Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь сотрудника. В 2026 году, несмотря на активный переход к электронным форматам, бумажные трудовые книжки по-прежнему ведутся для тех, кто не отказался от них в пользу ЭТК, или хранятся у работодателей как архивные документы. Одной из самых частых ситуаций, с которыми сталкиваются кадровики и бухгалтеры, является необходимость заверить копию трудовой книжки или выдать справку с подтверждением текущего места работы. В таких случаях в документ вносится фраза «Работает по настоящее время».

В этой статье мы подробно разберем, где именно, когда и как правильно делать эту запись, опираясь на актуальные инструкции и правила ведения трудовых книжек в 2026 году.

В каких случаях делается запись «Работает по настоящее время»?

Согласно действующему порядку ведения и хранения трудовых книжек, сама фраза «Работает по настоящее время» не вносится непосредственно в разделы «Сведения о работе» оригинала трудовой книжки в качестве отдельной строки при текущем трудоустройстве. Эта запись делается в двух основных случаях:

1. При заверении копии трудовой книжки. Если сотрудник просит выдать ему заверенную копию документа (например, для банка, визы или другого работодателя), то на последней странице копии, после последней имеющейся записи, делается отметка о том, что сотрудник продолжает работать.
2. В справках с места работы. Иногда эта формулировка используется в сопроводительных документах или выписках, подтверждающих актуальность данных на текущую дату.

Важно помнить: в оригинал трудовой книжки в графу 3 («Запись о приеме, переводе, увольнении…») вписываются только конкретные события: прием на работу, перевод, увольнение. Промежуточные фразы о том, что человек работает, в оригинал не вносятся.

Где именно располагается запись?

При подготовке заверенной копии трудовой книжки необходимо соблюдать строгую последовательность:

• Копируются все заполненные страницы оригинала.
• На копии последней страницы, сразу под последней записью (например, о приеме на работу или последнем переводе), в свободном месте вносится фраза: «Работает по настоящее время».
• Указывается дата внесения этой надписи.
• Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (или штампом «Копия верна»).

Образец оформления записи на копии:

Правила заполнения трудовых книжек в 2026 году

В 2026 году действуют обновленные правила, которые упрощают документооборот, но требуют внимательности к деталям.

Сроки внесения записей

Работодатель обязан внести запись в трудовую книжку (оригинал) не позднее пяти рабочих дней с момента издания приказа о приеме на работу, переводе или увольнении. Основанием служит соответствующий приказ (распоряжение).

Переход на электронную трудовую (ЭТК)

Даже если сотрудник при приеме на работу написал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан:

1. Внести в бумажную трудовую книжку (если она велась) запись о приеме на работу.
2. Внести второй записью информацию о переходе на электронную трудовую книжку (форма СТД-Р).

После этого бумажная трудовая книжка хранится у работодателя, а дальнейшие сведения отражаются преимущественно в электронном виде через отчетность в СФР (форма ЕФС-1).

Использование штампов

С 1 сентября (предыдущих лет, правило действует и в 2026 году) разрешено использовать специальные штампы и печати для заполнения трудовых книжек. Они могут полностью или частично заменять ручные записи, что ускоряет процесс и снижает количество ошибок. Однако подпись ответственного лица должна быть выполнена собственноручно.

Частые ошибки при заполнении

Чтобы избежать проблем с пенсионным фондом и трудовым законодательством, избегайте следующих ошибок:

• Запись в оригинале. Не пишите «Работает по настоящее время» внутри оригинала трудовой книжки в разделе о работе. Это делается только на копиях.
• Отсутствие даты. Любая запись, включая заверительную, должна быть датирована.
• Сокращения. В трудовых книжках не допускается использование сокращений (например, «зам. директора» вместо «заместитель директора»). Пишите слова полностью.
• Нечитаемый почерк. Записи должны быть выполнены разборчиво, чернилами черного, фиолетового или синего цвета (если не используется штамп).

Электронная трудовая книжка: нюансы 2026 года

Для электронных трудовых книжек понятие «работает по настоящее время» реализуется автоматически через статус сотрудника в базе данных Социального фонда России (СФР). При увольнении работодатель обязан передать форму СТД-Р (или включить данные в отчет ЕФС-1), где будет указана дата увольнения. Пока запись об увольнении не внесена, сотрудник считается работающим.

При запросе сведений из ЭТК сотрудник может получить выписку (СТД-Р или СТД-С), в которой в графе «Дата прекращения трудового договора» будет стоять прочерк или указание на то, что договор действует, что является аналогом фразы «работает по настоящее время».

Правильное оформление записей в трудовой книжке — залог юридической чистоты кадрового делопроизводства. Фраза «Работает по настоящее время» является важным элементом при заверении копий документов, подтверждая актуальность статуса сотрудника на текущую дату (в нашем случае — май 2026 года). Соблюдение пятидневного срока для внесения основных записей, правильный переход на ЭТК и аккуратное заверение копий помогут избежать штрафов и претензий со стороны контролирующих органов.

Помните: трудовая книжка — это основной документ о трудовом стаже, и каждая запись в ней должна быть обоснована приказом и выполнена в строгом соответствии с инструкцией Минтруда.