Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. При её утере, порче или необходимости внесения изменений оформляется дубликат трудовой книжки. В данной статье рассмотрим, как правильно сделать запись в дубликате трудовой книжки, какие документы потребуются и какие особенности следует учитывать.

Когда требуется сделать запись в дубликате трудовой книжки?

• Утеря оригинальной трудовой книжки;
• Порча или повреждение документа (например, смазанные печати, разорванные листы);
• Необходимость исправить ошибочную или недействительную запись;
• Потребность подтвердить стаж при приёме на новое место работы, оформлении пенсии или иных социальных выплат.

Согласно информации из открытых источников (КонсультантПлюс, ДеВису и др.), дубликат выдаётся беспрепятственно по заявлению сотрудника, а оформлением занимается прежний работодатель (тот, у которого была сделана последняя запись в оригинальной книжке).

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

1. Подача заявления. Работник пишет письменное заявление о выдаче дубликата и подаёт его текущему работодателю.
2. Запрос документов у бывшего работодателя. Текущий работодатель направляет бывшему работодателю запрос о предоставлении сведений, необходимых для заполнения дубликата. В запросе обычно указываются:
   • паспорт сотрудника;
   • свидетельства о регистрации брака, его расторжении или перемене имени (при необходимости);
   • трудовая книжка (если она частично сохранилась) или её копия;
   • справки о периодах работы, должностях, наградах.
3. Получение подтверждающих документов. Бывший работодатель предоставляет справки, выписки из приказов, копии трудовой книжки и другие документы, подтверждающие надлежаще оформленными (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений).
4. Заполнение дубликата. На новом бланке трудовой книжки делаются все необходимые записи в соответствии с установленным порядком.
5. Отметка о выдаче дубликата. На первой странице повреждённой (или утерянной) книжки делается запись: «Взамен выдан дубликат», после чего документ возвращается сотруднику или хранится в личном деле.
6. Выдача дубликата сотруднику. Готовый дубликат передаётся работнику под расписку.

Как сделать запись в дубликате трудовой книжки?

Запись в дубликате выполняется по тем же правилам, что и в оригинальной трудовой книжке, но с некоторыми особенностями, которые важно соблюсти.

Заполнение титульного листа

На титульном листе указываются:

• ФИО сотрудника;
• дату рождения;
• образование;
• профессию, специальность;
• дату поступления на работу (в данном случае – дату выдачи дубликата).

Раздел «Сведения о работе»

Согласно пункту 5.3 КонсультантПлюс и материалам ДеВису, в графе 3 раздела «Сведения о работе» сначала вносится запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтверждённом документами. После этого последовательно указываются все последующие места работы:

1. Общий стаж работы. Записывается суммарно (года, месяца, дни) без уточнения конкретных работодателей, периодов и должностей. Пример: «Общий стаж работы – 12 лет 04 месяца 15 дней».
2. Запись о каждом месте работы. Для каждого последующего места указываются:
   • название организации;
   • период работы (с … по …);
   • должность;
   • вид трудовой деятельности (рабочий, служащий);
   • основание для записи (приказ, трудовой договор).

Раздел «Сведения о наградах»

Все награды, благодарности и другие поощрения, полученные за трудовую деятельность, вносятся в отдельный раздел с указанием названия награды, даты награждения и основания (приказ, распоряжение).

Подписи и печати

Каждая запись завершается подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печатью организации. Если дубликат оформляет бывший работодатель, его печать и подпись ставятся в соответствующих графах.

Требуемые документы для оформления дубликата

Для корректного заполнения дубликата необходимо собрать следующий пакет документов:

• Заявление сотрудника о выдаче дубликата;
• Паспорт (копия);
• Свидетельства о регистрации брака, его расторжении или перемене имени (при изменении ФИО);
• Справки о периодах работы с предыдущих мест работы (выдаются бывшими работодателями);
• Копии приказов о приёме, переводе, увольнении;
• Документы о наградах и поощрениях;
• Если оригинальная трудовая книжка частично сохранилась – её копия или выписка из неё.

Все справки и выписки должны быть надлежаще оформленными (с указанием даты, номера, подписи и печати организации).

Образец записи в дубликате трудовой книжки

ТРУДОВАЯ КНИЖКА
ДУБЛИКАТ

Страница 1 (титульный лист)
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Образование: высшее
Профессия: инженер-механик
Дата выдачи дубликата: 


Страница 2 – Сведения о работе
Графы: 1 – Дата приёма; 2 – Наименование организации; 3 – Должность, вид деятельности; 4 – Основание для записи

– ООО «СтройГрад» Инженер-механик (рабочий) Приказ № 45 от 
– ЗАО «ЭнергоСервис» Старший инженер (служащий) Приказ № 12 от 
– ПАО «Металлург» Lead инженер (служащий) Приказ № 78 от 

Общий стаж работы: 21 год 08 месяцев 20 дней (подтверждено справками от предыдущих работодателей)

Страница 3 – Сведения о наградах
2018 г. – Благодарность Ministerства труда и социальной защиты за высокие показатели в проекте «Модернизация производства» (Приказ № 202/18) -022 г. – Почётная грамота ПАО «Металлург» за внедрение новой системы ЧПУ (Приказ № 345/22)

Подпись уполномоченного лица: _____________________ / Петров С.В.
М.П. (печать организации)

Приведённый пример иллюстрирует, как следует оформить запись о общем стаже, последовательные места работы и награды. Обратите внимание, что общий стаж указывается суммарно, без детализации по каждому работодателю.

Частые ошибки при оформлении дубликата

• Отсутствие подтверждающих документов. Записи, сделанные без справок или копий приказов, могут быть признаны недействительными.
• Неправильное указание общего стажа. Некоторые кадровики пытаются разбить стаж по работодателям в графе 3, что противоречит инструкции.
• Отсутствие отметки «Взамен выдан дубликат» на повреждённой книжке – это может привести к двойному учёту стажа.
• Опечатки в ФИО, датах рождения или в названиях организаций. Такие ошибки затрудняют подтверждение стажа при обращении в Пенсионный фонд.
• Несоблюдение последовательности разделов. Сначала вносится общий стаж, затем записи о работе, потом награды.

Сделать запись в дубликате трудовой книжки – процесс, требующий внимательности и соблюдения установленных норм. Главное – предоставить полный набор подтверждающих документов, правильно указать общий стаж работы (суммарно, без детализации) и последовательно внести сведения о всех местах работы и наградах. Следуя представленному алгоритму и избегая типичных ошибок, вы получите корректный дубликат, который будет принят во всех государственных и коммерческих учреждениях без замечаний.

Если у вас остались вопросы по оформлению дубликата трудовой книжки, рекомендуем обратиться к специалисту отдела кадров вашей организации или воспользоваться справочными системами типа КонсультантПлюс и Гарант для актуальных нормативных актов.