Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Любая ошибка в её заполнении может привести к проблемам при проверке, при оформлении пенсии или при переходе на другую работу. Ниже приведены подробные инструкции, образцы записей и рекомендации, которые помогут вам вести трудовую книжку без ошибок.

Общие правила заполнения

• Записи в трудовой книжке ведутся ароматическими цифрами (число и месяц двузначными). Например: .
• Весь текст записей пишется разборчивыми буквами (не машинописно).
• Записи делаются с одной стороны каждой страницы, чтобы не нарушать целостность документа.
• В каждой записи указывается наименование организации, должность, срок работы и причина изменения (приём, перевод, увольнение и т.д.).
• Все записи подтверждаются документами (приёмная квитанция, приказ о переводе, приказ об увольнении и т.д.).

Образцы записей по разным ситуациям

2.1 Приём на работу

Образец 1 – приём на полную ставку:

 – Приём на работу в ООО «РосТех» на должность инженера-строителя, полный рабочий день, по трудовому договору № 123/2026.

Образец 2 – приём на 0,5 ставки (половину рабочего дня):

 – Приём на работу в ООО «РосТех» на должность инженера-строителя, 0,5 ставки, по трудовому договору № 123/2026.

2;2 Перевод в другую организацию

Образец – перевод в другую компанию:

 – Перевод из ООО «РосТех» в ООО «ТехПро» на должность инженера-строителя, полный рабочий день, по трудовому договору № 456/2026.

2;3 Увольнение по собственному желанию

Образец – увольнение по соглашению сторон:

 – Увольнение по соглашению сторон, дата увольнения , по приказу № 789/2026.

2.4 Изменение фамилии

Образец – изменение фамилии:

 – Изменение фамилии с Иванов на Петров, по приказу № 321/2026.

2.5 Поощрение и награды

Образец – выдача награды:

 – Выдача награды «Лучший сотрудник месяца» за отличную работу в отделе проектирования, по приказу № 654/2026.

2.6 Работа по совместительству

Образец – приём на совместительство:

 – Приём на работу в ООО «РосТех» на должность инженера-строителя, совместительство, 0,5 ставки, по трудовому договору № 987/2026.

2.7 Перевод в другую должность внутри организации

Образец – перевод в другую должность:

 – Перевод в должность руководителя отдела проектирования, по приказу № 111/2026.

Как оформить запись в трудовой книжке

1. Подготовьте необходимые документы (приёмная квитанция, приказ о переводе, приказ об увольнении и т.д.).
2. Откройте непокрытую страницу трудовой книжки. Если страница уже заполнена, используйте следующую свободную.
3. Запишите дата в формате день.месяц.год.
4. Укажите наименование организации и должность.
5. Опишите причину изменения (приём, перевод, увольнение, изменение фамилии и т.д;).
6. Подпишите запись лицом, ответственным за ведение трудовых книжек (обычно это руководитель отдела кадров). Подпись должна быть разборчивой.
7. Сохраните копию записи в личном деле сотрудника.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли изменить запись в трудовой книжке? Нет, изменение возможно только при наличии официального приказа и в соответствии с законодательством.
• Что делать, если в трудовой книжке пропущена страница? В случае пропуска страницы необходимо оформить дополнение в виде отдельной страницы с указанием даты и причины пропуска.
• Как вести учёт трудовых книжек в компании? Ведение учёта осуществляется в книге учета движения трудовых книжек (приходно-расходной книге), где фиксируются все выдачи и возвраты трудовых книжек.

Где скачать актуальные бланки и образцы

Для удобства вы можете скачать бланки трудовых книжек и образцы записей из официальных источников:

• Сайт Системы Кадры – актуальные бланки и образцы на 2026 год.
• Портал Минтруда России – нормативные документы и инструкции.
• Сайт КонсультантПлюс – справочные материалы по трудовому праву.

Тщательное и правильное ведение трудовой книжки – залог юридической безопасности как для работодателя, так и для работника. Следуйте приведенным образцам, соблюдайте правила оформления и храните копии всех записей; Это поможет избежать конфликтов и обеспечит прозрачность трудовых отношений.

Всегда проверяйте актуальность нормативных требований, так как законодательство может обновляться. При возникновении сомнений – консультируйтесь с юристом или специалистом по кадрам.