Запись в трудовой книжке, это ключевой юридический документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника. Неправильное или неполное оформление может привести к серьезным проблемам при расчете пенсии‚ получении пособий или в случае трудовых споров. В этой статье подробно разберем‚ как правильно сделать запись в 2026 году‚ какие существуют типовые образцы и как исправить ошибку‚ если она уже допущена.
Правовая основа: на что ориентироваться?
Основным документом‚ регулирующим заполнение трудовых книжек‚ является Приказ Минтруда России № 722н (с изменениями). Он устанавливает единый порядок внесения сведений. Все записи должны быть сделаны разборчиво‚ без исправлений‚ помарок и сокращений‚ чернилами черного или синего цвета (за исключением случаев‚ когда бланк предусматривает печать).
Структура раздела «Сведения о работе»
Записи о приеме‚ переводе и увольнении вносятся в специальный раздел трудовой книжки. Каждая запись состоит из четырех граф:
- Графа 1: Порядковый номер записи (начинается с 1).
- Графа 2: Дата события (приема‚ перевода‚ увольнения).
- Графа 3: Наименование организации (полное‚ а если есть — и сокращенное) и сведения о работе (должность‚ структурное подразделение).
- Графа 4: Реквизиты основного документа‚ на основании которого вносится запись (номер и дата приказа‚ распоряжения).
Образцы записей на 2026 год
Приведем наиболее распространенные ситуации. Обратите внимание: в 2026 году могут действовать обновленные бланки‚ но принцип заполнения остается прежним.
Запись о приеме на работу (основное место работы)
Это самая первая запись в разделе «Сведения о работе».
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Консалтинговая компания Премьер»
ООО «Консалтинговая компания Премьер»
Должность: Ведущий специалист отдела маркетинга
Графа 4: Приказ № 45-к от
Запись о приеме на работу по совместительству
Важно указать именно «по совместительству». Основанием может быть как приказ‚ так и трудовой договор.
Графа 1: 2
Графа 2:
Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Консалтинговая компания Премьер»
ООО «Консалтинговая компания Премьер»
Должность: Специалист по кадрам (по совместительству)
Графа 4: Договор № 78/с от
Запись об увольнении
Указывается дата и основание увольнения (статья Трудового кодекса РФ).
Графа 1: 3
Графа 2:
Графа 3: Уволен из Общества с ограниченной ответственностью «Консалтинговая компания Премьер» (ООО «КК Премьер») в связи с истечением срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Графа 4: Приказ № 120-к от
Что делать‚ если запись сделана с ошибкой?
Ошибки в трудовой книжке необходимо исправлять строго по правилам. Самовольное зачеркивание‚ подчистка или вставка недопустимы.
Алгоритм исправления:
- Выявить причину ошибки:
- Ошибка в самой записи (неверная должность‚ дата‚ название)?
- Ошибка в реквизитах приказа (неверный номер или дата)?
- Приказ‚ на основании которого внесена запись‚ был отменен?
- Оформить новую запись:
Неправильную запись не зачеркивайте. Сделайте новую‚ правильную запись‚ указав в ней порядковый номер‚ который следовал бы за исправляемым.
- Указать причину исправления в Графе 4:
Это самый важный момент. В графе 4 новой (исправляющей) записи нужно четко указать‚ почему вносится корректировка. Примеры формулировок:
- «В связи с ошибкой в записи № 1 от » (если ошибка в тексте самой записи).
- «В связи с неправильным указанием реквизитов приказа в записи № 1 от » (если ошибка только в номере/дате приказа).
- «В связи с отменой приказа № 45-к от (приказ № 50-к от )» (если основание для записи отменено).
- Подписать и завершить:
Новая запись подписывается уполномоченным лицом отдела кадров (начальник ОК‚ HR-менеджер) и заверяется печатью организации. Над исправленной записью ставится ссылка на номер новой записи (например: «Исправлена записью № 4»).
Крайне важно помнить!
Нельзя вносить изменения в старую запись. Любое исправление (даже одной цифры) в уже сделанной записи делает документ недействительным. Только новая запись с пояснением.
Порядковый номер в графе 1, последовательный. Если была допущена ошибка в записи № 2‚ то новая‚ правильная запись будет иметь номер 3‚ а не 2.
При смене наименования организации (как в примере с «Премьер-Консалт» -> «Консалтинговая компания Премьер») в первую запись о приеме вносятся оба названия. Последующие записи делаются уже под новым наименованием. Если старый бланк уже использован‚ делается дополнительная запись с указанием: «В связи с переименованием организации (протокол/приказ о переименовании №… от…)».
Все записи должны быть основаны на документах. Приказ‚ распоряжение‚ трудовой договор — это ваши главные доказательства правильности внесенных сведений.
Запись «Сделана запись в трудовой книжке» — это не формальность‚ а юридически значимое действие. Ответственный сотрудник отдела кадров должен точно знать правила заполнения граф‚ иметь под рукой актуальные образцы и четко следовать алгоритму при исправлении ошибок. При малейших сомнениях всегда сверяйтесь с текстом Приказа Минтруда № 722н и консультируйтесь с юристом по трудовому праву. Правильно оформленная трудовая книжка — это гарантия защищенности ваших трудовых прав на протяжении всей жизни.
Примечание: Данная статья носит справочно-информационный характер. Для решения конкретных кадровых ситуаций всегда обращайтесь к актуальным нормативным актам и профессиональным кадровикам.