Запись «работает по настоящее время» в трудовой книжке (или её копии) является одним из самых часто встречающихся требований при оформлении документов для банков, посольств, судов и других организаций. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок внесения записи, примеры оформления и типичные ошибки.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регулирует ведение трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи их дубликатов» – содержит требования к записям.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – детали оформления строк.
• ФЗ «Об электронной трудовой книжке» № 439‑ФЗ от – регулирует переход на электронный формат, но бумажная книжка остаётся действительной до её замены.

Ни один из нормативных актов прямо не запрещает делать запись «работает по настоящее время». Наоборот, в практике кадровых служб и в разъяснениях ведомств (КонсультантПлюс, Гарант, Роструд) такая запись считается допустимой и даже необходимой для подтверждения текущего места работы.

Что означает запись «работает по настоящее время»

Запись указывает, что на момент выдачи справки, копии трудовой книжки или иного документа сотрудник фактически продолжает трудовую деятельность у данного работодателя. Она не заменяет запись о приёме на работу, а лишь дополняет последнюю запись о должности, подразделении и дате начала работы, показывая, что трудовой стаж не прерван.

Запись обычно размещается:

• в оригинале трудовой книжки – после последней записи о работе (в разделе «Сведения о работе»);
• в копии трудовой книжки – на последнем листе, после всех заверенных записей;

Как правильно внести запись в оригинал трудовой книжки

1. Найдите первую свободную строку в разделе «Сведения о работе» после последней записи о приёме, переводе или увольнении.
2. В колонке «Дата» укажите текущую дату (день, месяц, год) – это дата внесения записи.
3. В колонке «Наименование организации» напишите полное название вашего работодателя (как в уставе).
4. В колонке «Должность, род работы» укажите текущую должность и, при необходимости, подразделение.
5. В колонке «Примечание» (или в свободном поле после последней записи) напишите от руки: работает по настоящее время.
6. Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации ставятся в колонке «Подпись» и «Печать» соответственно.

Пример заполнения (в виде таблицы для наглядности):

Если свободных строк в разделе «Сведения о работе» больше нет, оформляют вкладыш на бланке 2004 г. (или более позднем) и продолжают заполнение там, а запись «работает по настоящее время» делают в последней строке вкладыша.

Как оформить запись в копии трудовой книжки

Копия трудовой книжки заверяется работодателем согласно п. 2.1 Инструкции по ведению трудовых книжек. Порядок заверения:

1. Сделайте photocopy (или скан) всех заполненных страниц оригинала.
2. На последнем листе копии, после последней записи о работе, в свободном поле напишите от руки: работает по настоящее время.
3. Под распиской уполномоченного лица поставьте дату выдачи копии и печать организации.
4. Если копия выдаётся в прошитом виде, на обороте последнего листа также указывают дату и подпись.

Пример оформления последней страницы копии:

На последней заполненной странице копии трудовой книжки:
...
Должность: ведущий специалист
Дата приёма: 
Примечание: работает по настоящее время
_____________________ _____________________
Подпись Дата выдачи копии
[печать организации]

Важно: запись делается от руки, печатный текст не допускается, поскольку заверяющая подпись должна подтверждать подлинность handwritten отметки;

Образцы и шаблоны

Образец записи в оригинале трудовой книжки

Организация: ПАО «Газпром нефть»
Должность, род работы: ведущий геолог, отдел разведки
Примечание: работает по настоящее время
Подпись: С.В. Петрова
Печать: [круглая печать ПАО «Газпром нефть»]

Образец записи в копии трудовой книжки

[После последней записи о работе]
Примечание: работает по настоящее время
_____________________ _____________________
Подпись Дата выдачи копии
[печать организации]

Шаблон для вкладыша (если места в оригинале нет)

Организация: ООО «СтройИнвест»
Должность, род работы: прораб, участок №3
Примечание: работает по настоящее время
Подпись: А.С. Кузнецов
Печать: [печать ООО «СтройИнвест»]

Особенности при электронной трудовой книжке

С в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). В ЭТК запись о текущей работе формируется автоматически: система отображает дату приёма и текущий статус «работает». Поэтому отдельная ручная надпись «работает по настоящее время» в ЭТК не требуется.

Однако, если работник запрашивает бумажную выписку из ЭТК (например, для визы), то в такой выписке делается точно та же запись, что и в обычной копии: после последней строки о работе пишут «работает по настоящее время», ставят подпись уполномоченного лица и печать организации.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи или печати. Запись без подписи уполномоченного лица и печати не считается заверенной и может быть отклонена.
• Печатный текст вместо рукописного. Некоторые кадровые службы ошибочно печатают надпись на принтере. Требуется именно рукописная запись.
• Неправильное место расположения. Запись помещают в раздел «Сведения о наградах» или в пустые строки после раздела «Сведения о образовании». Правильное место – после последней записи о работе.
• Указание даты, отличной от даты выдачи копии. В копии дата записи должна совпадать с датой заверения копии (или быть не позже её).
• Забвение о вкладыше. Если в оригинале нет свободных строк, а запись делается прямо на последней заполненной странице без вкладыша, это может привести к отказу в приёме документа.

Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:

1. Использовать проверенный шаблон (см. выше).
2. Перед выдачей копии проверить наличие подписи, печати и даты.
3. При отсутствии места в оригинале – оформить вкладыш заранее.
4. Обучать кадровых сотрудников правилам ведения трудовых книжек (внутренние инструкции, регулярные аттестации).

Запись «работает по настоящее время» в трудовой книжке (или её копии) – это простой, но важный элемент подтверждения текущей занятости сотрудника. Она не противоречит действующему законодательству, а наоборот, поддерживает практику подтверждения трудового стажа в различных жизненных ситуациях (кредит, виза, пособия, судебные разбирательства).

Соблюдение порядка внесения записи – ручное исполнение, указание текущей даты, подпись уполномоченного лица и печать организации – гарантирует её юридическую силу. При переходе на электронную трудовую книжку необходимость в ручной надписи отпадает, но при запросе бумажной выписки из ЭТК та же запись остаётся обязательной.

Следуя приведённым рекомендациям и используя предложенные образцы, кадровые службы смогут оформлять запись быстро, без ошибок и с полной уверенностью в её принятии сторонними организациями.