Обновлено: 23 мая 2026 года
Самое главное помнить: Директор (генеральный директор) имеет право подписывать записи в своей трудовой книжке только в строго определенных случаях, а именно:
- При увольнении самого себя (если это предусмотрено внутренними документами)
- В случае, когда он является единственным учредителем организации
- При наличии соответствующей доверенности от работодателя
В остальных случаях подпись директора в трудовой книжке не допускается!
Кто уполномочен подписывать трудовую книжку директора?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, записи в трудовой книжке должны заверяться:
- Лицом, подписавшим приказ о приеме, переводе или увольнении директора;
- Специалистом отдела кадров, ответственным за ведение трудовых книжек;
- Работодателем (если директор не являеться единственным учредителем);
- Сам директор, только в исключительных случаях (например, при увольнении себя лично)․
Пример: Генеральный директор ООО «Альфа» Иванов И․И․ назначил на должность директора Петрова П․П․ Приказом № 15 от ․ В трудовой книжке Петрова П․П․ запись должна быть заверена подписью Иванова И․И․ (как подписавшего приказ) и подписью кадровика․
Особенности при единственном учредителе
Если директор является единственным учредителем организации, то:
- Трудовое законодательство на него не распространяется (ст․ 273 ТК РФ)․
- Он не считается наемным работником, поэтому записи в трудовой книжке могут не вноситься․
- Если же запись все-таки вносится, то ее может заверить сам директор (как единственный учредитель и работодатель)․
Важно! Даже в этом случае рекомендуется оформлять записи через уполномоченное лицо (например, бухгалтера или доверенное лицо), чтобы избежать спорных ситуаций․
Может ли директор расписаться при увольнении?
Да, директор может расписаться в своей трудовой книжке при увольнении, но только если:
- Он единственный учредитель и сам является работодателем;
- Есть приказ об увольнении, подписанный им лично;
- В организации нет другого уполномоченного лица (например, заместителя директора с соответствующими полномочиями)․
Согласно Письму Роструда от № 1143-ТЗ:
«В случае увольнения генерального директора запись об увольнении в трудовой книжке может заверить генеральный директор лично, если он является единственным учредителем и работодателем․»
Что делать, если директор в отпуске?
Если директор находится в отпуске, то:
- Он не может подписывать трудовую книжку, так как не выполняет свои обязанности;
- Запись должна быть заверена лицом, исполняющим его обязанности (например, заместителем директора), но только если у него есть соответствующие полномочия (доверенность или приказ о временном исполнении обязанностей);
- Если таких полномочий нет, то запись заверяеться другим уполномоченным лицом (например, главным бухгалтером или кадровиком)․
Ситуация: Директор ушел в отпуск, возложив обязанности на заместителя․ Заместитель не имеет права подписывать кадровые документы, если это не прописано в приказе или доверенности․ В этом случае запись в трудовой книжке должна быть заверена другим уполномоченным лицом (например, бухгалтером)․
Запись в трудовой книжке директора-совместителя
Если директор работает по совместительству, то:
- В трудовой книжке делается запись о приеме на работу;
- Указывается, что работа по совместительству;
- Запись заверяется лицом, подписавшим приказ о приеме на работу по совместительству․
Пример записи:
— Принят на должность генерального директора по совместительству в ООО «Альфа» на основании приказа № 15 от ․
Подпись: Иванов И․И․ (Подпись директора)
Подпись: Петрова С․С․ (Подпись кадровика)
Что делать, если директор исполняет обязанности директора?
Если директор назначен исполняющим обязанности (например, на время отпуска или болезни основного директора), то:
- Запись в трудовой книжке не вносится, так как он не является постоянным руководителем;
- Изменения оформляются приказом о временном исполнении обязанностей;
- Запись в трудовой книжке основного директора остается без изменений․
Важно! Если директор исполняет обязанности другого директора (например, в другой организации), то запись в трудовой книжке не делается, так как он не является постоянным сотрудником․
Частые ошибки при оформлении трудовой книжки директора
Распространенные нарушения, которые могут привести к спорным ситуациям:
- Подпись директора в трудовой книжке без полномочий — недопустима;
- Отсутствие приказа о приеме/увольнении директора;
- Неправильное оформление записи (например, отсутствие номера и даты приказа);
- Исправления без надлежащего оформления (должны быть заверены подписью и печатью организации)․
Неправильно: В трудовой книжке сделана запись без подписи уполномоченного лица и без указания номера приказа․
Правильно: Запись заверена подписью заместителя директора (с доверенностью) и кадровика, указан номер и дата приказа․
Ответственность за неправильное оформление
За нарушение правил ведения трудовых книжек предусмотрены:
- Административная ответственность (ст․ 5․27 КоАП РФ) — штраф до 50 000 рублей;
- Гражданская ответственность, возмещение ущерба работнику;
- Уголовная ответственность, в случае умышленного искажения записей․
Рекомендации для работодателей
Чтобы избежать ошибок, следуйте этим советам:
- Оформляйте приказы в письменном виде на все кадровые изменения;
- Назначайте ответственного за ведение трудовых книжек (кадровика или бухгалтера);
- Выдавайте доверенности лицам, которые могут подписывать кадровые документы;
- Проводите регулярные проверки правильности ведения трудовых книжек;
- Консультируйтесь с юристами при сложных ситуациях (например, при увольнении директора-учредителя)․
Помните! Даже если директор является единственным учредителем, лучше оформлять записи через уполномоченное лицо, чтобы избежать споров с налоговыми органами или при проверках․
Перед подписанием трудовой книжки проверьте:
- Наличие приказа о приеме/увольнении;
- Полномочия лица, подписывающего запись;
- Правильность заполнения (дата, номер приказа, должность);
- Наличие подписи и печати (если требуется);
- Отсутствие исправлений без надлежащего оформления․
Таким образом, директор может расписаться в трудовой книжке только в строго определенных случаях:
- При увольнении себя лично (если он единственный учредитель);
- При наличии доверенности или приказа о временном исполнении обязанностей;
- Если он является единственным учредителем и сам является работодателем․
Во всех остальных случаях подпись директора в трудовой книжке не допускается․ Нарушение этих правил может привести к административной и даже уголовной ответственности․
Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалисту! Неправильное оформление трудовой книжки может привести к серьезным последствиям для организации․