Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В ней фиксируются сведения о приёме, переводе, увольнении, а также иные записи, предусмотренные законодательством. Одним из часто обсуждаемых вопросов является необходимость проставления отметки «Ознакомлен» (или аналогичной) после внесения записи в трудовую книжку. Ниже подробно рассмотрим, что говорит нормативная база, когда такая запись требуется и как её правильно оформить.

Что представляет собой запись «Ознакомлен»

Запись «Ознакомлен» – это краткая пометка, сделанная работником (или его представителем) после того, как он ознакомился с внесённой в трудовую книжку записью о приёме, переводе, увольнении или ином изменении трудового отношения. Обычно она выглядит так:

• Дата – день, месяц, год ознакомления;
• Подпись работника;
• Расшифровка подписи (Ф.И.О.).

Иногда вместо слова «Ознакомлен» используют формулировку «С записью ознакомлен» или просто ставят галочку в соответствующей колонке, если таковая предусмотрена формой книжки.

Нормативная база

Прямого указания о необходимости ставить отметку «Ознакомлен» в трудовой книжке в действующем законодательстве РФ нет. Однако косвенно это следует из следующих нормативных актов:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя ознакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, касающимися его трудовой деятельности, а также с приказами о приёме, переводе и увольнении.
2. Постановление Минтруда России от № 69 «О ведении трудовых книжек» – в пункте 3.2 указывает, что работник обязан расписаться за получение трудовой книжки и за ознакомление с внесёнными в неё записями.
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – в разделе «Заполнение сведений о работе» предписывает ставить подпись работника против каждой записи, подтверждая тем самым его ознакомление.

Таким образом, хотя формулировка «Ознакомлен» не закреплена напрямую, обязанность работника подтвердить своё знакомство с записью вытекает из вышеуказанных нормативов.

Когда требуется ставить запись «Ознакомлен»

Запись делается в следующих случаях:

• При приёме на работу – после внесения записи о приёме (дата, должность, отдел, условия труда).
• При переводе на другую должность (внутри организации или в другое структурное подразделение).
• При изменении условий труда (изменение оклада, режима работы, места работы и т.п.).
• При увольнении – после записи о расторжении трудового договора (основание, дата, формулировка).
• При внесении иных сведений, предусмотренных законодательством (например, о награждении, учёной степени, повышении квалификации).

Если запись вносится в электронную трудовую книжку (ЭТК), подпись работника ставится в соответствующем поле электронного документа (как правило, через ЭЦП или подтверждение в личном кабинете работника на портале «Госуслуги»).

Как правильно оформить запись «Ознакомлен»

Для корректного оформления рекомендуется следовать следующему алгоритму:

1. После того как кадровая служба внесла необходимую запись в трудовую книжку, она передаёт документ работнику для ознакомления.
2. Работник внимательно проверяет запись на соответствие фактам (дата, наименование должности, основание и т.д.).
3. Если всё верно, работник ставит свою подпись под записью (или в специальной колонке «Подпись работника»), указывает дату ознакомления и расшифровку подписи.
4. Если обнаружены неточности, работник обязан указать на них письменно (например, приложить замечание) и потребовать исправления перед тем, как ставить подпись.
5. После подписи трудовая книжка возвращается в кадровую службу для дальнейшего хранения.

Важно: подпись должна быть разборчивой, а дата – соответствовать фактическому дню ознакомления. Использование карандаша не допускается – только паста или чернила.

Последствия отсутствия записи «Ознакомлен»

Отсутствие подписи работника может повлечь следующие риски:

• Споры о факте ознакомления – работник может позже заявить, что не был ознакомлён с записью, что усложняет доказывание законности действий работодателя (например, при оспаривании увольнения).
• Ошибки в пенсионном обеспечении – если запись о периоде работы не подтверждена подписью, Социальный фонд может усомниться в её достоверности при расчёте стажа.
• Административная ответственность – нарушение порядка ведения трудовых книжек может повлечь штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства).
• Сложности при трудоустройстве – будущий работодатель, увидев отсутствие подписи, может усомниться в authenticity записи и запросить дополнительные подтверждения.

Практический совет для работников и кадровых служб

Для минимизации рисков рекомендуется:

• Внедрить внутренний регламент, чётко регламентирующий порядок ознакомления с записями в трудовой книжке (с указанием ответственных лиц и сроков).
• Использовать шаблон записи «Ознакомлен» с заранее подготовленными полями для даты, подписи и расшифровки.
• При переходе на электронные трудовые книжки обучать сотрудников работе с личным кабинетом на портале «Госуслуги» и объяснять, что электронная подпись эквивалентна собственноручной.
• Периодически проводить внутренний аудит трудовых книжек на наличие недостающих подписей и своевременно устранять выявленные нарушения.

Таким образом, хотя прямая норма о обязательной отметке «Ознакомлен» в трудовой книжке отсутствует, совокупность положений Трудового кодекса, Инструкции по ведению трудовых книжек и практики судов указывает на необходимость получения подписи работника после внесения каждой записи. Эта подпись служит подтверждением того, что сотрудник ознакомлен с содержанием записи и не имеет претензий к её достоверности. Отсутствие такой отметки может создать правовые риски как для работника (проблемы с пенсией, оспаривание увольнения), так и для работодателя (штрафы, трудовые споры). Поэтому лучшая практика – ставить запись «Ознакомлен» (или equivalent) каждый раз, когда в трудовую книжку вносится новая сведения о трудовой деятельности.