Запись об увольнении в трудовой книжке – один из самых важных документальных актов, который фиксирует прекращение трудового договора. При увольнении по собственному желанию работодатель обязан оформить эту запись в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Ниже – пошаговое руководство, примеры формулировок и рекомендации, которые помогут избежать ошибок.

Общие принципы оформления записи

В соответствии с п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69), в графе 1‑4 трудовой книжки указываются:

• Графа 1 – порядковый номер записи;
• Графа 2 – дата увольнения (прекращения трудового договора);
• Графа 3 – причина увольнения (основа прекращения договора);
• Графа 4 – наименование документа, на основании которого произведена запись (приказ, распоряжение и т.п.), его дата и номер.

При увольнении по собственному желанию в графе 3 указывается формулировка, которая соответствует п. 3 ст. 77 ТК РФ.

1.1 Формулировки причины увольнения

В зависимости от того, какой документ использует работодатель, в графе 3 можно указать одну из следующих формулировок (все они равнозначны):

• «Уволен по собственному желанию»;
• «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника»;
• «Трудовой договор прекращен по желанию работника»;
• «Расторгнут трудовой договор по пункту 3 ст. 77 ТК РФ»;
• «Прекращен трудовый договор по собственному желанию»;

Важно: в графе 3 указывается только одна формулировка, но её смысл должен полностью соответствовать факту увольнения.

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Подготовка документа – оформить приказ (распоряжение) об увольнении, подписать его и присвоить номер.
2. Определение даты увольнения – указать точную дату, когда сотрудник прекращает работу. При необходимости соблюдайте установленный законом срок уведомления (ст. 81 ТК РФ).
3. Заполнение графа 1 – поставить следующий свободный порядковый номер записи.
4. Заполнение графа 2 – ввести дату увольнения в формате ДД.ММ.ГГГГ.
5. Заполнение графа 3 – выбрать одну из перечисленных формулировок причины увольнения.
6. Заполнение графа 4 – указать название документа (например, «Приказ № 15 от »), дату и номер приказа.
7. Проверка – убедиться, что все графы заполнены без пробелов и пустых строк, а даты и номера указаны корректно.

2.1 Пример заполнения записи

Графа 1: 57
Графа 2: 
Графа 3: Уволен по собственному желанию
Графа 4: Приказ № 15 от 

Или альтернативный вариант:

Графа 1: 57
Графа 2: 
Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 ст. 77 ТК РФ
Графа 4: Приказ № 15 от 

Частые ошибки и как их избежать

• Пустые строки – в книжке не должно быть пустых записей; каждая строка должна быть полностью заполнена.
• Несоответствие даты увольнения и даты приказа – дата в графе 2 должна совпадать с датой, указанной в приказе, либо быть не позже её.
• Неправильная формулировка причины – используйте только официальные формулировки, перечисленные в ТК РФ и Инструкции.
• Отсутствие сведения о документе – в графе 4 обязательно указывайте название, номер и дату приказа.
• Неуказание порядкового номера – каждый новый пункт в книжке получает свой уникальный номер.

Сроки и особенности

Согласно действующему законодательству, запись об увольнении вручную в бумажную трудовую книжку должна быть произведена в течение трёх рабочих дней с даты увольнения. При переходе на электронные формы записи оформляются аналогичным образом, но сохраняются те же обязательные поля.

Если увольнение происходит в рамках отпуска с последующим увольнением, запись в графе 3 всё равно должна отражать причину – «отпуск с последующим увольнением по собственному желанию».

Что делать, если ошибка уже допущена?

В случае выявления ошибки после внесения записи в книжку:

1. Сделать отметку о исправлении (например, «исправлено» и подпись ответственного лица);
2. При необходимости оформить дополнительный приказ с уточнением данных;
3. Убедиться, что исправленная запись подписана и проставлена дата.

Краткое резюме

Заполнение записи об увольнении по собственному желанию в трудовой книжке – это процедура, требующая внимания к деталям. Главное правило – использовать официальные формулировки причины увольнения, указать дату увольнения, номер и дату приказа, а также заполнить все четыре графы без пропусков. Соблюдая эти требования, вы обеспечите юридическую корректность документа и избежите проблем при возможных проверках.

Помните: правильно оформленная запись в трудовой книжке – залог ясного документального оформления отношений с сотрудником и защита вашего бизнеса от возможных споров.