Запись об увольнении в трудовой книжке – один из самых ответственных моментов в работе HR‑отдела. Правильно оформленная запись защищает интересы как работодателя, так и сотрудника, а также исключает риск ошибок при оформлении окончательных выплат и справок. В статье собраны актуальные образцы, правила заполнения и советы, которые помогут оформить увольнение в соответствии с требованиями ТК РФ и Приказа Минтруда № 320н.

Общие требования к записи об увольнении

По новым правилам (2022‑2026) в разделе «Трудовые сведения» в книжке фиксируются только те сведения, которые относятся к основному месту работы. При увольнении в электронном виде вместо бумажной трудовой книжки оформляется документ СТД‑Р. При этом:

• Заполняется только по приказу об увольнении (копия приказа или выписка).
• Срок подачи СЗВ‑ТД – не позже рабочего дня, следующего за днем издания приказа.
• В графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 – дата увольнения (последний рабочий день), в графе 4 – реквизиты приказа.

Если работник был принят по трудовому договору, а затем переведен в другой орган, в книжке также вносятся сведения о переводе.

Форма записи

Типовой шаблон записи выглядит так:

Графа 1: 1
Графа 2: 2026‑05‑20
Графа 4: Приказ № 123‑О от «Об увольнении Ивана Ивана Иванова по собственному желанию»

В зависимости от причины увольнения в графе 4 могут использоваться следующие формулировки:

• «Уволен по собственному желанию»
• «Уволен по соглашению сторон»
• «Уволен по сокращению штата»
• «Уволен в связи с прекращением деятельности»
• «Уволен в связи с переходом в другую организацию»

Образцы записей в зависимости от причины увольнения

Увольнение по собственному желанию

Это самая частая ситуация. В книжке указывается, что сотрудник самим желанием прекращает трудовые отношения.

Пример заполнения:

1. Графа 1: 7
2. Графа 2: 2026‑05‑21
3. Графа 4: Приказ № 98‑О от «Об увольнении Петровой А.В. по собственному желанию»

Увольнение по соглашению сторон

Когда стороны договариваються о досрочном прекращении договора, в записи указывается соответствующая формулировка.

Пример:

1. Графа 1: 12
2. Графа 2: 2026‑06‑05
3. Графа 4: Приказ № 145‑О от «Об увольнении Сидорова И.Н. по соглашению сторон»

Увольнение по сокращению штата

В этом случае в графе 4 указывается ссылка на статью ТК РФ.

Пример:

1. Графа 1: 19
2. Графа 2: 2026‑07‑12
3. Графа 4: Приказ № 210‑О от «Об увольнении Кузнецова П.С. по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 ТК РФ»

Увольнение в связи с переводом в другую организацию

Если сотрудник уходит в другую компанию, но сохраняет трудовой статус, в книжке фиксируется перевод.

Пример:

1. Графа 1: 23
2. Графа 2: 2026‑08‑01
3. Графа 4: Приказ № 305‑О от «О переводе Иванова В.В. в ООО «Новая компания»»

Как правильно оформить запись в электронной форме

С 2022 года многие организации переходят на электронный трудовой договор. При этом вместо бумажной записи оформляется документ СТД‑Р. Принципы заполнения такие же, но в электронном виде:

• Заполняются поля «Номер записи», «Дата увольнения», «Приказ»;
• Система автоматически генерирует номер записи;
• После завершения процесса генерируется PDF‑отчет, который сохраняется в личном кабинете сотрудника.

Для скачивания бесплатного образца формы СТД‑Р можно воспользоваться пробным доступом к сервису КонсультантПлюс (2026 год).

Частые ошибки и как их избежать

1. Неправильный номер записи. Убедитесь, что номер соответствует последнему использованному в книжке.
2. Указание неверной даты. Дата увольнения должна быть последним днём работы, а не днём подписания приказа.
3. Отсутствие реквизитов приказа. В графе 4 обязательно указываются номер, дата и название приказа.
4. Несоответствие причины увольнения и формулировке в приказе. Приказ должен точно отражать причину, указанную в записи.
5. Забывка подписи сторон. При увольнении по соглашению сторон подписи работодателя и работника обязательны.

Проверка заполнения перед подачей в кадровый отдел сокращает риск ошибок и ускоряет процесс оформления.

Полезные ссылки и ресурсы

• Контур.Бухгалтерия – образцы заполнения записей в трудовой книжке
• Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РФ
• КонсультантПлюс – формы СТД‑Р, СЗВ‑ТД
• Приказ Минтруда № 320н от «Об утверждении формы ведения трудовой книжки»

Правильная запись об увольнении в трудовой книжке – это не просто формальность, а гарантия юридической чистоты отношений. Используя приведённые образцы и следуя рекомендациям по заполнению полей, вы сможете:

• Избежать спорных ситуаций при расчёте компенсаций;
• Своевременно предоставить требуемые документы в Пенсионный фонд и ФСС;
• Сохранить полную информацию о трудовой деятельности сотрудника для будущих проверок.

Помните, что каждый случай уникален, поэтому при возникновении сомнений лучше обратиться к специалисту по кадровому праву или воспользоваться проверенными онлайн‑сервисами.