения при электронной трудовой книжке

При ведении ЭТК данные вносятся в систему через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или через специализированное ПО. Поля соответствуют графам бумажной книжки:

• Номер записи – генерируется автоматически.
• Дата записи – текущая дата.
• Сведения о работе – выбирается «Увольнение».
• Дата увольнения – вводится из приказа.
• Основание – выбирается из списка (собственное желание, соглашение сторон, сокращение и т.д.) и вводится номер и дата приказа.
• Подпись – электронная подпись уполномоченного лица.
• Печать – электронная печать организации (если требуется).

После сохранения запись становится доступной сотруднику в его личном кабинете, а также может быть выдана в виде справки о периоде работы.

Чего следует избегать

• Не оставляйте пустые графы – если информация отсутствует, ставьте прочерк («—»).
• Не используйте сокращения, не предусмотренные нормативными актами (например, «ув.» вместо «УВОЛЬНЕНИЕ»).
• Не вносите запись без приказа – основание должно быть документально подтверждено.
• Не забудьте про печать и подпись – их отсутствие делает запись недействительной.
• При переходе на электронную форму не дублируйте запись в бумажную книжку, если ведётся только ЭТК (и наоборот).

Полезные ссылки и ресурсы (актуальны на 2026 год)

• Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РФ – нормативные акты по ведению трудовых книжек.
• КонсультантПлюс – образцы приказов и инструкции по заполнению.
• Портал Госуслуг – личный кабинет для работы с электронной трудовой книжкой.
• Моё дело – бесплатные шаблоны и примеры заполнения трудовой книжки (обновление от ).

Правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке – это не только соблюдение законодательства, но и защита прав как работника, так и работодателя. Следуя представленной пошаговой инструкции, используя актуальные образцы и учитывая особенности электронной формы, вы избежите типичных ошибок и обеспечите корректное кадровое документооборота.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь к своему юристу или кадровому специалисту, а также проверяйте актуальность нормативных актов на официальных сайтах перед внесением записи.