С 2020‑го года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). При отказе сотрудника от бумажного варианта работодатель обязан внести в его бумажную трудовую книжку специальную запись о переходе на электронный учет и выдать бумажный документ сотруднику. В статье подробно рассматриваются:

• правовые основы перехода;
• какие документы нужны работодателю;
• как правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке;
• сроки подачи и оформления;
• пример текста записи и типовые ошибки.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие переход на электронный формат:

1. Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г. «О трудовых книжках» (ст. 2, п. 35 Порядка ведения трудовых книжек).
2. Трудовой кодекс РФ, статья 66.1 – порядок предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
3. Приказ Минтруда России от  № РМ‑КТ-2/2020 «Об утверждении формы заявления о переходе на электронную трудовую книжку».

Когда необходимо вносить запись

Запись в бумажную трудовую книжку делается в следующих случаях:

• Сотрудник подаёт письменное заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и желании вести сведения в электронном виде.
• Сотрудник, ранее отказавшийся от бумажного формата, увольняется – запись о переходе делается при оформлении увольнения.
• Работодатель переводит всех сотрудников на ЭТК по внутреннему регламенту – в этом случае запись делается одновременно с выдачей электронного доступа.

Какие документы нужны работодателю

Для внесения записи в трудовую книжку необходимо собрать следующий пакет:

• Заявление работника об отказе от бумажной трудовой книжки и переходе на электронный формат (форма РМ‑КТ‑2/2020). В заявлении указываются ФИО, дата рождения, СНИЛС, дата подачи заявления.
• Копия удостоверения личности сотрудника (паспорт).
• При необходимости – документ, подтверждающий согласие работодателя (внутренний приказ или служебная записка).
• Запись в ЕФС‑1 (раздел 1.1) о выборе способа ведения трудовой книжки (не позднее 25 числа следующего месяца).

Сроки оформления

Как правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке

Запись делается в графе 13 «Примечание» (или в отдельном листе‑вложении, если в книжке предусмотрено отдельное место). Оформление должно соответствовать требованиям ТК РФ и Положения о ведении трудовых книжек.

Структура записи

Порядковый номер записи (если в книжке несколько записей).
Дата внесения записи (дата подачи заявления).
Текст записи (см. пример ниже);
Подпись и печать работодателя.
Ссылка на заявление (№ заявления, дата).

Пример текста записи

Ниже – типовой образец, который можно адаптировать под конкретную организацию:

Текст записи: Подано письменное заявление от Иванова Ивана Ивановича от № 12 о переходе на электронный формат ведения трудовой книжки в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и ст. 2 Закона № 439‑ФЗ. На основании заявления в течение 3‑х рабочих дней внесена запись о переходе на электронную трудовую книжку. Выдана бумажная трудовая книжка на руки.

Подпись руководителя: ___________________ / Петров П.П.

Печать организации

Что делать при увольнении сотрудника, который уже перешёл на ЭТК

Если сотрудник, ранее отказавшийся от бумажной книжки, увольняется, запись о переходе делается одновременно с записью об увольнении:

• В графе 13 указывается: «Подано заявление о переходе на электронный формат от дата. При увольнении запись о переходе подтверждена.
• В графе 14 (дата увольнения) указывается дата увольнения.
• В графе 15 (причина увольнения) – стандартный текст.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от ЭТК после её активации?

Да. Сотрудник может в любой момент подать новое заявление об отказе от электронного формата и запросить восстановление бумажной трудовой книжки. При этом в книжке делается новая запись о «возврате к бумажному формату».

Что делать, если в бумажной книжке уже есть записи, а сотрудник переходит на ЭТК?

Все существующие записи остаются в бумажной книжке. После перехода в графе 13 делается «закрывающая» запись о переходе, а в электронную систему вносятся те же сведения (даты, наименования работодателей, должности).

Нужно ли сохранять бумажную книжку после перехода?

Да. По закону работодатель обязан выдать сотруднику бумажную книжку «на руки» после внесения записи о переходе. Книжка хранится у работника и может быть использована в случае необходимости (например, при проверке в Пенсионном фонде).

Как оформить запись, если сотрудник не подписал заявление?

Без подписанного заявления запись невозможна. В таком случае работодатель обязан оформить акт об отказе от получения бумажной трудовой книжки и оформить запись в графе 13 как «Отказ от получения бумажной трудовой книжки без письменного заявления – запись невозможна». При этом в ЕФС‑1 указывается, что сотрудник не предоставил заявление.

Типовые ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты заявления. В записи обязательно указывайте дату и номер заявления.
• Неправильный графа. Запись делается в графе 13 (или в отдельном листе‑вложении), а не в графе 14‑15, которые предназначены для дат увольнения.
• Пропуск подписи и печати. Без подписи руководителя и печати запись считается недействительной.
• Срыв сроков. Внесение записи позже 3‑х рабочих дней может привести к штрафу за нарушение порядка ведения трудовых книжек.
• Неотправка данных в ЕФС‑1. Данные о переходе обязаны быть отражены в разделе 1.1 ЕФС‑1 до 25 числа следующего месяца.

Переход на электронный формат трудовой книжки – процесс, требующий точного соблюдения нормативных требований. Ключевые моменты:

1. Получить от работника подписанное заявление.
2. В течение 3 рабочих дней внести запись в графу 13 бумажной трудовой книжки.
3. Выдать бумажный документ сотруднику на руки.
4. Своевременно отразить информацию в ЕФС‑1 (не позже 25 числа следующего месяца).
5. Соблюдать подписи, печати и указание даты заявления.

Только при полном соблюдении этих правил запись будет признана законной, а сведения о трудовой деятельности сотрудника корректно перенесены в электронный реестр.

Автор статьи: Ваш помощник. Дата публикации: .