Дата публикации:

Содержание

1. Правовая база
2. Виды увольнения и их особенности в трудовой книжке
3. Пошаговый порядок заполнения записи
4. Образцы формулировок
5. Типичные ошибки и как их избежать
6. Электронные трудовые книжки
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), ч. 5 ст. 84.1 – порядок внесения записей;
• Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России от № 428н «Об изменении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (введён электронный формат).

Все формулировки записи обязаны соответствовать точным формулировкам ТК РФ или иного федерального закона.

Виды увольнения и их особенности в трудовой книжке

2.1 Увольнение по собственному желанию

Запись формулируется, например, так:

Трудовой договор прекращён по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.

2.2 Увольнение по инициативе работодателя

В зависимости от основания запись может выглядеть так:

• «Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя, пункт 1 части 1 статьи 81 ТК РФ» (сокращение штата, ликвидация организации и т.п.);
• «Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя, пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ» (нарушение работником трудовых обязанностей).

2.3 Увольнение в связи с ликвидацией организации, реорганизацией, переводом в другое юридическое лицо

Запись делается со ссылкой на пункт 1 части 1 статьи 81 ТК РФ и указывается документ, на основании которого произведено увольнение (приказ о ликвидации и т.д.).

2.4 Увольнение по статье (нарушение дисциплины)

Термин «увольнение по статье» в юридической практике не используется. В записи указывается конкретный пункт ТК РФ, который послужил основанием для расторжения договора.

Пошаговый порядок заполнения записи об увольнении

Ниже представлена пошаговая инструкция для кадрового специалиста. При оформлении по инициативе работника (по собственному желанию) она состоит из 10 шагов.

1. Подготовка заявления работника. Работник подаёт заявление об увольнении в письменной форме, указывая желаемую дату увольнения (не менее двух недель, если иное не предусмотрено коллективным договором);
2. Согласование даты увольнения. Работодатель проверяет отсутствие ограничений (например, запрет на увольнение в период отпуска, командировки и т.п.).
3. Подготовка приказа. Составляется приказ «Об увольнении по собственному желанию», в котором указываются:
   • Дата приказа;
   • Номер приказа;
   • Основание (заявление работника);
   • Ссылка на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.
4. Подписание приказа. Приказ подписывается уполномоченным лицом (директором, руководителем отдела кадров) и заверяется печатью организации.
5. Уведомление работника. Работнику вручается копия приказа и оригинал заявления с отметкой о получении.
6. Подготовка справки о заработной плате и расчёте. Выполняется расчёт всех выплат (окончательный расчёт, компенсация за неиспользованный отпуск и т.д.).
7. Внесение записи в трудовую книжку. Заполняются четыре графы:
   1. Порядковый номер записи;
   2. Дата увольнения (дата, указанная в приказе);
   3. Причина увольнения (формулировка, согласованная с ТК РФ);
   4. Наименование и реквизиты документа (приказ № ___ от ___ г.).
8. Подпись и печать. Запись подписывается руководителем (или лицом, ответственным за ведение трудовых книжек) и ставится печать организации.
9. Выдача трудовой книжки работнику. Работнику вручается трудовая книжка с подписью «Получено» и датой получения.
10. Архивирование документов. Приказ, заявление, расчётный лист и копия записи хранятся в кадровом деле в течение установленного срока (5 лет).

Таблица заполнения граф

Образцы формулировок записей

4.1 По собственному желанию

«Трудовой договор прекращён по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ».

4.2 По инициативе работодателя – сокращение штата

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя, пункт 1 части 1 статьи 81 ТК РФ».

4.3 По инициативе работодателя – дисциплинарные нарушения

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя, пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ».

4.4 При ликвидации организации

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя, пункт 1 части 1 статьи 81 ТК РФ (ликвидация организации)».

4.5 При увольнении индивидуального предпринимателя (прекращение деятельности)

«Трудовой договор прекращён по инициативе работодателя, пункт 1 части 1 статьи 81 ТК РФ (прекращение деятельности ИП)»;

Типичные ошибки и как их избежать

• Неправильная ссылка на пункт ТК РФ. Убедитесь, что указанный пункт действительно соответствует основанию увольнения.
• Отсутствие даты увольнения. Дата должна совпадать с датой, указанной в приказе, а не с датой подписания заявления.
• Отсутствие подписи и печати. Запись считается недействительной без подписи ответственного лица и печати организации.
• Запись в электронную форму без подтверждения в бумажной версии. При использовании электронных трудовых книжек необходимо обеспечить цифровую подпись и подтверждение в системе «Госуслуги».
• Сокращения в тексте записи. В официальных записях допускаются только общепринятые аббревиатуры (ТК РФ, ТК, приказ № …).

Электронные трудовые книжки

С 2022 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки (ЭТК). Основные отличия от бумажного варианта:

• Запись вносится в системе «Электронная трудовая книжка» через портал «Госуслуги»;
• Для подтверждения записи используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) работодателя;
• Работник получает уведомление в личном кабинете и может просмотреть запись в любой момент;
• Требования к формулировкам остаются теми же – ссылка на пункт ТК РФ обязательна.

Если организация использует ЭТК, порядок оформления увольнения выглядит так же, но вместо бумажного приказа формируется электронный документ, который автоматически передаётся в реестр.

Часто задаваемые вопросы

7.1 Можно ли изменить запись в трудовой книжке после её внесения?

Запись может быть исправлена только в случае обнаружения ошибки. Для этого оформляется постановление об исправлении с указанием причины и подписью руководителя, а в оригинальной записи делается отметка «Исправлено» и ставится ссылка на исправляющий документ.

7.2 Что делать, если работник отказывается подписать трудовую книжку при получении?

Работодатель обязан оформить акт приёма‑передачи трудовой книжки, в котором фиксируется отказ работника от подписи. Копия акта прилагается к трудовому делу.

7.3 Как отразить в трудовой книжке увольнение, если работник уходит в декретный отпуск и после него не возвращается?

В таком случае запись делается по инициативе работодателя, с указанием пункта 1 части 1 статьи 81 ТК РФ (прекращение трудового договора по соглашению сторон) и ссылки на договор о совместном использовании отпуска по уходу за ребёнком.

7.4 Нужно ли указывать в записи, что работник получил все выплаты?

В самой записи об увольнении этого указывать не требуется. Информация о расчёте и выплатах фиксируется в расчётных листах и в акте расчёта, которые хранятся в кадровом деле.

Корректное отражение увольнения в трудовой книжке – важный элемент кадрового документооборота, от которого зависят права работника на получение пособий, трудовую стажировку и последующее трудоустройство. Соблюдение требований ТК РФ, точность формулировок и правильный порядок заполнения позволяют избежать трудовых споров и обеспечить юридическую чистоту процесса.

Помните: каждый пункт записи – это ссылка на закон. Ошибки в формулировке могут привести к признанию записи недействительной, а значит – к проблемам как для работника, так и для работодателя.