Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Копия трудовой книжки – один из самых востребованных документов при трудоустройстве, получении кредита, оформлении визы или подтверждении стажа для пенсии. Несмотря на то, что оригинал остаётся у работодателя, сотруднику часто требуется заверенная копия. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок оформления, необходимые реквизиты и примеры бланков.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст. 62 гарантирует работнику право получить копию трудовой книжки (или выписку из неё) по письменному заявлению.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 – устанавливает требования к заверению копий документов, в т.ч. указывает, что в надписи должно быть указано место хранения оригинала.
Приказ Минтруда России № 697н от – регламентирует ведение и хранение трудовых книжек.

Согласно этим нормам, работодатель обязан в течение трёх рабочих дней после получения заявления выдать заверенную копию, а также обеспечить её соответствие оригиналу.

Что должно быть указано в заверенной копии

При оформлении копии трудовой книжки необходимо соблюсти следующие обязательные элементы:

Наименование документа – «Копия трудовой книжки» (или «Выписка из трудовой книжки», если копируется лишь часть).
Дата выдачи – день, месяц, год.
Ссылка на оригинал – указание места хранения подлинника (название организации, её структурное подразделение, адрес).
Номер и год дела – если трудовая книжка ведётся в виде дела, указываются его номер и год формирования.
Заверяющая надпись – фраза подтверждающая достоверность копии, например: «Копия верна».
Должность, фамилия и инициалы лица, заверяющего копию.
Подпись с расшифровкой.
Печать организации (круглую печать или штамп с реквизитами работодателя).

Пример заверяющей надписи по ГОСТ:

Копия верна. Подлинник хранится в отделе кадров ООО «Пример», г. Москва, ул. Примерная, д. 10. Дело № 2025/07, 2025 г.

Как оформить бланк копии трудовой книжки

Требования к оформлению

Копия выполняется на листе формата А4 (можно разместить два разворота оригинальной книжки на одном листе).
Текст должен быть чётким, без искажений, все графы полностью совпадают с оригиналом.
Используется чёрный или синий шрифт, размер не менее 12 пт.
При необходимости можно сделать заверенную выписку – копируют только нужные разделы (например, сведения о последнем месте работы).

<p style="text-align:center;"><b>КОПИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ</b></p>
<p>Выдана сотруднику: _______________________ <br>
 (ФИО полностью)</p>
<p>Дата выдачи: "__" __________ 20__ г.</p>
<p>Сведения из оригинала трудовой книжки:</p>
<table border="1" cellpadding="4" cellspacing="0">
 <tr><th>№</th><th>Дата</th><th>Запись о работе</th><th>Запись о награждении</th></tr>
 <tr><td>1</td><td></td><td>Принят на должность инженера</td><td>-</td></tr>
 <tr><td>2</td><td></td><td>Переведён на должность старшего инженера</td><td>-</td></tr>
</table>
<p>Копия верна. Подлинник хранится в отделе кадров ООО «Пример», г. Москва, ул. Примерная, д. 10. Дело № 2025/07, 2025 г.</p>
<p>Должность: _______________________ <br>
 ФИО: _______________________ <br>
 Подпись: _______________________ <br>
 М.П.</p>

Порядок действий сотрудника

Подготовить письменное заявление на имя руководителя (или директора) с просьбой выдать копию трудовой книжки. В заявлении указываются ФИО, должность, цель выдачи (например, «для подачи в банк»).
Передать заявление в отдел кадров (или непосредственно руководителю);
Дождаться ответа – по закону копия должна быть готова не позднее трёх рабочих дней.
Получить готовую копию и проверить её соответствие требованиям (наличие всех реквизитов, печать, подпись).
При необходимости сделать нотариальное заверение (если требует организация, принимающая документ).

Образец заявления можно скачать на сайтах кадровых сервисов (например, «Моё дело», «КонсультантПлюс») либо составить самостоятельно, следуя пунктам выше.

Обязанности работодателя

Принять заявление и зарегистрировать его в журнале incoming документов.
Подготовить точную копию (или выписку) трудовой книжки, обеспечив полное соответствие оригиналу.
Указать место хранения оригинала, номер и год дела.
Поставить заверяющую надпись, подпись уполномоченного лица (обычно специалист отдела кадров или руководитель) и печать организации.
Выдать копию сотруднику под расписку в журнале выдачи документов.
Сохранить копию заявления и выданной копии в личном деле сотрудника (срок хранения – 50 лет).

Нарушение указанных требований может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (невыдача документов, запрашиваемых работником).

Частые ошибки при оформлении копии

Отсутствие указания места хранения оригинала – делает копию недействительной в соответствии с ГОСТ.
Неполные данные о сотруднике (отсутствие отчества или инициалов).
Нечитаемый текст из‑за плохого качества копирования или низкого разрешения скана.
Отсутствие печати или использование лишь штампа без реквизитов организации.
Неправильная дата выдачи (например, указана будущая дата).
Копия сделана не с оригинала, а с ранее заверенной копии – это приводит к накоплению ошибок.

Чтобы избежать этих недочётов, рекомендуется использовать проверенный бланк и дважды сверить готовый документ с оригиналом перед заверением.

Где скачать готовый бланк

Ниже перечислены надёжные источники, где можно бесплатно получить шаблон копии трудовой книжки в форматах Word и PDF:

Моё дело – раздел «Бланки и формы», редакция от .
КонсультантПлюс – после регистрации бесплатного пробного доступа доступен образец «Копия трудовой книжки, заверенная работодателем».
Главбух.ру – раздел «Документы и шаблоны», файл «Образец копии трудовой книжки 2026»;
Налог‑Налог.ру – статья с приложением «Образец заверенной копии трудовой книжки».
Россельхознадзор – в разделе «Файлы и документы» доступен DOCX‑образец заявления о выдаче копии.

При скачивании обращайте внимание на дату редакции – она должна соответствовать текущему году (2026) и учитывать последние изменения в законодательстве.

Бланк копии трудовой книжки – простой, но важный документ, оформление которого требует внимательности к деталям. Соблюдение требований ТК РФ, ГОСТ и внутренних нормативов организации гарантирует, что копия будет принята банками, миграционными службами, пенсионным фондом и другими учреждениями без замечаний. Следуя представленному алгоритму – от написания заявления до получения заверенного документа – сотрудник получает легитимную копию, а работодатель избегает возможных штрафов и споров.

Помните: главное – точность копирования данных, наличие всех обязательных реквизитов и своевременное выдача документа. Тогда копия трудовой книжки будет служить надёжным подтверждением вашего трудового стажа в любой ситуации.