Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке — не просто формальность, а юридически значимое действие, от которого зависят права сотрудника при устройстве на новую работу, оформлении пособий, пенсии и других социальных гарантий. Нарушение правил внесения записи может привести к признанию её недействительной, а работодателя — к штрафам и судебным искам.
Основные принципы заполнения записи об увольнении
Все записи в трудовой книжке должны соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого Постановлением Правительства РФ от № 225 (с учётом последних изменений).
Ключевые правила:
- Запись должна быть сделана чётко, разборчиво, без помарок и исправлений.
- Используются только официальные формулировки, соответствующие статьям ТК РФ.
- Все данные вносятся на русском языке.
- Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).
- Дата записи, это дата внесения записи, а не дата увольнения (хотя они часто совпадают).
Структура записи об увольнении
Запись в трудовой книжке состоит из четырёх граф:
- Графа 1, порядковый номер записи: нумерация идёт последовательно, начиная с первой записи о приёме на работу.
- Графа 2 — дата увольнения: указывается дата прекращения трудового договора (не дата подачи заявления, не дата приказа, а именно день, когда работник перестал выполнять свои обязанности).
- Графа 3 — основание увольнения: формулировка, соответствующая статье ТК РФ.
- Графа 4 — реквизиты приказа: название документа, дата и номер приказа об увольнении.
Образцы записей об увольнении по различным основаниям
Увольнение по собственному желанию (ст. 77 ТК РФ, п. 3)
Это самый распространённый случай. Работник подал заявление, отработал положенный срок (2 недели), и трудовой договор расторгнут по его инициативе.
Правильная формулировка:
- Графа 3: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 4: Приказ № 45/к от
Важно: Нельзя писать «уволен по заявлению», «по личному желанию», «по инициативе работника» — только точная формулировка из ТК РФ.
Увольнение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ)
В этом случае основание увольнения должно быть указано с точностью до пункта статьи.
Примеры:
- Сокращение штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ):
Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. - Неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п. 5 ст. 81 ТК РФ):
Уволен за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. - Появление на работе в состоянии опьянения (п. 6 ст. 81 ТК РФ):
Уволен за появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, пункт 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Графа 4: Приказ № 78/к от
Увольнение по соглашению сторон (ст. 77 ТК РФ, п. 1)
Работник и работодатель договорились о расторжении договора. Это может быть удобно, если работник не отработал 2 недели, но оба стороны согласны на увольнение.
Правильная формулировка:
- Графа 3: Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 4: Приказ № 33/к от
Увольнение при переводе на другую работу (ст. 77 ТК РФ, п. 5)
Работник уходит на новую должность в другую организацию по переводу (не по собственному желанию, а по инициативе работодателя или по соглашению).
Правильная формулировка:
- Графа 3: Уволен в связи с переводом на работу к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 4: Приказ № 52/к от
Увольнение по истечении срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ)
Работник был принят на определённый срок (например, на время отпуска основного сотрудника).
Правильная формулировка:
- Графа 3: Уволен в связи с истечением срока трудового договора, статья 79 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 4: Приказ № 12/к от
Увольнение совместителя
Если работник увольняется с должности совместителя, формулировка не отличается от основного места работы. Главное, указать, что увольнение происходит с должности совместителя, если это важно для учёта.
Пример:
- Графа 3: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации (с должности совместителя).
- Графа 4: Приказ № 67/к от
Примечание: Слово «совместитель» в скобках — необязательно, но рекомендуется для ясности, особенно если работник работает одновременно на нескольких местах.
Особенности при увольнении в 2026 году
С 2022 года вступили в силу изменения, связанные с переходом на электронные трудовые книжки. Однако бумажные трудовые книжки по-прежнему действуют, и записи в них вносятся в полном объёме.
Если работник выбрал электронную трудовую книжку, то в бумажную запись об увольнении не вносится. Вместо этого работодатель обязан в течение одного рабочего дня после увольнения направить сведения в Пенсионный фонд РФ в форме СЗВ-ТД.
Важно: Если работник до 2022 года имел бумажную трудовую книжку и не подавал заявление на переход на электронную, то запись об увольнении обязательно вносится в бумажную книжку.
Что нельзя делать при заполнении
- Не использовать сокращения (например, «ст.» вместо «статья», «ТК РФ» вместо «Трудового кодекса Российской Федерации»).
- Не писать «уволен по собственному желанию» без ссылки на статью ТК РФ.
- Не вносить записи карандашом, краской, которая не устойчива к свету.
- Не допускать исправлений. Если ошибка допущена — запись признаётся недействительной, и её нужно аннулировать по правилам (см. ниже).
- Не заверять запись без подписи и печати (если организация использует печать).
Как исправить ошибку в записи об увольнении
Если запись внесена с ошибкой, её нельзя зачёркивать или исправлять корректором.
Правильный порядок исправления:
- В графе 3 вносится запись: «Запись за номером Х недействительна».
- В графе 4 указывается: «Запись признана недействительной по решению комиссии по ведению трудовых книжек от [дата]».
- Ниже, в следующей по порядку строке, вносится правильная запись с новым номером.
- Все действия оформляются приказом руководителя и актом комиссии.
Исправление ошибок — это сложный процесс, поэтому лучше изначально делать всё правильно.
Завершение записи
После внесения записи об увольнении:
- Запись должна быть подписана ответственным за ведение трудовых книжек (обычно это кадровик или главный бухгалтер).
- На документе ставится печать организации (если она используется).
- Работнику выдаётся трудовая книжка в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
- Работник должен подписать расписку в получении трудовой книжки;
Правильная запись в трудовой книжке об увольнении — это не только обязанность работодателя, но и залог защиты прав работника. Неверная формулировка может помешать ему получить новую работу, оформить пособие по безработице или рассчитывать на пенсию. Поэтому кадровые работники должны:
- Внимательно изучать ТК РФ и актуальные нормативные акты.
- Использовать только официальные формулировки.
- Проверять все записи перед подписанием.
- Обучать сотрудников отдела кадров и руководителей.
Помните: «Запись в трудовой книжке — это юридический факт. Она не подлежит интерпретации. Только точность спасёт от споров и штрафов».
Если вы сомневаетесь в правильности формулировки — всегда обращайтесь к тексту Трудового кодекса РФ или консультируйтесь с юристом. Лучше перепроверить один раз, чем исправлять ошибку потом в суде.